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不准确的专利翻译可能会产生严重后果,包括错过提交截止日期、在诉讼中缺乏保护或危及围绕知识产权建立的企业的生存。由于这些原因,专利翻译是一个需要时间和财力的详细而复杂的过程。您可以采取以下六个步骤来确保您的项目在预算内按时完成。
1. 与单一专利翻译服务合作伙伴合作
一些公司可能会将他们的专利翻译项目交给他们的专利代理人,后者又与多名翻译人员合作。但是,通过单一语言服务提供商 (LSP)整合您的所有专利翻译需求具有三个重要优势:
- 它增加了您对流程的控制。
- 它可以让您的语言合作伙伴更加熟悉您组织的术语和工作流程,从而提高每个项目的效率。
- 它使您能够获得基于数量的折扣并锁定多年期合同以防止未来利率上涨。
2. 为您的 LSP 制定全面的入职计划
在项目开始时正确加入您的专利翻译公司至关重要。现在是让您的团队保持一致并建立关键物流的时候了,这将在您的项目进行时节省时间并控制成本。一定要讨论谁将负责管理项目、如何处理发票、沟通方式等。
与任何行业一样,计划不当会导致急于追赶——这会导致成本迅速大幅上升。提前制定游戏计划并设定明确的截止日期将使您的翻译合作伙伴知道会发生什么,因此他们可以确保在您需要时做好准备。
3. 确定个别翻译人员
作为初始入职流程的一部分,您的翻译合作伙伴应为您即将开展的项目确定特定的翻译人员。从他们的网络中预先确定合适的翻译人员可以让您的语言服务提供商抢先一步,确保在您的项目准备好启动时这些人员可用。
重要的是,您选择的专利翻译服务提供商必须具备在您所在领域成功管理知识产权翻译项目的经验。如果 LSP 还不专门从事您的行业,寻找具有适当背景的主题专家可能会花费更多,这是翻译公司会转嫁给您的费用。
如果无法及时为您的项目找到主题专家,另一位有经验的译员可能会接受该项目,但可能需要花更多时间审阅参考资料,从而进一步增加项目费用。
4. 不要试图通过缩短时间来节省成本(这会适得其反)
专利翻译从来都不是偷工减料的领域。从一开始就花时间确保准确性可能会花费更多的前期成本,但低质量的可交付成果可能会产生严重的财务影响。例如:
- 如果您收到来自外国专利局的审查意见书,您需要先翻译审查意见书和您的回复,然后应用该办公室要求的更改。
- 如果遇到挑战或诉讼,不准确的翻译可能会成为耗尽资源的噩梦。最坏的情况是,翻译不当的单词或短语可能会使您的专利无效或使其过时。然而,即使您的公司获胜,由于翻译歧义,您可能需要投入大量时间和金钱来捍卫您的专利。
将适当的预算分配给对质量有承诺且经过验证的专利翻译服务合作伙伴是更明智的做法。经ISO 17100认证的合作伙伴,如晨兴科技,已经过独立评估,发现其具有清晰、可重复的流程来控制翻译质量。
5. 利用翻译记忆工具确保准确性和一致性
由于专利申请和支持材料中有很多特定术语和短语的实例,我们可以通过使用翻译记忆库 (TM) 和术语库等语言资产来简化翻译过程。
TM:在最简单的形式中,翻译记忆库是一种技术工具,可以识别以前翻译过的某些单词或短语的所有实例,然后在整个文档中进行一致的翻译。使用 TM 减少了需要翻译的单词总数,从而降低了您的总体成本。
术语库:在入职期间,您可以与 LSP 合作定义需要完全按照您的规范翻译的特定术语。列表完成后,它将进入术语库,确保这些短语在您未来的所有项目中得到一致的翻译。
6.与专利翻译公司合作,也可以协助申请
具有管理提交经验的语言服务提供商使您能够利用他们的提交专业知识。他们对管辖权差异的了解可以简化您的申请。
例如,欧洲专利局接受英文的初始申请。一旦您的专利被授予,您必须在您希望保护生效的每个国家/地区对其进行验证。每个EPO 国家都有自己的验证要求。有些需要 B1 或 Druckexemplar 的完整翻译,有些只需要索赔翻译,有些则根本不需要翻译。
非常熟悉全球各个角落的专利申请的 LSP 可以在整个过程中主动管理您的申请。例如,Morningside 的专利申请经验通常每轮都省去了两个中间人,从而为客户节省了双向传递请求的相关成本。
结论
翻译似乎是一种形式,但它是该过程的倒数第二个关键步骤。贵公司已投入多年来开发其宝贵的知识产权。不要在过程的最后阶段仓促或吝啬而损害投资。这样做可能会让您的组织付出高昂的代价。