効率を30%向上させる目標：ブランドストックがEquinox Law Firmを選んだ理由

• ドケットシステムを変更した主な理由は何ですか?

「この変更にはいくつかの理由があります。特に、より現代的でユーザーフレンドリーな知的財産管理ツールを探していました。ニーズに合わせてカスタマイズでき、勤怠管理や請求書処理など、当社特有の機能をカスタマイズできるツールです。また、様々な部門とデータを単一のインターフェースに統合する中央システムを構築することも、私たちの大きな目標でした。」

• この決定に影響を与えたビジネス上、法律上、または運用上の要因はありましたか?

ビジネス、法務、そして運用上のさまざまな要素が、この選択を後押ししました。運用面では、日々の業務効率を向上させたいと考えていました。実際、コンサルタントの不要な業務を軽減することで、パフォーマンスを30%向上できると試算しました。これは、日々の業務効率を向上させることがグローバル競争力の向上にもつながるため、私たちのビジネスアプローチと密接に関係しています。

• 以前の IP ドッキング ソフトウェアでは、具体的にどのような課題に直面していましたか?

「法律事務所にとって、顧客データへのアクセスを提供することは非常に重要です。しかし、以前使用していた知的財産ドケッティングソフトウェアは、機能やパフォーマンスなど、いくつかの面で時代遅れでした。つまり、顧客データの全体像を示す、動的でインタラクティブなダッシュボードを構築することができませんでした。同様に、顧客専用のフィールドを作成したり、コンサルタントごとにシステムをカスタマイズしたりすることもできず、レポート作成が非常に煩雑でした。」

• さまざまな IP ドケット システムをどのように評価しましたか?

「様々なIPドケッティングシステムを評価する際には、特定の基準に従いました。まず、レポートツールのアップロードとダウンロードにかかる時間です。速度と精度が不可欠だからです。次に、ユーザーフレンドリーなインターフェースの提供を含め、クライアント向けにダッシュボードをカスタマイズできるかどうかです。そして最後に、IPデータの統合と検索の容易さです。」

• 新しい IP 管理システムを選択する際に使用した主な基準は何でしたか?

主な基準として、オールインワンソリューションを導入することで、リソースを最大限に活用し、拡張性を高め、ワークフローの効率化を実現することで、チームメンバーとクライアントの両方にとってコスト最適化の可能性が挙げられます。同様に、請求と財務ワークフローの一元化に関連する機能を中心に、さまざまな機能をカスタマイズできるIP管理システムを探していました。次に、ユーザーがワークロードと優先事項を常に把握できるようにサポートするなど、私たちとクライアントのユーザーエクスペリエンスを向上させるIP管理ソフトウェアを求めていました。最後に、クライアントの機密性の高いIPデータをお預かりする責任を負っているため、データプライバシーを含む適切なセキュリティ基盤を備えたIP管理ツールを選択する必要がありました。

• 外部のアドバイザーに相談したり、複数の部門 (法務、IT、財務など) を関与させたりしましたか?

「各部門がそれぞれ非常に具体的な目標を持っているにもかかわらず、経営陣と財務、調達、IT、法務などを含む各部門が、単一のIP管理ツールを導入することのメリットについて、社内で非常に集中的に意見交換を行いました。共通の目標を達成し、全員が同じ船に乗って満足感を得られたことが、プロジェクトの成功の鍵となりました。」

• 新しい IP 管理システムへの移行における最大の課題は何でしたか?

「新しいIP管理ツールへの移行は、私たちにとってまさに未来的な変化でした。これには、さまざまな関係者の調整、以前のシステムからのデータのマッピングと新しいシステムへの移行、必須フィールドのミラーリングと新規フィールドの作成、よりスムーズで明確なアプローチで作業するための命名規則の設定、作業方法を簡素化する新しいインターフェースとワークフローの作成など、いくつかの重要なタスクが含まれていました。」

「これらすべての機会に取り組む機会があったことで、移行には新たな課題も生じましたが、新しい働き方の調整と統合はすべて意義のある課題であり、グループレベルで協力し、実際にこれらの課題を克服して非常に満足のいく結果を持ち帰ることで、高い満足度を達成しました。」

• 移行にはどれくらいの時間がかかりましたか? また、どのような手順が必要でしたか?

2024年春に準備作業を開始し、7月1日に正式なキックオフを迎えました。インフラと移行のデリバリーはプロジェクト計画通りに進められ、12月9日に予定通り稼働を開始し、その日にBrandstockの法的チーム全員がEquinox Law Firmに移転しました。

• データの損失、ダウンタイム、ワークフローの中断は発生しましたか?

幸いなことに、この質問への答えは「ノー」です。私たちが導入したセーフティネットのおかげです。データ移行前に、移行プロトコルと合意された主要業績評価指標（KPI）に従って2回のマッピングテストを実施し、法務チームが損失、中断、不一致がないか評価しました。

• 新しいシステムに適応するためにチームをどのようにトレーニングしましたか?

「チームマネージャーの意見を取り入れながら新システムの構造を構築したことで、データミラーリングやデータ移行フェーズのサポートを含め、非常に早い段階で彼らの知識を蓄積することができました。さらに、ライブ録画されたトレーニングセッションを活用し、明確なガイドラインを共有し、稼働開始後はヘルプデスクのサポートも活用しました。」

• 新しい IP ドケッティング ソフトウェアによって、以前のソフトウェアで発生していた問題は解決されましたか?

この質問への答えは、まさに「イエス」です。今では、高度なレポート機能、ユーザー要件への適応力、完全にカスタマイズ可能なダッシュボード、そしてより迅速かつ効率的に情報を入力する機能を備えています。時間管理機能はシステムに直接組み込まれ、様々なワークフローに自動的に連携されるため、関係するすべての部門の手間を省き、請求手続きにシームレスに組み込むことができます。

「クライアントへのアクセスも大幅に高速化され、既に複数のクライアントから非常に好意的なフィードバックをいただいています。最後に、PTOデータへの直接リンクは、これまで外部ツールを使用してデータ検証検索を行っていた当社にとって、大きな効率向上をもたらします。」

• 新しいシステムには予期せぬ利点や欠点はありますか?

Equinox Law Firmへの切り替えによるデメリットは全くありませんでした。非常に安心しています。潜在的なメリットから社内外のユーザーのエンゲージメントまで、すべてが計画通りに進められており、チームの効率性と顧客満足度の面で非常に重要です。

• このシステムを他の法律事務所に推奨しますか?

はい、私たちは達成できたことに非常に満足しています。Equinoxが私たちに提供してくれたのは、一言で言えば、ユーザーフレンドリーなもの、対応力の高いサポートチームへのアクセス、そして請求、追跡、調達、データ分類、文書管理に必要なすべてのオプションを備えたツールです。これは多様なニーズに対応するユニークなツールであり、移行の過程で発見できた最高の点は、 Equinox Law FirmとEquinox Corporate間のデータインターフェースの可能性でした。これにより、社内で知的財産権を管理したいクライアントのために、2つのシステム間で選択したデータとフィールドを非常にスムーズに同期できます。

直感的に操作できるIP管理ソフトウェアEquinox Law Firmをお選びいただくことで、時間を節約し、タスクを簡単に管理し、チーム全体を連携させることができます。当社の専門分野の専門家にお問い合わせいただくか、今すぐデモをご依頼ください。