Mit Legal Automation gestalten Rechtsabteilungen ihre Zukunft

Während Technologie das Geschäft verändert übernimmt die Rechtsbranche diese Änderung langsam, um relevant und bereit für zukünftige Anforderungen zu bleiben. Rechtdienstleister werden für Rechtsabteilungen, die ihre Abläufe rationalisieren und sich an zukünftige Anforderungen anpassen möchten, zu einem immer wichtigeren Werkzeug. Von der Dokumentenprüfung und Vertragsverwaltung bis hin zur Rechtsrecherche und darüber hinaus revolutioniert die Automatisierung die Art und Weise, wie die Rechtdienstleister ihre Arbeit verwalten.

Die Rechtsbranche rückt mit dem Aufkommen von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) einem bedeutenden Wandel näher. Während einige Juristen vielleicht befürchten, dass die Automatisierung noch nicht ausgereift ist, sieht die Realität so aus, dass Rechtsanwälte und andere Rechtsmitarbeiter von der Automatisierung profitieren werden, da sie effizienter und effektiver arbeiten können. Da Rechtsabteilungen unter dem Druck stehen, ihre Effizienz zu verbessern und gleichzeitig die Rechtsausgaben zu senken, ist es an der Zeit, zu untersuchen, wie sich die Rechtsautomatisierung auf die Zukunft der juristischen Arbeit auswirken wird.

Die Rechtsbranche gilt nicht als führend bei der Einführung neuer Technologien, aber das ändert sich. Rechtsdienstleister gewinnen als leistungsstarkes Tool für Rechtsabteilungen, die Abläufe rationalisieren, Kosten senken und Ergebnisse verbessern möchten, zunehmend an Bedeutung. Da immer mehr Juristen die Vorteile der Automatisierung erkennen, werden sie ganz anders aussehen als früher. In diesem Blog untersuchen wir, wie die Rechtsautomatisierung die Rechtsabteilungen der Zukunft prägt und wie Juristen immer einen Schritt voraus sein können.

Legal Automation optimiert Abläufe

Unter Rechtsdienstleistungen versteht man in der Regel den Einsatz von Technologie zur Automatisierung rechtlicher Prozesse wie Vertragsmanagement, Compliance-Überwachung und Rechtsrechnungsverarbeitung. Durch die Optimierung dieser Prozesse kann die Rechtsautomatisierung den Legal Ops-Teams dabei helfen, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und die Gesamteffizienz des gesamten Unternehmens zu verbessern. ELM-Systeme gehören zu den ersten, die die Vorteile rechtlicher Automatisierungspraktiken entdeckt haben. Diese sind in das ELM-System integriert, um eine schnellere und genauere Bearbeitung von Rechnungen zu ermöglichen.

Die manuelle Rechnungsbearbeitung ist zeitaufwändig und fehleranfällig, doch Tools zur Rechtsautomatisierung können dabei helfen, den Prozess zu rationalisieren. Die Bearbeitung von Rechnungen durch externe Berater kann durch die Möglichkeiten des ELM-Systems erheblich vereinfacht werden. Wenn eine rechtsgültige Rechnung eingereicht wird, muss diese zunächst überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie korrekt ist und den UTBMS-Kodierungsstandards, den Abrechnungsrichtlinien des Unternehmens und allen alternativen Gebührenvereinbarungen (AFAs) entspricht. ELM-Systeme können jede Rechnung in Sekundenschnelle auswerten. Sobald Rechnungen bestätigt wurden, können sie zur Zahlung sicher zur Warteschlange für die menschliche Prüfung hinzugefügt werden.

Legal Automation unterstützt Rechtsabteilungen mit begrenzten Ressourcen durch Folgendes:

Standardisierte Rechnungsformate: Rechtsdienstleister können nach standardisierten Rechnungsformaten von externen Anwaltskanzleien suchen. Die Standardisierung erleichtert die Prüfung und den Vergleich von Rechnungen, sorgt für einheitliche Abrechnungspraktiken und reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Prüfung.

Automatisierte Rechnungsprüfung: Rechtsdienstleister können KI- und ML-Algorithmen verwenden, um Rechnungen automatisch zu prüfen und etwaige Unstimmigkeiten oder Anomalien zur Genehmigung, Anpassung oder Ablehnung zu kennzeichnen. Diese Funktion trägt dazu bei, das Fehlerrisiko zu reduzieren und stellt sicher, dass Rechnungen korrekt sind und den vereinbarten Abrechnungsvereinbarungen entsprechen.

Zusammenarbeit mit Rechnungsdaten: Legal Automation Tools können elektronische Rechnungsdaten speichern und analysieren, um Erkenntnisse über zukünftige Ergebnisse, Kostenprognosen und Gebührenverhandlungen zu gewinnen. Die Automatisierung erfasst jeden Aspekt einer Angelegenheit, einschließlich aller Einzelposten auf jeder Rechnung. Die Daten werden effizienter analysiert und gespeichert als bei papierbasierten Rechnungs- und Zahlungsprozessen. Dies kann auch dazu beitragen, die Transparenz Ihrer eBilling-Praktiken zu verbessern und das Risiko von Streitigkeiten oder Zahlungsverzögerungen zu verringern.

Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung durch externe Rechtsanwälte und andere Rechtsdienstleister können Unternehmen Zeit sparen, Fehler reduzieren und eine beispiellose Transparenz ihrer Geschäftsdaten hinsichtlich der Einhaltung unternehmensinterner Abrechnungsvereinbarungen erlangen. Die Automatisierung der Rechtsdienstleistungen hilft Legal Ops dabei, ihre Rechtsausgaben effizienter zu kontrollieren, die Leistung der Anbieter einfacher zu bewerten und fundiertere Entscheidungen in jeder offenen Angelegenheit zu treffen.

Insgesamt kann die Rechtsautomatisierung Unternehmen und Rechtsteams dabei helfen, ihre Arbeit zu rationalisieren, Fehler zu reduzieren und jeden Prozess zu optimieren. Angesichts des zunehmenden Drucks, „mehr mit weniger“ zu verwalten, müssen Rechtsabteilungen sich wiederholende Aufgaben automatisieren und fortschrittliche Tools nutzen. Durch die Automatisierung des Rechtsdienstleistungen können sich Unternehmen auf ihre Kernaktivitäten konzentrieren und gleichzeitig das Endergebnis verbessern.

Rechtsdienstleistungen senken die Kosten erheblich

Zuvor haben wir darüber gesprochen, wie die Optimierung von Prozessen zu Kosteneinsparungen führen kann. Die Vorteile der Rechtsautomatisierung gehen jedoch weit darüber hinaus. Durch die Automatisierung von Rechtsprozessen können Unternehmen erhebliches Potenzial für Kosteneinsparungen erschließen. Ascent ELM von Questel hat vielen Rechtsabteilungen bereits im ersten Jahr zu beeindruckenden Einsparungen verholfen. Ein gemeinsames Thema dieser Erfolgsgeschichten ist die Optimierung bestehender Prozesse in der Rechtsabteilung, unabhängig vom Markt oder der Klientel. Diese Erfolgsgeschichten unserer Kunden liefern überzeugende Belege für die potenziellen Kosteneinsparungen, die durch die Implementierung der Rechtsautomatisierung erzielt werden können.

Ergebnisse der Legal Automation: Weltweiter Marktführer im Gesundheitswesen

Ein globales, diversifiziertes Gesundheitsunternehmen mit Hauptsitz in den USA, mehr als 125.000 Mitarbeitern und Niederlassungen in 60 Ländern ist der führende Anbieter von Produkten für Gesundheit und Wohlbefinden. Die Rechtsabteilung initiierte unter der Leitung des Director of Legal Operations ein globales Transformationsprojekt, um die betriebliche Effektivität und Effizienz der Rechtsabteilung zu schaffen und zu verbessern. Das Unternehmen entschied sich für die Ascent ELM™ Enterprise Legal Management-Software und Support-Services von Questel, um diese Initiative voranzutreiben. Ihre Ergebnisse zeigen ihre Einsparungen und wie die Automatisierung von Ascent ELM dabei geholfen hat, ihre Ziele zu erreichen:

• Automatisierungsbeitrag zur jährlichen Reduzierung der Rechtskosten um 10 %
• Effektivere AFA-Vereinbarungen durch Nutzung automatisierter Datenanalysen
• Effizienzsteigerungen bei der Bearbeitung und Verfolgung von Rechnungseinsprüchen über die automatisierte Einspruchsfunktion von Ascent ELM

„Als wir Rechnungen angepasst haben, hatten wir einen Prozess dafür, wie Lieferanten Einsprüche einreichen, aber jetzt verfügt Ascent ELM über eine automatisiertere Methode, also haben wir mit Questel zusammengearbeitet, um unsere Prozesse anzupassen, und die Ergebnisse sind deutlich besser als die, die wir zuvor hatten“ kommentierte der Director of Legal Operations.

Ergebnisse der Legal Automation: Globales Chemieunternehmen

Mit mehr als 20.000 Mitarbeitern in Nordamerika und einem Umsatz von fast 20 Milliarden US-Dollar ist dieses Unternehmen eine Tochtergesellschaft einer globalen Organisation mit mehreren Sparten und einer der größten Hersteller von Chemikalien und verwandten Produkten in Nordamerika. Ihr stellvertretender General Counsel of Litigation stellte fest, dass es bei ihren Prozessausgaben wenig Transparenz gab. Es war eine Herausforderung, wertvolle Berichte darüber zu erstellen, was sie ausgegeben haben und welche Angelegenheiten das Budget überstiegen. Einige Informationen waren vorhanden, aber nicht ohne weiteres zugänglich, was stundenlange manuelle Arbeit von Anwälten und Administratoren erforderte, die Daten oft manuell in Tabellenkalkulationen eingeben mussten. Dieser Ansatz führte zu Datenfehlern und Berichten, die nicht 100 % korrekt waren.

Um die Transparenz seiner Rechtsausgaben zu verbessern, ersetzte dieses globale Chemieunternehmen seine manuellen Abrechnungsprozesse durch Ascent ELM™ Enterprise Legal Management-Lösungen und ermöglichte so Einsparungen:

• Überprüft automatisch, ob sich die Lieferantentarife geändert haben, um unbekannte Kostensteigerungen zu vermeiden
• Findet Rechnungsdiskrepanzen und markiert sie automatisch zur Anpassung oder Ablehnung, um die Zahlung falscher Rechnungen zu vermeiden
• Ermöglicht innovative neue Prozesse wie z. B. vollständig integrierte Legal Hold

„Wenn Sie Echtzeitberichte und vollständige Transparenz darüber wünschen, was wir ausgeben, zusammen mit automatischen Kontrollen über die Genehmigung von Tariferhöhungen und Zeitnehmern, dann brauchen wir ein solches System“, sagte der stellvertretende General Counsel – Litigation

Legal Automation führt zu besseren Ergebnissen

Der genaue Maßstab für den Erfolg werden immer die erzielten Ergebnisse sein! Wie schnell Sie dorthin gelangen und mit welchen Mitteln Sie diese Ergebnisse erzielt haben, ist nach wie vor entscheidend für den Grad des Erfolgs. In einer zunehmend transparenten Welt heiligen die Ziele nicht immer die Mittel. Es ist wichtig, Grundregeln und Kriterien festzulegen, um Ihren Erfolg zu bestimmen. Diese Kriterien sollten Schlüsselkennzahlen wie Geldeinsparungen, Geschäftsbewusstsein, Prozessverbesserungen und Geschäftswachstum verwenden. Technologie ist zunehmend in der Lage, auf transparenteste Weise erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen.

Rechtsdienstleister und Anwaltskanzleien stehen vor ähnlichen Anforderungen, ihren internen und externen Kunden kostengünstige Dienstleistungen anzubieten. Sie müssen außerdem auf dem neuesten Stand der Technik bleiben, um in einem sich entwickelnden Markt wettbewerbsfähig und relevant zu bleiben. Legal Automation ist seit langem ein beliebtes Schlagwort im Marketing, doch mittlerweile ist es eher Realität als ein nebulöses Konzept. Die Rechtstechnologie schreitet in rekordverdächtiger Geschwindigkeit voran und bringt ihre Nutzer mit sich. Die vollständige Transparenz des gesamten Geschäftsbetriebs auf einem Dashboard ermöglicht es Rechtsdienstleistern, Budgets zu verfolgen und Ergebnisse zuverlässiger zu prognostizieren.

Legal Automation ist ein Bereich, der in der ersten Reihe dabei ist. Mit den zusätzlichen Möglichkeiten, die diese einem Unternehmen bietet, bieten die verbesserten Ergebnisse aus Datentransparenz, Prozessoptimierung, Reduzierung menschlicher Fehler und Kosteneinsparungen Vorteile, die die Kosten bei weitem überwiegen. Die Rechtsdienstleister der Zukunft werden sich auf die Rechtsautomatisierung verlassen, da sie es ihnen ermöglicht, sich auf das nachhaltige Wachstum des Unternehmens zu konzentrieren und gleichzeitig dessen Risiken zu reduzieren.

Was kommt als nächstes?

Legal Automation ist der zweite Trend, der in unserer fünfteiligen Serie behandelt wird. Seien Sie gespannt auf den nächsten Blog, in dem es darum geht, wie Alternative Legal Service Providers (ALSPs) die Art und Weise gestalten, wie künftige juristische Arbeit gehandhabt wird. Wir befassen uns eingehend mit der Frage, wie Rechtsdienstleister in Unternehmen einen entscheidenden Vorteil erzielen, wenn sie nicht alles, was sie verwalten, intern behalten.

Für weitere Informationen oder Ratschläge zur Rechtsautomatisierung wenden Sie sich an unsere Experten.

Autor: Scott Miller

Marketingdirektor bei doeLEGAL, einem Questel-Unternehmen, verfügt über mehr als 14 Jahre Erfahrung in der Vermarktung von Legal Ops-Lösungen. Scott leitet vielfältige Marketingbemühungen, um den Wert der globalen Unternehmensrechtsabteilung zu steigern und ihnen dabei zu helfen, herausragende Leistungen zu erbringen. Scotts Hintergrund in den Bereichen Marketing, kreative Künste und Luft- und Raumfahrttechnik schafft einzigartige Fähigkeiten, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen.