Es ist an der Zeit, die Belastung durch das IP- Rechnungsmanagement zu reduzieren

Eine der verborgenen Schwierigkeiten, mit denen interne IP-Abteilungen konfrontiert sind, besteht darin, die administrative Arbeit des IP-Portfoliomanagements unter einen Hut zu bringen. Daniel Ovadya, Experte für Patentdienstleistungen, erklärt, wie die Auslagerung des IP-Rechnungsmanagements Unternehmen dabei helfen kann, Kosten zu kontrollieren, die Transparenz zu erhöhen, Compliance aufrechtzuerhalten und überlastete Ressourcen freizusetzen.

Das IP-Portfoliomanagement besteht zum Teil aus Strategie, zum Teil aus der Generierung und zum Teil aus der Verwaltung von IP-Assets. Bei vielen größeren Unternehmen ist es jedoch der Verwaltungsaufwand, der den größten Teil der Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt. Da mehrere Gerichtsbarkeiten und mehrere Lieferanten zu verwalten sind, nimmt allein die Rechnungsbearbeitung viel Zeit in Anspruch, wodurch die Kapazitäten interner IP-Experten eingeschränkt werden, um sich auf die wertschöpfenderen und strategischen Aspekte ihrer Rollen zu konzentrieren.

Questel hat sein Rechnungs- und Kostenmanagementprogramm so konzipiert, dass Unternehmen Zeit, Budget und Verwaltungsaufwand sparen. Durch die Analyse des individuellen Status Quo arbeiten wir nicht nur mit Kunden zusammen, um die Rechnungsformalitäten zu optimieren , sondern setzen auch modernste Technologie ein, um Kosten zu prüfen, Gebührenpläne umzusetzen, die Einhaltung zu überwachen und ausländische Agenten zu bewerten, wodurch IP-Abteilungen mehrere Hundert Verwaltungsstunden sparen Mal im Jahr.

Warum Kostenmanagement notwendig ist

Interne IP-Abteilungen stehen bei der Verwaltung von Rechnungen ausländischer Agenten vor fünf Hauptherausforderungen: Kosten, Volumen, Compliance, Zeit und Einblick.

• Kosten: Zahlen Sie den richtigen Preis?

Da die Fristen knapp sind und Zeit und Ressourcen unter Druck stehen, kann es schwierig sein, die Arbeitskosten auszuhandeln, zu bewerten und zu überwachen. Während die offiziellen Gebühren bekannt und öffentlich sind, gibt es keine einheitlichen Preise für alle Agenten oder Gerichtsbarkeiten. Ohne eine transparente Kostenstruktur kann es für interne Teams frustrierend sein, überhaupt herauszufinden, ob ihnen ein fairer Preis berechnet wird.

• Volumen: Zu viele Rechnungen zu bearbeiten?

Nicht nur, dass IP-Abteilungen jeden Monat große Mengen an Rechnungen erhalten, diese Rechnungen werden auch selten in einem einheitlichen Format vorgelegt. Für viele Unternehmen kann die Kontrolle und der Abgleich dieser Dokumente, Beschreibungen, Währungen und Gebühren eine äußerst schwierige und zeitaufwändige Aufgabe sein. Darüber hinaus ist die Gefahr, Fehler zu übersehen, zu hoch.

• Compliance: Erleben Sie den „Balloneffekt“?

Bemühungen, mit Maklern Gebühren auszuhandeln, führen häufig dazu, dass Zeit oder Kosten einfach an anderer Stelle hinzugefügt werden. Beispielsweise kann die Aufgabe zum vereinbarten Tarif in Rechnung gestellt werden, es wird jedoch eine zusätzliche Verwaltungsaufgabe hinzugefügt, um „dazugehörige“ Arbeiten abzudecken, die außerhalb des Umfangs dieser ursprünglichen Vereinbarung liegen. Wenn Ihre vereinbarte Gebührenordnung nicht alle möglichen Verwaltungsaufgaben abdeckt, sehen Sie möglicherweise überhaupt keinen Nutzen aus der Verhandlung darüber.

• Zeit: Bearbeiten Sie Rechnungen immer noch manuell?

Herkömmliche Ansätze zur Rechnungsverwaltung sind äußerst ineffizient. Rechnungen werden per E-Mail oder Post empfangen, hochgeladen oder in interne Systeme (typischerweise IP-Management- (IPMS) und Finanzsysteme) gescannt und dann zur Prüfung und Genehmigung weitergeleitet. Genehmiger müssen frühere Rechnungen, Verträge und relevante Korrespondenz nachschlagen, um zu bestätigen, dass die Rechnung korrekt ist. Erst dann genehmigen sie die Zahlung, sodass sie in die Buchhaltung und IPMS-Aufzeichnungen eingegeben werden kann.

• Einblick: Wie werden Kosten ausgewiesen?

Einzelne Rechnungen können wichtige Informationen über abgeschlossene Arbeiten enthalten. Das Abrufen dieser Daten für Berichtszwecke kann jedoch eine weitere Quelle der Frustration für interne Teams sein. Während Ihr Finanzsystem möglicherweise einen Bericht über ausgehende Kosten nach Agent, Gerichtsbarkeit oder IP-Asset bereitstellt, liefert es möglicherweise nur einen Teil der Geschichte. Dies macht die Budgetierung zukünftiger Kosten und/oder die Rechtfertigung der bereits ausgegebenen Beträge zu einer ständigen Herausforderung für interne IP-Experten.

So funktioniert Kostenmanagement

Der Kostenmanagement Service von Questel erleichtert die Rechnungsverwaltung, indem er den gesamten Prozess rationalisiert und automatisiert.

Zunächst prüfen wir alle eingehenden Rechnungen, um mögliche Abrechnungsdiskrepanzen im gesamten Lebenszyklus der IP-Rechtsverfolgung zu identifizieren. Anschließend erstellen und implementieren wir auf der Grundlage der langjährigen Expertise von Questel in diesem Bereich eine Gebührenordnung, die auf unserer weltweiten Erfahrung und den individuellen Kundenpräferenzen basiert. Sobald diese Gebührenordnung vorliegt, überwachen wir die Einhaltung, um sicherzustellen, dass die Makler ihre Rechnungen gemäß den vereinbarten Tarifen abrechnen. Schließlich vergleichen wir die Agentenkosten, um einen detaillierten Einblick in ihre Gebühren und Leistung im Vergleich zu anderen Agenten zu erhalten.

Jeder Schritt unseres Rechnungsprüfungs- und Compliance-Programms wird von unseren internen Spezialisten automatisiert und überwacht. Mithilfe unserer proprietären cloudbasierten Technologie (PRISM) verwenden wir einen Algorithmus für maschinelles Lernen, um Rechnungen zu kodieren und zu gruppieren, um eine schnellere und einfachere Überprüfung zu gewährleisten. Durch die Rechnungskodierung überwacht PRISM aktiv die Einhaltung der mit den Agenten vereinbarten Gebührenstruktur und Arbeitsbeschreibung. Unser Team aus Rechtsanwaltsgehilfen führt eine erste Prüfung dieser Ergebnisse durch, bevor sie einer zweiten Expertenprüfung unterzogen werden, um Kostenberichte, Dateneinblicke und Makler-Benchmarking für die Kundenprüfung zu erstellen.

Das Ergebnis? IP-Führungskräfte erhalten Zugriff auf Kontrolle und Transparenz über jedes Element ihrer IP-Ausgaben und reduzieren gleichzeitig die Belastung ihres internen Teams.

Warum sollten Sie sich für unseren Kostenmanagement Service entscheiden?

Wir haben unseren Kostenmanagement Service entwickelt, um der Kundennachfrage nach reduziertem Verwaltungsaufwand und besserer Aufsicht und Kostenkontrolle gerecht zu werden. Mit mehr als 17 Jahren Erfahrung in diesem Bereich können Sie darauf vertrauen, dass unser Wissen und unsere Erfahrung auch Ihnen Zeit und Geld sparen.

Questel bietet unseren Kunden im Bereich Unternehmensarchivierung und Übersetzung unseren Kostenmanagementservice zum Nulltarif an, sodass für diesen gesamten Service keine zusätzlichen Kosten anfallen. Wenn Sie sicherstellen, dass die Agenten die vereinbarte Arbeit und das vereinbarte Honorar abrechnen, können Sie außerdem bis zu 25 % Ihrer externen IP-Ausgaben einsparen, ohne dass sich dies negativ auf die Qualität der Arbeit oder die Agentenbeziehung auswirkt.

Questel bietet eine vorläufige, unverbindliche Rechnungsprüfung an, um potenzielle Einsparungen bei den Einreichungsgebühren zu ermitteln. Kontaktieren Sie unsere Experten , um mehr zu erfahren.

Über den Autor

Daniel Ovadya ist Vertriebsleiter für DACH-Patente bei Questel und ein erfahrener Innovator mit über 20 Jahren Erfahrung in der Welt der Patente und des geistigen Eigentums. Im Laufe seiner Karriere hat Daniel viele Aufgaben übernommen, von der Mitgründung eines Startups, das sich ein EU-Patent für Software sicherte, bis hin zur Vorreiterrolle bei der grenzüberschreitenden Geschäftsentwicklung für Spitzenprodukte. Seit 2014 ist es seine Mission, innovativen Unternehmen dabei zu helfen, ihre Innovations- und Patentierungsprozesse zu beschleunigen. Mit einem primären Fokus auf die DACH-Region widmet sich Daniel der Gestaltung der Zukunft der Technologie. Als Spezialist für Analyselösungen ist er aktiv an der Entwicklung neuer Funktionen beteiligt, um die Patentdienstleistungen kontinuierlich zu verbessern.