브리지스톤의 지적 재산 관리 소프트웨어 역할

IP 포트폴리오 설계 및 관리 부서 책임자인 세이 아오키 씨는 브리지스톤의 시급한 IP 목표와 과제를 공유하고, 회사가 야심찬 성장 로드맵을 지원하기 위해 Questel의 IP 관리 소프트웨어를 선택한 이유를 설명합니다.

아오키 씨는 브리지스톤 주식회사에 연구원으로 입사하여 약 15년간 연구부에서 근무한 후, 회사의 기술 자산에 대한 더욱 명확한 글로벌 개요를 얻기 위해 IP 부서로 옮겼습니다.

이 인터뷰에서 그는 IP 부서의 중요한 임무에 대해 설명하고 Questel의 IP 관리 소프트웨어 로 마이그레이션한 것이 어떻게 해당 목표를 달성하는 데 도움이 되었는지 설명했습니다.

• 브리지스톤과 같은 회사에서 지적 재산권 부서의 역할은 무엇입니까?

궁극적으로 IP 부서의 사명은 지적 재산(IP)을 사회적, 기업적 가치로 전환하는 것입니다. IP가 기업 이익과 제대로 연결되도록 하기 위해서는 IP 부서가 조직 내에서 단독으로 존재할 수 없다고 생각합니다. IP를 "생산"하는 부서들과 긴밀히 연계되어야 합니다. 기업 특허 전략이나 상표 전략을 수립할 때, 전반적인 최적화를 고려하고 기업의 운영 자유를 적절히 보장하는 것 또한 IP 부서의 의무라고 생각합니다.

"이를 달성하기 위해 지식재산권 부서의 역할은 각 내부 사업부와 정보를 공유하고, 발명품의 창출, 출원, 소송, 권리의 활용 등 모든 과정에서 관련 부서와 협력하여 회사 전체의 이익을 위해 행동하는 것입니다."

• 브리지스톤의 IP 부서는 이 목표에 어떻게 접근합니까?

브리지스톤은 오랜 역사를 통해 ' 겐부츠 겐바(Genbutsu Genba) '라는 사고방식을 키워왔습니다. 이는 '직접 가서 확인해 보세요'라는 뜻입니다. 특허 출원 부서에 근무하는 경우, 단순히 컴퓨터 앞에 앉아 기업의 특허 전략만 고집해서는 안 됩니다. 대신, 자신이 보호하려는 발명품을 생산하는 부서와 직접 소통해야 합니다.

과거에는 엔지니어링 부서에서 발명품이 도착할 때까지 기다렸다가 지체 없이 권리를 부여하는 것으로 충분했습니다. 요즘에는 IP 부서에서 적극적으로 연락하지 않으면 발명품이 간과될 위험이 있습니다.

"저희 부서의 지침 중 하나는 '발명가를 직접 만나 이야기를 나누고 실제 제품을 보여드리도록 하는 것'입니다. 예를 들어 계약 체결에 대한 문의가 오면 담당자를 직접 만나 계약 배경, 상대방, 그리고 이 계약이 필요하게 된 경위를 설명해 달라고 요청합니다. 제 생각에는 이것이 IP 부서의 주요 접근 방식 중 하나가 되어야 합니다."

• IP 관리 시스템(IPMS)을 변경하게 된 주요 이유는 무엇입니까?

"사용하던 시스템의 지원 유지 보수 기간이 끝나가면서 IP 관리 소프트웨어를 업그레이드해야 했습니다. 기존 시스템은 수년간 무질서하게 커스터마이징되어 왔고, 커스터마이징의 상황과 이유, 그리고 커스터마이징 사양을 기록한 문서가 전혀 없었습니다. 결과적으로 IPMS는 관련 지식이 없는 사람들에게는 사용하기 매우 어려웠고, 회사 내에서도 큰 인기를 얻지 못했습니다.

"저희는 다양한 IP 관리 시스템을 살펴보고 IP 관리 소프트웨어 검토를 진행하면서, 새로운 IPMS가 클라우드 기반이어야 유지 관리에 필요한 인력 시간을 줄일 수 있고, 일본과 해외의 그룹 회사에서도 접근할 수 있어야 한다는 점이 중요하다고 생각했습니다."

• 왜 Questel의 IPMS를 선택하셨나요? 가장 중요한 결정 요인은 무엇이었나요?

주요 결정 요인 중 하나는 일본 Questel이 클라우드 기반 기능을 제공하는 유일한 일본 기반 IPMS 공급업체라는 점이었습니다. 해외 공급업체들도 클라우드에서 작동하는 시스템을 보유하고 있었지만, 일본 유통업체의 지원 시스템에 대해 우려했습니다. 반면 국내 공급업체들은 기능 및 지원 시스템 측면에서 큰 차이를 보이지 않았습니다.

"필요한 기능을 정량적으로 평가하고 광범위한 IP 관리 소프트웨어 검토를 거친 결과, Questel의 IP 관리 소프트웨어인 Equinox의 일본어 버전이 당사 비즈니스와 가장 적합하며, 맞춤 개발이 덜 필요하다는 결론을 내렸습니다. 당연히 비용 또한 중요한 결정 요인이었습니다. 맞춤 개발이 적을수록 구현 비용이 절감되며, 이 점도 Questel 솔루션을 선택하는 결정적인 요인 중 하나가 되었습니다."

• 새로운 IPMS로 마이그레이션하면서 어떤 경험을 하셨나요?

2020년 7월에 제안 요청서(RFP)를 발행했고, 2020년 10월에 Questel 시스템 구축을 결정했습니다. 2021년 첫 5개월 동안 요구사항을 정의했습니다. 제 생각에는 이 정의 단계가 매우 중요합니다. 공급업체와 사용자 간의 공통된 이해를 형성하기 때문입니다. 사용자 요구사항을 정의하기 위해 IP 부서의 여러 구성원으로 구성된 실무 그룹을 구성하고 IT 부서의 프로젝트 관리 책임자(PMO)를 임명했습니다. 그 결과, 공통된 이해를 심화하고 시스템 개발 단계에 돌입할 수 있었습니다.

2022년 11월에 마이그레이션이 성공적으로 완료되어 운영을 시작했습니다. 운영 초기에는 시스템에 문의가 폭주할 것으로 예상되어 전용 이메일 주소를 설정하고 문의 연락처 목록을 만드는 등의 작업을 진행했습니다. 문의 사항은 Questel Japan 팀과 통합하여 중앙에서 관리했습니다. Questel 팀은 저희 팀과 매주 회의를 열어 직접 질문하고 시스템 사용법을 익힐 수 있도록 했고, 이는 문제를 신속하게 해결하는 데 매우 효과적이었습니다.

• 지금까지 Questel의 IPMS로 마이그레이션한 주요 이점은 무엇입니까?

IP 관리 측면에서 클라우드 기능 도입은 인력 운영 시간을 단축하는 데 도움이 되었습니다. 운영 측면에서는 시스템 응답 시간이 크게 개선되어 이제 스트레스 없이 업무를 수행할 수 있습니다. 또한, 새로운 IPMS의 기능에 맞춰 운영 방식을 재정의함으로써 사업 현황을 점검할 수 있는 좋은 기회였다고 생각합니다.

• 브리지스톤에서 IP에 대한 미래 목표는 무엇이며, 지적 재산 관리 시스템은 어떤 역할을 할 예정인가요?

IP 부서에서 관리해야 할 IP의 범위가 점점 더 커지고 있다고 생각합니다. 과거에는 IP의 범위가 특허, 디자인, 상표 등에 국한되었지만, 최근에는 비즈니스 모델 특허와 같은 새로운 유형의 특허가 등장하면서 다른 유형의 IP도 관리해야 합니다. 이러한 상황에서 회사가 창출하는 다양한 IP 권리를 한 치의 오차 없이, 그리고 확실하게 관리하는 것이 중요하다고 생각합니다. IPMS는 이러한 목적에 매우 중요한 역할을 하고 있으며, 앞으로 IPMS의 발전이 기대됩니다.

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