Das Ziel, die Effizienz um 30 % zu steigern: Warum sich Brandstock für die Equinox Law Firm entschieden hat

• Was waren die Hauptgründe für die Änderung Ihres Docketing-Systems?

Für den Wechsel gab es mehrere Gründe. Insbesondere suchten wir nach einem moderneren und benutzerfreundlicheren Tool für das Management geistigen Eigentums, das sich an unsere Bedürfnisse anpassen lässt und es uns ermöglicht, spezifische Funktionen wie Zeiterfassung und Rechnungsverarbeitung für unser Unternehmen maßzuschneidern. Ein weiteres wichtiges Ziel war ein zentrales System, das alle unsere Abteilungen und Daten in einer einzigen Oberfläche integriert.

• Gab es geschäftliche, rechtliche oder betriebliche Faktoren, die der Entscheidung zugrunde lagen?

Eine Kombination aus geschäftlichen, rechtlichen und operativen Faktoren war ausschlaggebend für unsere Entscheidung. Auf operativer Ebene wollten wir unsere tägliche Effizienz verbessern. Wir haben berechnet, dass wir unsere Leistung um 30 % steigern könnten, wenn wir unsere Berater von unnötigen Tätigkeiten entlasten würden. Dies hängt mit unserem Geschäftsansatz zusammen, da eine Verbesserung der täglichen Effizienz auch unsere globale Wettbewerbsfähigkeit verbessern würde.

• Vor welchen besonderen Herausforderungen standen Sie mit Ihrer bisherigen IP-Docketing-Software?

Der Zugriff auf Mandantendaten ist für Anwaltskanzleien von großer Bedeutung. Unsere bisherige IP-Docketing-Software war in vielerlei Hinsicht veraltet, beispielsweise in Bezug auf Funktionalität und Leistung. Im Wesentlichen bedeutete dies, dass wir keine dynamischen, interaktiven Dashboards mit allgemeinen Übersichten ihrer Daten erstellen konnten. Ebenso konnten wir keine spezifischen Felder für Mandanten erstellen oder das System für verschiedene Berater anpassen, was die Berichterstellung recht umständlich machte.

• Wie haben Sie die verschiedenen IP-Docketing-Systeme bewertet?

„ Bei der Bewertung der verschiedenen IP-Docketing-Systeme haben wir bestimmte Kriterien berücksichtigt. Erstens die Upload- und Download-Zeit des Reporting-Tools, da Geschwindigkeit und Präzision entscheidend sind. Zweitens die Möglichkeit, Dashboards für unsere Kunden anzupassen, einschließlich der Bereitstellung einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Und drittens die einfache Integration und Suche von IP-Daten.“

• Welche Kriterien waren für Sie bei der Auswahl eines neuen IP-Management-Systems ausschlaggebend?

Zu den wichtigsten Kriterien gehörte das Potenzial zur Kostenoptimierung, da uns eine Komplettlösung Einsparungen durch Ressourcenmaximierung, verbesserte Skalierbarkeit und effizientere Arbeitsabläufe ermöglicht – sowohl für unsere Teammitglieder als auch für unsere Kunden. Darüber hinaus suchten wir nach einem IP-Management-System mit der Möglichkeit, verschiedene Funktionen anzupassen, insbesondere im Zusammenhang mit der Zentralisierung von Rechnungs- und Finanz-Workflows. Außerdem wünschten wir uns eine IP-Management-Software, die die Benutzerfreundlichkeit für uns und unsere Kunden verbessert und sie dabei unterstützt, ihre Arbeitslasten und Prioritäten im Blick zu behalten. Schließlich benötigten wir ein IP-Management-Tool mit den richtigen Sicherheitsgrundlagen, einschließlich Datenschutz, da uns die sensiblen IP-Daten unserer Kunden anvertraut sind.

• Haben Sie externe Berater konsultiert oder mehrere Abteilungen (z. B. Rechtsabteilung, IT, Finanzabteilung) einbezogen?

„Es gab eine sehr fokussierte interne Abstimmung mit unserer Geschäftsleitung und allen Abteilungen, darunter Finanzen, Einkauf, IT und Recht, über die Vorteile eines zentralen IP-Management-Tools, obwohl alle Abteilungen sehr spezifische Ziele verfolgen. Dass alle an einem Strang zogen, um unsere gemeinsamen Ziele zu erreichen, war ein Schlüsselfaktor für den Projekterfolg.“

• Was waren die größten Herausforderungen bei der Migration auf das neue IP-Management-System?

„Die Umstellung auf ein neues IP-Management-Tool war für uns eine echte zukunftsweisende Veränderung und umfasste mehrere wichtige Aufgaben, wie die Koordination der verschiedenen Beteiligten, die Zuordnung der Daten aus den vorherigen Systemen und deren Migration in das neue System, die Spiegelung wichtiger Felder und die Erstellung neuer Felder, die Einrichtung einer Namenskonvention, die uns ein reibungsloseres und klareres Arbeiten ermöglicht, sowie die Erstellung neuer Schnittstellen und Arbeitsabläufe, die unsere Arbeitsweise vereinfachen …“

Die Möglichkeit, all diese Möglichkeiten in Anspruch zu nehmen, stellte die Migration auch vor Herausforderungen. Die Koordination und Integration neuer Arbeitsweisen waren jedoch allesamt bedeutende Herausforderungen. Durch die Zusammenarbeit auf Gruppenebene und die tatsächliche Überwindung dieser Herausforderungen, die zu einem sehr zufriedenstellenden Ergebnis führten, erreichten wir ein hohes Maß an Zufriedenheit.

• Wie lange hat die Umstellung gedauert und welche Schritte waren damit verbunden?

Wir begannen im Frühjahr 2024 mit den Vorbereitungen, der offizielle Startschuss fiel am 1. Juli. Die Infrastruktur und die Migration wurden gemäß unserem Projektplan gemanagt, sodass wir pünktlich am 9. Dezember live gehen konnten. Das gesamte Brandstock Legal Team wechselte an diesem Tag zur Equinox Law Firm .

• Gab es bei Ihnen Datenverluste, Ausfallzeiten oder Störungen im Arbeitsablauf?

„Glücklicherweise lautet die Antwort auf diese Frage nein – dank des Sicherheitsnetzes, das wir eingerichtet haben. Vor der Datenmigration haben wir gemäß unseren Migrationsprotokollen und vereinbarten Key Performance Indicators (KPIs) zwei Mapping-Tests durchgeführt, wobei unsere Rechtsteams etwaige Verluste, Störungen oder Unstimmigkeiten bewertet haben.“

• Wie haben Sie Ihr Team auf das neue System vorbereitet?

Der Aufbau der Struktur des neuen Systems mithilfe des Inputs unserer Teammanager trug dazu bei, deren Wissen bereits in einer sehr frühen Phase zu erweitern, einschließlich der Unterstützung bei der Datenspiegelung und Datenmigration. Darüber hinaus nutzten wir live aufgezeichnete Schulungen, teilten klare schriftliche Richtlinien mit und nahmen nach der Inbetriebnahme den Helpdesk-Support in Anspruch.

• Hat die neue IP-Docketing-Software die Probleme gelöst, die Sie mit der vorherigen hatten?

Die Antwort auf diese Frage ist ein klares Ja. Wir verfügen jetzt über erweiterte Berichtsfunktionen, können uns an unsere Benutzeranforderungen anpassen, haben ein vollständig anpassbares Dashboard und können Informationen deutlich schneller und effizienter eingeben. Unsere Zeiterfassung ist direkt in das System integriert und automatisch mit allen verschiedenen Workflows verknüpft. So lässt sie sich nahtlos in unsere Abrechnungsverfahren integrieren, mit weniger Schritten für alle beteiligten Abteilungen.

„Der Kundenzugriff ist zudem deutlich schneller, und wir haben bereits sehr positives Feedback von mehreren unserer Kunden erhalten. Nicht zuletzt bedeutet die direkte Verknüpfung mit den PTO-Daten einen großen Effizienzgewinn für uns, da wir die Datenvalidierungssuche bisher mit einem externen Tool durchführen mussten.“

• Gibt es unerwartete Vorteile oder Nachteile des neuen Systems?

Ich bin sehr erleichtert, sagen zu können, dass der Wechsel zur Equinox Law Firm für uns tatsächlich keine Nachteile mit sich brachte. Alles war geplant, von den potenziellen Vorteilen bis hin zur Einbindung unserer internen und externen Benutzer, was im Hinblick auf die Teameffizienz und die Kundenzufriedenheit sehr wichtig ist.“

• Würden Sie dieses System anderen Anwaltskanzleien empfehlen?

Ja, wir sind sehr begeistert von dem, was wir erreicht haben. Kurz gesagt: Equinox bietet uns endlich etwas Benutzerfreundliches, Zugang zu einem sehr reaktionsschnellen Support-Team und ein Tool mit allen notwendigen Optionen für Abrechnung, Tracking, Beschaffung, Datenkategorisierung und Dokumentenmanagement. Es ist ein einzigartiges Tool für vielfältige Anforderungen – und das Tüpfelchen auf dem i, das wir während der Migration entdeckt haben, ist die Möglichkeit einer Datenschnittstelle zwischen Equinox Law Firm und Equinox Corporate. Diese ermöglicht eine reibungslose Synchronisierung ausgewählter Daten und Felder zwischen den beiden Systemen für Kunden, die ihre IP-Rechte lieber intern verwalten möchten.

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