IP- Aufzeichnungen: So zeichnen Sie Patentübertragungen effektiv auf

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Es mag verlockend sein, ein IP-Portfolio als Vermögenswert zu betrachten, der sich selbst verwaltet, doch die Realität ist nicht so einfach. Um sicherzustellen, dass die Rechte gültig und durchsetzbar bleiben, müssen IP-Einträge bei den zuständigen Patent- und Markenämtern eingereicht werden, wobei einige Ämter diese Aktualisierungen in einer öffentlich zugänglichen Patentübertragungsdatenbank erfassen.

Von einer einfachen Änderung des Firmennamens oder der Adresse bis hin zu einer großen Fusion oder Übernahme erfordern viele Unternehmensänderungen eine Aktualisierung der IP-Einträge, damit diese gültig und in Kraft bleiben. Die Aktualisierung dieser Einträge ist jedoch selten so einfach, wie es klingt, insbesondere für Inhaber globaler Portfolios, da die Gebühren, Verfahren, Fristen und erforderlichen Dokumente für IP- Einträge von Land zu Land unterschiedlich sind.

Zuvor haben wir uns mit dem Prozess der IP-Eintragung befasst und dabei einen Schwerpunkt auf die Aktualisierung von Markeneinträgen gelegt. Hier werden wir uns detaillierter mit den Anforderungen für die Aktualisierung der in den Datenbanken der Patentämter gespeicherten Einträge befassen.

Gibt es eine globale Patentübertragungsdatenbank?

Ein Grund dafür, dass die Verwaltung des Patenteintragungsprozesses so komplex und zeitaufwändig ist, liegt darin, dass es weder einen einheitlichen IP-Eintragungsprozess noch eine globale Patentübertragungsdatenbank gibt. Stattdessen erfordert der erfolgreiche Abschluss von Patentübertragungs- und Eintragungsprojekten umfassende Kenntnisse aller relevanten lokalen Vorschriften, Zeitpläne und Gebühren – einschließlich aller öffentlich zugänglichen Patentübertragungsdatenbanken, die verfügbar sind.

Prozesse und Formalitäten unterscheiden sich stark zwischen den Rechtsräumen, von vergleichsweise einfachen Online-Systemen bis hin zur Notwendigkeit der notariellen Beglaubigung und Legalisierung von Dokumenten, einschließlich der Ausstellung von Vollmachten, vor der Einreichung. Viele nationale Patentämter beispielsweise verlangen als Teil des Prozesses die Einreichung der Originalpatentdokumente (mit oder ohne notarielle Beglaubigung), gescannter und notariell beglaubigter Kopien oder notariell beglaubigter und mit Apostille versehener Kopien und schreiben die erforderliche Sprache für die Übertragung vor. Andere, wie das Europäische Patentamt (EPA) und das US Patent- und Markenamt (USPTO), verlangen nur gescannte Kopien (das USPTO veröffentlicht außerdem Änderungen der Übertragung (des Eigentums) von US-Patenten in einer durchsuchbaren Patentübertragungsdatenbank) .

Da viele nationale Patent- und Markenämter auch die Einbeziehung lokaler IP-Agenten vorschreiben, müssen in jedem Rechtsraum Anwaltsfirmen gefunden, beauftragt und beaufsichtigt werden. Wenn das IP-Portfolio mehrere Länder umfasst, kann dies allein schon die interne Verwaltung des Prozesses aufwändig und kostspielig machen. So kann beispielsweise die Registrierung eines Eigentümerwechsels für ein Patent nach dem PCT-Vertrag (Patent Cooperation Treaty) die Koordination mit mehr als 100 Patentanwälten erfordern.

Suchen Sie nach einer vereinfachten Lösung?

Viele IP-Inhaber entscheiden sich dafür, ihre IP-Eintragungsprojekte an Spezialisten wie Questel auszulagern. Wir verfügen über die notwendige Erfahrung, Verbindungen und Werkzeuge, um den Prozess zu optimieren und Ihren Verwaltungsaufwand deutlich zu reduzieren. Dazu gehört ein globales Netzwerk zuverlässiger Patent- und Markenanwälte, die unsere Kunden bei der Eintragung von Änderungen in Patent- und Markendatenbanken überall auf der Welt unterstützen.

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So planen und führen Sie Aufzeichnungen durch

Sorgen Sie mithilfe unserer unten stehenden Checkliste dafür, dass Ihre Patentregistrierungsprojekte so reibungslos wie möglich ablaufen.

Planen Sie Ihre Aufnahmeprojekte effektiv:

Bereiten Sie Ihre Daten vor: Patentübertragungsformulare sollten einen Zeitplan enthalten, in dem alle zugehörigen zu übertragenden Patente aufgeführt sind. Achten Sie darauf, das gesamte zu übertragende Portfolio anzugeben, einschließlich aller nationalen Phasenpatente auf Grundlage einer PCT-Anmeldung und der EP-Validierungsstaaten für europäische Patentrechte (EP).
Konsolidieren Sie Ihre Patentübertragungsprojekte: Um Datenbankaktualisierungen zu erleichtern, bieten viele regionale Patentämter reduzierte Tarife für Massenänderungsanträge in einer einzigen Gerichtsbarkeit an, solange die übertragenden Parteien identisch sind.
Formalitäten priorisieren: Wie bereits erwähnt, erfordern einige Gerichtsbarkeiten unterschiedliche Grade der Legalisierung von Patentübertragungsformularen. Diese sollten identifiziert und ihre Formen priorisiert werden, um Projektverzögerungen zu vermeiden.
Anpassung an die örtlichen Rechtsvorschriften: In vielen Fällen können die Anforderungen an die Übersetzung und Beglaubigung von Aufgaben umgangen werden, indem Ihr Agent eine neue Aufgabe erstellt, die den Anforderungen der Rechtsvorschriften am besten entspricht.

Berücksichtigen Sie Zeitpunkt und Reichweite, um die einzelnen Aufgaben optimal zu nutzen:

PCT: Bei der Übertragung des Eigentums während der internationalen PCT-Phase empfiehlt es sich immer, die Änderung für die PCT-Anmeldung vor dem Eintritt in die nationale Phase zu erfassen. Der aktualisierte Anmelder wird automatisch erkannt und in der Patentdatenbank nachfolgender nationaler Patentämter erfasst.
EP: In einigen Validierungsstaaten kann auch die Übertragungsurkunde des EPA verwendet werden. Tritt während der Bearbeitung einer EP-Anmeldung ein Eigentümerwechsel auf, ist es daher am besten, ihn vor der Erteilung des Patents beim EPA anzumelden. Hinweis: In einigen EP-Staaten wird die Änderung automatisch auf Grundlage des EPA-Formblatts 2544 wirksam.
USA: In einigen Fällen kann eine beim USPTO registrierte Abtretung zur Registrierung der Abtretung in anderen Rechtsgebieten verwendet werden (ein Beispiel ist Kanada).

Prüfen Sie die Patentübertragungsdokumente vor der Einreichung nochmals:

Genauigkeit ist entscheidend: Jedes Abtretungsdokument muss genau mit den Angaben des Antragstellers/Patentinhabers übereinstimmen, die in der Patentanmeldung aufgeführt sind, einschließlich der Adresse.
Kreuzen Sie alle Kästchen an: In einigen Rechtsgebieten muss auf dem Abtretungsformular aus Formalitäten ein Geldbetrag als Gegenleistung angegeben werden (der Betrag kann auch nur 1 US-Dollar betragen). Das Formular kann beispielsweise Text wie den folgenden enthalten: „Gegen den Betrag von 1 US-Dollar (dessen Erhalt hiermit bestätigt wird) überträgt der Abtretende hiermit alle Rechte an dem Patent an den Erwerber.“ Wenn Sie diesen Abschnitt zur Abtretung hinzufügen, können Sie später Zeit beim Ausfüllen aktualisierter Formulare sparen.
Stellen Sie sicher, dass die Eigentumskette klar ist: In manchen Fällen müssen mehrere Änderungen aufgezeichnet werden, um mehrere Eigentümerwechsel widerzuspiegeln. In diesem Fall ist es wichtig, sicherzustellen, dass die gesamte Eigentumskette aufgezeichnet wird.

Minimieren Sie die Anforderungen durch „intelligente“ Signaturpraktiken:

Sammeln Sie Dokumente für die Massenunterzeichnung: Am besten halten Sie alle Formulare bereit und lassen sie dann in einer einzigen Besprechung von allen erforderlichen Unterzeichnern gleichzeitig ausführen (unterzeichnen).
Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Anzahl an Dokumenten haben: In einigen Rechtsgebieten ist eine Originalübertragungsvereinbarung erforderlich. Drucken Sie daher mehrere Kopien dieses Dokuments aus und lassen Sie sie unterschreiben, um sicherzustellen, dass Sie mehrere Originale in Papierform zur Hand haben. Die Organisation der Unterschrift zusätzlicher, später unterzeichneter Formulare (insbesondere nach Fusionen und Übernahmen) kann schwierig oder unmöglich sein, da der ursprüngliche Übertragungsempfänger möglicherweise nicht mehr verfügbar oder zur Unterschrift berechtigt ist.

So machen Sie einen komplizierten Prozess so einfach wie möglich

Die Pflege oder Aktualisierung von Patentdaten ist zwar von Natur aus komplex, muss aber für Sie und Ihr Team keine Belastung darstellen. Mit etwas sorgfältiger Planung und der richtigen Unterstützung kann der Patenteintragungsprozess effizient, kostengünstig und zeitnah erfolgreich durchgeführt werden.

Kontaktieren Sie unsere Fachexperten, um mehr über den Patentübertragungsprozess zu erfahren, einschließlich der Frage, wie Questel Sie bei der Aktualisierung Ihrer Patentrechte in den einzelnen Rechtsgebieten und Datenbanken unterstützen kann.