Wann ist der richtige Zeitpunkt für ein Upgrade Ihrer IP -Management -Software?

Angesichts von Fristen, Kunden oder internen Stakeholdern und einer Vielzahl anderer IP-Verwaltungsaufgaben kann die Umstellung auf ein neues IP-Managementsystem (IPMS) eine überwältigende Idee sein. Glücklicherweise ist es viel einfacher, als Sie vielleicht denken, sagt Grace Mallinson, Sales and Onboarding Manager bei Equinox, einem Questel-Unternehmen. Sie erklärt, wann und wo Sie beginnen sollten.

Eine große Softwareänderung kann entmutigend wirken. Je früher Sie jedoch umstellen, desto eher können Sie die Vorteile einer aktualisierten Softwarelösung nutzen und Ihr IP-Portfolio besser verwalten.

Hier sind vier häufige Auslöser, die Sie bei der Entscheidung über den richtigen Zeitpunkt zum Wechsel der IP-Software berücksichtigen sollten, und warum der Wechsel einfacher ist, als Sie vielleicht denken:

1. Ihr aktuelles IPMS ist der Aufgabe nicht gewachsen
   
   Wenn Sie nach dem günstigsten Zeitpunkt für die Umstellung auf eine neue IP-Portfolioverwaltungssoftware suchen, sind Sie mit Ihrer aktuellen Lösung wahrscheinlich nicht zufrieden.
   
   Wenn Ihr Grund für den Wechsel darin liegt, dass Ihr System nicht effektiv genug für Sie arbeitet, sollten Sie bedenken, dass Sie die Probleme und Blockaden umso schneller überwinden, je früher Sie wechseln. Im Laufe der Jahre haben wir von Kunden gehört, wie viel Ärger sie mit ihren vorherigen Systemen hatten. Vielbeschäftigte IP-Experten brauchen ein IPMS-System, das sie bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt, und kein System, das ihnen Hürden in den Weg legt.

2. Ihr System wächst oder entwickelt sich nicht mit Ihnen

   Ihr IPMS sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen oder sich ändern, aber leider ist das nicht immer der Fall. Einige IP-Technologieanbieter machen es schwierig oder kostspielig, neue Benutzer aus Ihrem Unternehmen hinzuzufügen oder die Anzahl der Kunden und Fälle zu erhöhen, die Sie über das System verwalten.

   Wenn Ihr Auslöser für die Änderung darin liegt, dass Ihr IPMS nicht skalierbar ist oder nicht für die erhöhte Arbeitslast geeignet ist, wählen Sie ein System, das auf Wachstum ausgelegt ist. Beispielsweise haben wir unsere Equinox IP -Management -Software entwickelt, damit alle unsere Kunden ihr Potenzial ausschöpfen können. Egal, ob Sie eine Anwaltskanzlei gründen oder ein etabliertes Team vergrößern möchten, wir möchten Ihren Erfolg beschleunigen und nicht einschränken.

3. Sie benötigen ein fortschrittlicheres und sichereres System

   Ein weiteres häufiges Problem, mit dem IP-Experten konfrontiert werden können, ist die langsame Entwicklung und mangelnde Systemwartung durch IP-Technologieanbieter. Damit IP-Management-Software sicher und effektiv läuft, sind regelmäßige Entwicklungsupdates erforderlich – idealerweise alle zwei Wochen –, um sicherzustellen, dass sie reibungslos läuft und Ihre Daten sicher sind. Der rechtzeitige Zugriff auf die neuesten Softwarefunktionen ist ebenfalls entscheidend, damit Sie Aufgaben schneller, einfacher und effektiver erledigen können.

   Wenn Ihr Auslöser für eine Änderung darin liegt, dass Ihre Softwarefunktionalität langsam, unsicher oder veraltet ist, sollten Sie Anbieter anhand der Häufigkeit der Bereitstellung von Funktions- und Sicherheitsupdates in die engere Auswahl ziehen. Der richtige Anbieter hilft Ihnen, Ihre Produktivität zu steigern und gleichzeitig Ihre Daten zu schützen.

4. Es ist nicht die geschäftigste Zeit des Jahres

   Da Ihr Kalender schnell voll ist, kann es schwierig sein, den besten Zeitpunkt für die Umstellung zu finden. Es gibt zwar keinen falschen Zeitpunkt, um mit dem Prozess zu beginnen, aber versuchen Sie, Zeit zwischen arbeitsreichen Zeiten einzuplanen, um die Belastung Ihrer Ressourcen zu minimieren. Wenn Sie beispielsweise Fristen für die Budgetfestlegung und Jahresberichte einhalten müssen oder wichtige Mitarbeiter im Urlaub sind, haben Sie möglicherweise weder Zeit noch Energie, sich mit der Notwendigkeit einer Softwareänderung zu befassen, obwohl Sie sich ihrer Bedeutung bewusst sind.

   Wenn Ihr Auslöser für die Änderung darin liegt, dass Sie eine potenzielle Lücke in Ihrem Zeitplan festgestellt haben, sollten Sie mit einem Technologieanbieter zusammenarbeiten, der diese Zeitvorgaben einhält. Ein guter IPMS-Partner liefert einen klaren Onboarding-Zeitplan und einen realistischen Projektzeitplan, einschließlich dessen, was von Ihnen und Ihrem Team bis wann benötigt wird. Dies wird es Ihnen viel einfacher machen, bestehende Fristen und Feiertage zu berücksichtigen.

Warum der Wechsel der IP-Software einfacher ist als Sie denken

Auch wenn Sie mit Ihrem aktuellen IPMS unzufrieden sind, verwenden Sie es wahrscheinlich schon seit langer Zeit, sodass der Wechsel zu einem neuen System entmutigend erscheinen könnte. Sie gehen vielleicht davon aus, dass Sie Zeit (die Sie nicht haben) für die Schulung Ihres Teams aufwenden müssen, und Sie befürchten möglicherweise, dass der Übergang Ihre Dienste beeinträchtigen wird. Glücklicherweise muss das nicht so sein. Der richtige IPMS-Partner wird den Übergang so nahtlos und effizient wie möglich gestalten, indem er Ihnen Zugang zu freundlichen Experten gewährt, die den Onboarding- und Migrationsprozess leiten und fortlaufenden Support bieten.

Questel bietet Organisationen und Anwaltskanzleien beispielsweise Zugang zu einem äußerst erfahrenen Onboarding-Team für unsere Equinox IP -Management -Software. Ihr persönlicher Ansprechpartner begleitet Sie durch den gesamten Onboarding-Prozess von Ihrer ersten Demo bis hin zur Systemkonfiguration und Schulung, und unsere erfahrenen Dateningenieure kümmern sich sorgfältig um die Migration Ihrer Portfoliodaten. Indem wir den Bedarf an internen Ressourcen minimieren, helfen wir neuen Kunden aller Art und Größe, schneller loszulegen. Viele Organisationen sind überrascht, wie einfach und schmerzlos der Wechsel war.

Zugänglicher Support, wenn Sie ihn brauchen

Wenn es an der Zeit ist, Ihr neues System in Betrieb zu nehmen, haben Sie bereits eine umfassende Schulung erhalten, aber damit endet der Support noch nicht. Unser freundliches Support-Team steht Ihnen für alle Anfragen zur Verfügung, und unser Multimedia-Hilfecenter ist vollgepackt mit Dokumenten und Videos, die Ihnen alle Features und Funktionen in Ihrem eigenen Tempo und zu Ihrer eigenen Zeit demonstrieren.

Starten Sie den Prozess noch heute

Wenn Ihre aktuelle IP-Portfoliomanagementsoftware nicht funktioniert, ist es Zeit für eine Änderung. Kontaktieren Sie noch heute unsere Fachexperten, um mehr über unsere Equinox IPMS-Tools und den Onboarding-Prozess zu erfahren und darüber, wie wir die Effizienz Ihres Teams steigern können.

Grace Mallinson ist Sales- und Onboarding-Managerin bei Equinox, einem Unternehmen von Questel.