교외 프로판 사용후기: Ascent ELM 통한 혁신 여정

소규모 합법적인 부서도 '가치 챔피언'이 될 수 있습니다!

최신 ACC 'Value Champion'은 새로운 법무 자문위원의 리더십 하에 소규모 법률 부서에서 상당한 가치를 창출합니다. Suburban Propane은 ACC '가치 챔피언'이 되기 위해 법적 지출 관리 및 맞춤형 워크플로에 대한 통합 접근 방식을 위해 Questel과 제휴했습니다.

Suburban Propane은 미국 내 백만 명 이상의 고객에게 프로판 및 기타 연료를 유통 및 마케팅하는 선두업체입니다.

2019년 새로운 GC의 리더십 하에 Suburban 법무팀은 법률 운영, 프로세스, 기술, 직원 배치, 전반적인 문화 및 사고방식을 조사하여 개선이나 효율성을 통해 운영과 비즈니스를 변화시키는 데 도움이 될 주요 전략적 기회를 목표로 하는 여정을 시작했습니다. 회사의 법적 기능의 전반적인 효율성. 발생한 변화는 목표를 공유한 통합 법무팀과 적절한 파트너가 이해관계자에게 이익을 주기 위해 어떻게 협력할 수 있는지 보여주는 강력한 사례를 제공합니다.

파트너십은 몇 년 전 새로운 법무 자문위원이 Suburban Propane에 합류하고 ELM 시스템을 통한 자동화가 우선 순위라고 판단하면서 시작되었습니다. 이전에는 모든 지출, 공급업체 및 문제 관리 작업과 관련 보고가 스프레드시트, 이메일 및 PDF를 사용하여 수동으로 관리되었습니다.

도전

Questel과 협력하기 전에 Suburban Propane의 법무 부서는 일상적인 업무에서 어려움을 겪었고 보다 전략적인 결정을 내리는 데 필요한 지표에 대한 가시성이 제한되어 있었습니다.

Suburban 법무팀은 송장, 예산, 발생액, AFA, 공급업체/시간 기록원 관리, 소송 보류, 문제 상태 업데이트, 관련 문서 및 보고 검토 및 처리와 같은 중요한 작업을 수행하기 위해 수많은 수동 프로세스에 의존했습니다.

또한 고객에게 제공하는 법적 범위와 내부 법률 운영을 개선하여 효율성을 높일 수 있다는 데도 공감대가 있었습니다.

몇 개월에 걸쳐 법적 적용 범위 모델을 조사, 평가 및 면밀히 조사한 결과, 기술만으로는 원하는 효율성을 창출할 수 없다는 것이 분명해졌습니다. 그러나 Suburban은 이제 파트너와 함께 선택한 프로세스와 결과를 정의할 수 있습니다.

초기 과제에는 인력 배치가 포함되었습니다. 따라서 법무 자문위원은 현재 부서 관리자가 이 역할을 맡게 되는 합법적인 운영 관리자 직위를 만들었습니다. 추가 과제는 다음과 같습니다.

• 오래된 청구 지침(기존 수동 검토 프로세스로 인해 제한됨)
• 기존 eBilling/문제 관리 도구(또는 관련 보고/분석)가 없습니다.
• 외부 법률 지출 및 관련 재무 지표(예산/AFA 규정 준수, 인력 채용, 회사별 지출, 실무 그룹, 사안 등)에 대한 보고/가시성이 부족합니다.
• 자동화된 공급업체/시간 측정원 협업이 없습니다. 공급업체 온보딩과 관련 시간 기록원/요율 요청 및 다양성 캡처는 수동으로 이루어졌습니다.
• 알려지지 않은 미지의 것. 수동 프로세스에서 자동화된 플랫폼으로 전환하면 일반적으로 팀이 무엇이 가능한지 익숙해짐에 따라 실제 실행 후에 추가로 알 수 없는 프로세스 변경이 발생하게 됩니다. 팀은 워크플로우 변화에 따라 추가 비용을 발생시키지 않고 모범 사례를 발전시키는 데 도움을 줄 수 있는 공급업체와 협력하기를 원했습니다.

해결책

합법적인 지출 관리는 초기 우선순위 중 하나였습니다. 이는 인보이스 처리의 모든 측면(예: 접수, 검토, 승인, 결제, 조정) 전반에 걸쳐 모든 팀 구성원에게 영향을 미치는 가장 광범위한 수동적이고 비효율적인 프로세스였습니다. 이 프로세스를 현대화하기 위해 팀은 엄격한 RFP 프로세스에 참여하여 더 나은 법적 지출 관리를 보다 효율적으로 수행할 수 있는 최첨단 소프트웨어 옵션을 식별했습니다. 팀은 최종적으로 Questel의 Ascent ELM 선택했습니다. 코로나19가 비즈니스에 미치는 영향에도 불구하고 팀은 Questel과 협력하여 ASCENT를 설계, 통합 및 구현하고 필요한 모든 인력을 교육하는 동시에 두 팀 모두 집에서 원격으로 작업했습니다.

Suburban의 새로 임명된 합법적인 운영 관리자는 구현 과정에서 우리의 핵심 담당자였으며 그녀는 GC의 지원을 받아 자신의 모든 것을 관리했습니다. 그녀와 그녀의 팀은 잘 정의된 목표와 현재 프로세스를 공유했으며 ASCENT 구현 팀의 비즈니스 분석가와 프로젝트 관리자는 그 과정에서 각 워크플로에 대한 모범 사례를 제안했습니다.

결과적으로 우리는 ASCENT에서 Suburban의 워크플로우를 미러링하고 자동화하여 다운스트림에 더 많은 규율과 더 나은 보고를 보장할 수 있었습니다. 또한 Suburban의 법무팀, 공급업체 및 비즈니스 구성원은 이제 단일 협업 공간에서 동료와 보다 효율적으로 상호 작용할 수 있습니다.

Suburban의 "혁신을 향한 여정"은 법무팀 운영의 모든 측면에 영향을 미치고 내부 및 외부의 이해관계자들에게 영향을 미쳤습니다. eBilling, 문제 관리, 법적 보존, ​​보고 및 분석 등만 필요한 것이 아니었습니다. 모든 기반을 포괄하는 포괄적인 ELM 시스템과 앞으로 함께 발전할 수 있는 파트너가 필요했습니다.

협업 개선, 지출 감소, 수작업/시간 절약 감소, 가시성 향상은 이 파트너십의 "최저선" 이점입니다. 우리는 Suburban Team이 ACC로부터 이 명망 높은 'Value Champion' 상을 받도록 돕는 데 작은 역할을 한 것을 영광으로 생각합니다.

여행

단일 협업 플랫폼에서 이러한 다양한 워크플로우를 표준화하고 자동화함으로써 Suburban의 법률 부서는 모든 재무 및 문제 관련 지표에 대한 단일 정보 소스를 제공합니다. 하지만 그것은 우리 여행의 시작일 뿐입니다. 그 과정에서 우리는 다음을 포함하여 팀의 모든 초기 목표를 해결했습니다.

• Microsoft Outlook과 ASCENT의 SmartLink 통합을 통해 비즈니스 구성원에 대한 협업 및 적시 서비스를 향상합니다.
• ASCENT의 규칙 엔진을 사용하여 업데이트된 청구 지침을 시행하여 송장 검토를 간소화하고 추가 절감 효과를 얻습니다.
• ASCENT의 보고 도구와 SmartView 분석 대시보드를 사용하여 외부 법률 비용 및 문제 상태에 대한 가시성을 제공합니다. 벤치마크 타임키퍼 요율은 이제 요율 협상에 대한 컨텍스트를 제공합니다.
• ASCENT의 합법적인 보류 관리 모듈을 사용하여 모든 보류, 관련 알림, 에스컬레이션 및 릴리스를 자동화하고 추적합니다. 보존 조치는 ASCENT의 관련 법적 사안 및 문서에 연결됩니다.
• 공급업체 온보딩 및 계시원 요율 요청 워크플로를 자동화합니다. 이제 타임키퍼 D&I 정보도 추적할 수 있습니다.

Ascent ELM 팀은 Suburban 팀이 성장하고 발전함에 따라 추가 비용 없이 위와 같은 기능과 그 이상을 지원합니다. 특히 두 가지 사용 사례는 Suburban Propane이 ACC '가치 챔피언'인 이유를 강조합니다.

• 새로운 청구 지침 및 사기 탐지 – 회사를 대신하여 법률 업무에 대한 청구서를 제출하는 모든 외부 서비스 제공업체에 대해 새로운 청구 지침이 확립되었습니다. ASCENT와 새로운 청구 지침의 결합은 법무팀이 외부 파트너 중 하나가 회사를 상대로 시도한 광범위한 청구 사기를 식별하고 저지하는 데 도움이 되었으며, 이는 ASCENT가 없었다면 쉽게 식별할 수 없었을 것입니다.
• 합법적인 지출 관리 – Ascent ELM 구현한 이후 팀은 지난 3년 동안 외부 전문 서비스 비용을 거의 절반(48%) 줄였습니다. Ascent ELM 및 기타 프로세스 개선을 사용하여 팀은 지출/문제 관리 프로세스(예: 가격 엄격성, 벤치마킹 및 협상, AFA, 송장 검토, 예산 책정/예측 가능성, 지불 처리 및 감사)의 모든 측면을 크게 개선했습니다.

우리의 파트너십

Suburban Propane과의 상호 이익이 되는 파트너십은 계속됩니다. ASCENT는 계속해서 새로운 기능을 선보이고 있으며 Suburban Propane의 목표는 계속해서 개선되고 있습니다. 이러한 발전은 새로운 작업흐름과 보고서에 반영되어 Suburban Propane을 ACC '가치 챔피언'으로 만드는 데 도움이 되는 결과를 제공합니다.

Questel 회사인 doeLEGAL, Inc.는 합법적인 커뮤니티에 혁신적인 합법적인 기업 관리(“ELM”) 소프트웨어와 소송 관리(eDiscovery”) 서비스를 제공합니다. 기업 법무 부서는 글로벌 법무 운영을 간소화하고 법무 지출을 관리하며 모든 문제 데이터를 분석하기 위해 Ascent ELM 선택합니다. Ascent ELM 완전히 통합되고 구성 가능한 "SmartView" 분석 대시보드를 통해 법률 운영의 모든 측면에 대한 가시성을 제공합니다. 자세한 내용은 전문가에게 문의 하세요 .