Die Rolle der Software zur Verwaltung geistigen Eigentums bei der Bridgestone Corporation

Herr Sei Aoki, Herr Sei Aoki, Stellvertretender Leiter, Abteilung für IP-Portfolio-Design, erläutert die dringendsten IP-Ziele und -Herausforderungen der Bridgestone Corporation und erklärt, warum sich das Unternehmen zur Unterstützung seines ehrgeizigen Wachstumsplans für die IP-Management-Software von Questel entschieden hat.

Herr Aoki kam zunächst als Forscher zur Bridgestone Corporation und arbeitete etwa 15 Jahre in der Forschungsabteilung, bevor er in die IP-Abteilung wechselte, um einen klareren globalen Überblick über die technologischen Vermögenswerte des Unternehmens zu erhalten.

In diesem Interview erläutert er die kritischen Aufgaben seiner IP-Abteilung und wie ihm die Migration zur IP-Management-Software von Questel dabei geholfen hat, diese Ziele zu erreichen.

• Welche Rolle spielt eine Abteilung für geistiges Eigentum in Unternehmen wie der Bridgestone Corporation?

Die Aufgabe einer IP-Abteilung besteht letztlich darin, geistiges Eigentum (IP) in gesellschaftlichen und unternehmerischen Wert umzuwandeln. Um die Verknüpfung von IP und Unternehmensgewinn sicherzustellen, kann eine IP-Abteilung meiner Meinung nach nicht allein in einem Unternehmen existieren. Sie muss eng mit den Abteilungen zusammenarbeiten, die IP produzieren. Bei der Entwicklung einer Patent- oder Markenstrategie für ein Unternehmen ist es meiner Meinung nach auch die Aufgabe der IP-Abteilung, eine Gesamtoptimierung zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass die Handlungsfreiheit des Unternehmens gewährleistet ist.

„Um dies zu erreichen, besteht die Aufgabe einer Abteilung für geistiges Eigentum darin, Informationen mit jeder internen Geschäftseinheit auszutauschen und im Interesse des gesamten Unternehmens zu handeln, indem sie bei der Schaffung von Erfindungen, der Anmeldung, Verfolgung und Nutzung von Rechten und allen dazwischen liegenden Prozessen mit den entsprechenden Abteilungen zusammenarbeitet.“

• Wie geht die IP-Abteilung von Bridgestone dieses Ziel an?

„Im Laufe unserer langen Geschichte hat Bridgestone die Denkweise von Genbutsu Genba kultiviert, was man grob mit ‚Gehen Sie hin und überzeugen Sie sich selbst‘ übersetzen könnte. Wenn Sie in der Patentabteilung arbeiten, sollten Sie nicht nur an Ihrem Schreibtisch vor dem Computer sitzen und isoliert über die Patentstrategie des Unternehmens nachdenken. Stattdessen sollten Sie mit der Abteilung interagieren, die die Erfindungen hervorbringt, die Sie schützen möchten.

„Früher reichte es aus, auf Erfindungen aus der technischen Abteilung zu warten und dann unverzüglich Rechte zu erteilen. Heute besteht die Gefahr, dass Erfindungen unbemerkt bleiben, wenn die IP-Abteilung nicht aktiv Kontakt aufnimmt.

„Eine der Leitlinien unserer Abteilung lautet: ‚Treffen Sie sich direkt mit dem Erfinder, sprechen Sie mit ihm und lassen Sie sich das tatsächliche Produkt zeigen.‘ Wenn ich beispielsweise zum Abschluss eines Vertrags konsultiert werde, treffe ich den Verantwortlichen persönlich und bitte ihn, den Hintergrund, die Gegenpartei und den Ablauf zu beschreiben, der zu diesem Vertrag geführt hat. Meiner Ansicht nach sollte dies einer der wichtigsten Ansätze einer IP-Abteilung sein.“

• Was waren die Hauptgründe für die Änderung Ihres IP-Management-Systems (IPMS)?

„Wir mussten unsere IP-Management-Software aktualisieren, da der Support für unser bisheriges System auslief. Das System war über viele Jahre hinweg willkürlich angepasst worden, und es gab keine Dokumente, die die Umstände und Gründe für die Anpassungen oder die Spezifikationen dieser Anpassungen dokumentierten. Daher war das IPMS für Personen ohne Hintergrundkenntnisse sehr schwierig zu bedienen und erfreute sich in unserem Unternehmen großer Unbeliebtheit.

„Als wir uns die verschiedenen IP-Managementsysteme ansahen und IP-Managementsoftware-Überprüfungen durchführten, war es uns wichtig, dass unser neues IPMS cloudbasiert ist, um den für seine Wartung erforderlichen Personalaufwand zu reduzieren, und dass es von Konzernunternehmen in Japan und im Ausland aus zugänglich ist.“

• Warum haben Sie sich für das IPMS von Questel entschieden – was waren die ausschlaggebenden Faktoren?

Einer der wichtigsten Entscheidungsfaktoren war, dass Questel in Japan der einzige IPMS-Anbieter mit Cloud-Funktionalitäten war. Auch ausländische Anbieter hatten cloudbasierte Systeme, doch wir waren besorgt über die Supportsysteme ihrer japanischen Vertriebspartner. Inländische Anbieter hingegen schienen sich hinsichtlich Funktionalität und Support kaum zu unterscheiden.

„Nach einer quantitativen Bewertung der von uns benötigten Funktionen und unter Berücksichtigung unserer umfassenden IP-Management-Software-Tests stellten wir fest, dass die japanische Version der IP-Management-Software Equinox von Questel die höchste Affinität zu unserem Geschäft aufwies und weniger Anpassungsentwicklung erforderte. Natürlich waren auch die Kosten ein wichtiger Faktor bei unserer Entscheidungsfindung. Weniger Anpassung führt zu geringeren Implementierungskosten, und dieser Punkt war auch einer der entscheidenden Faktoren für die Auswahl der Lösung von Questel.“

• Wie war Ihre Erfahrung mit der Migration zu Ihrem neuen IPMS?

„Wir haben unsere Ausschreibung (RFP) im Juli 2020 veröffentlicht, und die Entscheidung zur Implementierung des Questel-Systems fiel im Oktober 2020. In den ersten fünf Monaten des Jahres 2021 haben wir unsere Anforderungen definiert. Meiner Meinung nach ist diese Definitionsphase entscheidend, da sie ein gemeinsames Verständnis zwischen Anbieter und Nutzer schafft. Um unsere Nutzeranforderungen zu definieren, haben wir Arbeitsgruppen mit verschiedenen Mitgliedern unserer IP-Abteilung organisiert und einen Projektmanagementbeauftragten (PMO) aus unserer IT-Abteilung ernannt. Dadurch konnten wir unser gemeinsames Verständnis vertiefen und mit der Systementwicklungsphase beginnen.

Die Migration wurde im November 2022 erfolgreich abgeschlossen und der Betrieb aufgenommen. Da zu Beginn des Betriebs mit einer Flut von Anfragen zu rechnen war, richteten wir eine eigene E-Mail-Adresse ein, erstellten eine Kontaktliste für Anfragen und vieles mehr. Die Anfragen wurden konsolidiert und zur zentralen Verwaltung an das Questel Japan-Team weitergeleitet. Das Questel-Team organisierte wöchentliche Meetings mit unserem Team, bei denen wir direkt Fragen stellen und die Nutzung des Systems erlernen konnten. Dies war sehr effektiv bei der schnellen Problemlösung.

• Was waren bisher die wichtigsten Vorteile der Migration zum IPMS von Questel?

„Aus Sicht des IP-Managements hat die Einführung der Cloud-Funktionen dazu beigetragen, den Personalaufwand zu reduzieren. Im operativen Bereich hat sich die Reaktionszeit des Systems deutlich verbessert, und die Abläufe können nun stressfreier durchgeführt werden. Darüber hinaus war es für uns meiner Meinung nach eine gute Gelegenheit, eine Bestandsaufnahme unseres Geschäfts vorzunehmen, indem wir unsere Abläufe entsprechend der Funktionalität unseres neuen IPMS neu definiert haben.“

• Was sind Ihre zukünftigen Ziele für geistiges Eigentum bei der Bridgestone Corporation – und welche Rolle wird Ihr System zur Verwaltung geistigen Eigentums spielen?

Ich bin der Meinung, dass der Umfang des geistigen Eigentums, das von der IP-Abteilung verwaltet werden muss, zunimmt. Früher beschränkte sich der Umfang des geistigen Eigentums auf Patente, Designs und Marken. Heute müssen wir jedoch auch andere Arten von geistigem Eigentum verwalten, da neue Patentarten, wie beispielsweise Geschäftsmodellpatente, entstehen. Unter diesen Umständen halte ich es für wichtig, die verschiedenen von unserem Unternehmen geschaffenen geistigen Eigentumsrechte lückenlos und zuverlässig zu verwalten. Unser IPMS spielt dabei eine äußerst wichtige Rolle. Wir freuen uns auf seine zukünftige Weiterentwicklung.

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