提高30%效率的目标：Brandstock为何选择Equinox Law Firm

• 更改立案系统的主要原因是什么？

促成这一转变的原因有很多。首先，我们正在寻找一款更现代化、更人性化的知识产权管理工具，它可以根据我们的需求进行定制，并使我们能够为公司量身定制特定功能，例如时间跟踪和发票处理。此外，我们还有一个主要目标，那就是建立一个中央系统，将所有不同部门和数据整合到一个界面中。

• 是否有任何商业、法律或运营因素推动这一决定？

商业、法律和运营等诸多因素共同推动了我们的选择。在运营方面，我们希望提高日常效率。事实上，我们计算出，通过减轻顾问不必要的工作负担，我们的绩效可以提高30%。这与我们的业务方法息息相关，因为提高日常效率也能提升我们的全球竞争力。

• 您之前的 IP 立案软件面临哪些具体挑战？

提供客户数据访问权限对律师事务所至关重要，而我们之前的知识产权立案软件在功能和性能等多个方面都已过时。实际上，这意味着我们无法构建动态交互式仪表板来显示客户数据的概览。同样，我们无法为客户创建特定字段，也无法为不同的顾问定制系统，这使得报告流程变得非常繁琐。

• 您如何评价不同的知识产权立案系统？

在评估不同的知识产权立案系统时，我们遵循了特定的参数。首先，报告工具的上传和下载时间，因为速度和精度至关重要。其次，为客户定制仪表板的可能性，包括提供用户友好的界面。第三，集成和搜索知识产权数据的便捷性。

• 选择新的 IP 管理系统时您使用的关键标准是什么？

关键标准包括成本优化潜力，因为一体化解决方案使我们能够最大限度地利用资源、提高可扩展性并提升工作流程效率，从而实现成本节约——这不仅惠及我们的团队成员，也惠及我们的客户。同样，我们也在寻找一个能够定制不同功能的知识产权管理系统，尤其是与发票和财务工作流程集中化相关的功能。其次，我们希望找到一款能够提升我们和客户用户体验的知识产权管理软件，包括支持用户掌控工作量和优先事项。最后，我们需要选择一款拥有良好安全基础（包括数据隐私）的知识产权管理工具，因为我们很荣幸地将客户的敏感知识产权数据托付给我们。

• 您是否咨询过外部顾问或涉及多个部门（例如法律、IT、财务）？

“尽管各个部门的目标都非常明确，但我们与高层管理人员以及财务、采购、IT 和法务等所有部门都进行了非常有针对性的内部协调，共同认可统一的知识产权管理工具的优势。让所有人齐心协力、共同实现目标，是项目成功的关键因素。”

• 迁移到新的 IP 管理系统最大的挑战是什么？

“切换到新的 IP 管理工具对我们来说确实是一次具有未来意义的改变，它包括几个关键任务，例如协调不同的利益相关者；映射来自以前系统的数据并将其迁移到新系统；镜像基本字段并创建新字段；设置命名约定，以便我们以更顺畅、更清晰的方式工作；创建可以简化我们工作方式的新界面和工作流程……”

“有机会应对所有这些机遇也为迁移带来了挑战，但协调和整合新的工作方式都是有意义的挑战，我们通过在集团层面的共同努力并实际克服了这些挑战，获得了非常令人满意的结果，获得了高度的满足感。”

• 过渡需要多长时间？涉及哪些步骤？

我们于2024年春季开始筹备工作，并于7月1日正式启动。基础设施和迁移交付均按照项目计划进行管理，确保我们能够于12月9日准时上线，当天，Brandstock整个合法的团队也迁至Equinox Law Firm。

• 您是否遇到过数据丢失、停机或工作流程中断的情况？

令人欣慰的是，答案是否定的——这要归功于我们建立的安全网。在数据迁移之前，我们根据迁移协议和商定的关键绩效指标 (KPI) 进行了两次映射测试，我们的法律团队也评估了任何损失、中断或差异。

• 您如何训练您的团队适应新系统？

“在团队经理的指导下构建新系统架构，有助于在早期阶段积累知识，包括协助完成数据镜像和数据迁移阶段。此外，我们还利用了现场录制的培训课程，分享了清晰的书面指南，并在系统上线后充分利用了服务台支持。”

• 新的 IP 立案软件是否解决了您在使用之前版本时遇到的问题？

答案是肯定的。现在，我们拥有先进的报告功能、适应用户需求的能力、完全可定制的仪表板，以及更快速高效地插入信息的能力。我们的时间跟踪功能直接插入到系统中，并自动与所有不同的工作流程绑定，因此可以无缝地纳入我们的计费流程，从而减少所有相关部门的操作步骤。

“客户访问速度也更快了，我们已经收到了多位客户的积极反馈。最后，同样重要的是，这种与PTO数据的直接链接极大地提高了我们的效率，因为之前我们需要使用外部工具进行数据验证搜索。”

• 新系统有哪些意想不到的优点或缺点？

“我可以非常欣慰地说，转而选择Equinox Law Firm实际上并没有给我们带来任何不利影响。一切都经过精心规划，从潜在的利益到内部和外部用户的参与，这对于团队效率和客户满意度而言非常重要。”

• 您会向其他律师事务所推荐该系统吗？

是的，我们对目前取得的成果充满热情。简而言之，Equinox 为我们提供的是，我们终于拥有了一个用户友好的工具，拥有一支响应迅速的支持团队，该工具包含了计费、追踪、采购、数据分类和文档管理所需的所有选项。这是一款能够满足多种需求的独特工具——而且，在迁移过程中，我们发现的锦上添花之处在于Equinox Law Firm和Equinox Corporate之间可以进行数据接口，这为那些希望在公司内部管理知识产权的客户提供了两个系统之间选定数据和字段的顺畅同步。

选择我们直观的知识产权管理软件Equinox Law Firm，节省时间、轻松管理任务，并与您的整个团队保持联系。立即联系我们的主题专家或申请演示。