Was Sie über die Führung von Aufzeichnungen zum geistigen Eigentum wissen müssen

Der Zweck von IP-Einträgen besteht darin, die Öffentlichkeit über die Einzelheiten bestehender Eigentumsrechte an geistigem Eigentum zu informieren. Dies dient dazu, dass die Öffentlichkeit IP-Rechte erkennt und respektiert und Wettbewerber die Parameter dieser Rechte kennen, um Eingriffe zu vermeiden.

Auch Dritte, die Lizenzvereinbarungen bezüglich Ihres geistigen Eigentums abschließen möchten, nutzen diese Kontaktdaten möglicherweise, um mit Ihnen ins Gespräch zu kommen. Wenn sie Sie nicht erreichen können, entgeht Ihnen möglicherweise ein wertvolles Geschäft.

Darüber hinaus müssen die Unterlagen aktuelle Kontaktdaten enthalten, damit die zuständigen Behörden umgehend Kontakt mit Ihnen aufnehmen können. Veraltete Informationen über Ihre Rechte können wichtige Korrespondenz behindern oder Ihnen Lizenzgebühren entgehen.

Waren können bei Unstimmigkeiten vom Zoll beschlagnahmt werden, und Sie möchten Strafen für Ihr Unternehmen oder die Marke Ihres Kunden vermeiden. Unstimmigkeiten in den IP-Datensätzen können in einigen Gebieten sogar zur Ablehnung neuer Anträge oder Verlängerungen führen und Ihr aktuelles Projekt beeinträchtigen.

Wie man sieht, verschafft Ihnen die Aktualisierung aller notwendigen Elemente nicht nur Sicherheit, sondern erspart Ihnen auch kostspielige Fehler. Richtiges Vorgehen spart zudem Geld und Zeit. Mit einem gut gepflegten geistigen Eigentumsnachweis können sich Ihre Teammitglieder auf ihre anderen Aufgaben konzentrieren, anstatt in letzter Minute noch schnell Korrekturen vornehmen zu müssen.

Es gibt verschiedene Gründe, warum Sie ein IP- Eintragungsprojekt starten müssen . Vielleicht ist Ihr Unternehmen gerade in eine geplante oder kürzlich erfolgte Fusion oder Übernahme, eine Veräußerung, Umbenennung oder eine andere Umstrukturierung involviert, die sich auf Ihr IP-Portfolio auswirken wird.

Bei jeder wesentlichen Veränderung oder Umstrukturierung eines Unternehmens sollte ein IP-Berater prüfen, ob die Aufzeichnungen zum geistigen Eigentum aktualisiert werden müssen. Manchmal liegt es auf der Hand. Bei der Übernahme oder Fusion mit einem anderen Unternehmen besteht fast immer die Notwendigkeit, den Eigentümerwechsel an Markenwerten zu dokumentieren.

Doch nicht nur bei solchen wichtigen Anlässen sollte ein Unternehmen über die Aktualisierung seiner Aufzeichnungen zum geistigen Eigentum nachdenken. Das größte Risiko bei der Registrierung besteht darin, dass im allgemeinen Geschäftsverlauf etwas übersehen wird, was später problematisch wird.

Daher ist es für alle Unternehmen sinnvoll, nicht nur zuverlässig Szenarien zu identifizieren, in denen sie über Registrierungen nachdenken sollten, sondern auch eine Checkliste für die effektive Aktualisierung ihrer Aufzeichnungen zum geistigen Eigentum zu haben. Idealerweise sollten Unternehmen Registrierungen zudem kontinuierlich behandeln, entweder in Zusammenarbeit mit einem externen Anbieter oder intern.

Das Einreichung einer IP-Eintragung mit genauen Unterlagen und das Sicherstellen ihrer Akzeptanz durch die zuständigen Behörden erfordert einen erheblichen Verwaltungsaufwand.

Der Bedarf an einer dedizierten Ressource zur Bewertung, Durchführung und Überwachung des Fortschritts einer Eintragungsanmeldung ist ein wesentlicher Faktor, den ein internes Rechtsteam bei der Planung seines Projekts berücksichtigen muss.

Durch die Berücksichtigung von Umständen, wie z. B. spezifischen Anwendungsanforderungen in verschiedenen Ländern, Regionen und Rechtsräumen, können Sie einen realistischen Zeitplan erstellen. Dieser Zeitplan dient als Indikator für potenzielle Risiken oder Probleme, die möglicherweise zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern, damit sich das Team vorbereiten kann – und so einen beschleunigten Prozess ermöglicht, anstatt die gefürchteten Engpässe zu vermeiden.

Die Erstellung eines Projektzeitplans hilft zudem, einen realistischen Überblick über das für die Projektabwicklung erforderliche Budget und die benötigten Ressourcen zu erhalten. So lässt sich leichter feststellen, ob das IP-Aufzeichnungsprojekt an einen externen Spezialisten ausgelagert werden muss und wo diese Ressourcen am effektivsten eingesetzt werden können.

Die Bedeutung der Zieldefinition bei IP-Eintragungsprojekten kann nicht genug betont werden. So können Sie besser beurteilen, welche Aufzeichnungen zum geistigen Eigentum schnell aktualisiert werden müssen und welche warten können.

• Die Bedeutung der Priorisierung von IP-Aufzeichnungsprojekten

Die Priorisierung kann ein entscheidender Aspekt des IP-Datensatzmanagements sein. Wenn Sie beispielsweise kürzlich ein anderes Unternehmen übernommen haben, müssen Sie wahrscheinlich die Aktualisierung der IP-Eigentümerinformationen zu den neu erworbenen Vermögenswerten priorisieren, bevor Sie sich mit Ihrem bestehenden Portfolio befassen. Ebenso kann es Jurisdiktionen geben, in denen Ihr Unternehmen aktiver ist oder stärkeren Bedrohungen durch Wettbewerber oder Produktpiraterie ausgesetzt ist. Es ist sinnvoll, zu ermitteln, wo das Ausfallrisiko am höchsten ist, und Ihre IP-Datensatzarbeit entsprechend zu priorisieren. So stellen Sie sicher, dass Sie stets auf der sicheren Seite sind.

• Kostenmanagement

Alle Projekte zur Eintragung geistigen Eigentums sind mit Kosten verbunden. Bei großen Portfolios in mehreren Rechtsräumen können sich diese Kosten schnell summieren . Zu diesen Kosten zählen amtliche Gebühren für Änderungen am Eintrag, die Kosten für die Beauftragung von Vertretern zur Einreichung amtlicher Dokumente sowie verschiedene interne Ausgaben für den Zeit- und Ressourcenaufwand für das Projektmanagement.

Es fallen jedoch auch verschiedene versteckte Kosten an, beispielsweise für die Übersetzung von Dokumenten in die Landessprache, die Aktualisierung der Zollunterlagen und die Legalisierung von Dokumenten. In manchen Ländern gelten zudem strenge Fristen für die Erfassung von Eigentümerwechseln. Werden diese Fristen nicht eingehalten, kann dies zu zusätzlichen Kosten führen und das Vermögen gefährden.

Wenn Sie Art und Höhe dieser Kosten kennen, können Sie Ihre IP-Registrierungsprojekte effektiver verwalten. Möglicherweise entscheiden Sie sich nach der Analyse des Umfangs der vor Ihnen liegenden Aufgabe, nur ein Teilregistrierungsprojekt durchzuführen, bei dem Sie sich um die kritischen Assets kümmern und den Rest warten, bis Sie eine höhere Investition rechtfertigen können.

Dieser Ansatz ist zwar schneller, dürfte aber langfristig teurer sein und birgt ein höheres Risiko. Deshalb empfehlen wir die Zusammenarbeit mit einem Spezialisten für IP-Recordings .

• Internes Management versus Outsourcing von IP-Aufzeichnungsprojekten

Wenn Sie Aufzeichnungsprojekte intern durchführen, berücksichtigen Sie unbedingt alle Zeit- und Kostenfaktoren, damit es unterwegs keine Überraschungen gibt. Sie wissen, dass der Prozess gut gemanagt wird, wenn alles reibungslos läuft. Wenn Sie sich für ein externes Team entscheiden, sollte dieses Sie bei jedem Schritt beraten, um sicherzustellen, dass Sie mit der Zusammenarbeit und dem Arbeitsablauf zufrieden sind.

Betrachten wir nun die für den Registrierungsprozess erforderlichen Unterlagen. Wenn Sie von Anfang an alles Notwendige bereit haben, läuft alles reibungslos. Wir möchten daher sicherstellen, dass Sie gut vorbereitet sind.

• Anträge auf Eintragung einer Änderung oder Abtretung (Eintragungsformulare)

Die wohl wichtigsten Dokumente in einem IP- Eintragungsprojekt sind die Anträge auf Eintragung einer Änderung oder Übertragung im entsprechenden Register. Diese Formulare sind bei den nationalen Patent- und Markenämtern erhältlich und können in der Regel in Papierform oder online eingereicht werden.

Diese Eintragungsformulare erfordern die Angaben zum geistigen Eigentum sowie zur Übertragung oder Änderung, die zur Eintragung geführt hat. Beachten Sie, dass die Inhaber beim Ausfüllen dieser Formulare Angaben zum geistigen Eigentum selbst machen müssen – beispielsweise relevante Referenznummern und Beschreibungen. Lassen Sie diese nicht außer Acht. Seien Sie so gründlich wie möglich.

Darüber hinaus müssen Eigentümer ihren Namen und ihre Kontaktdaten sowie die der Partei(en), an die das Eigentum abgetreten wird, angeben. In diesen Formularen muss auch das Datum angegeben werden, ab dem die Abtretung wirksam sein soll.

—> Für die Einreichung dieser Formulare fällt in der Regel eine Gebühr an, die zwar in der Regel gering ist, aber für jede einzelne IP-Änderung zu entrichten ist. In einigen Ländern, darunter Großbritannien, muss zusammen mit allen kostenpflichtigen Dokumenten ein Gebührendokument eingereicht werden. IP-Inhaber müssen sich daher über die für die Einreichung ihres Antrags anfallenden Gebühren und die damit verbundenen weiteren Formulare im Klaren sein.

• Beweisdokumente

Je nach den Umständen können auch weitere Nachweisdokumente erforderlich sein, um die Aufzeichnungen zum geistigen Eigentum zu aktualisieren. Beispielsweise könnten Abtretungsvereinbarungen erforderlich sein. Diese dienen als Ergänzung zu allen anderen amtlichen Dokumenten, die für die Ämter in den Gebieten, in denen das geistige Eigentum registriert ist, benötigt werden, und ermöglichen das korrekte Ausfüllen der primären Antragsformulare.

—>Obwohl es sich nicht um ein Dokument selbst handelt, ist die Legalisierung von Dokumenten ein wichtiger Aspekt bei Projekten zur Registrierung von geistigem Eigentum. Die Legalisierung von Dokumenten ist quasi ein staatlicher Genehmigungsstempel, der den offiziellen Status eines Dokuments bestätigt. Besonders wichtig ist die Legalisierung von Dokumenten bei Projekten, bei denen das geistige Eigentum in mehreren Ländern registriert ist.

Wenn Sie einen Spezialisten für IP-Aufzeichnungen mit der Projektabwicklung beauftragen, benötigen Sie zusätzlich eine Vollmacht . So können Ihre externen Beauftragten in Ihrem Namen handeln und verkürzen den Prozess, da Sie nicht in jeder Phase Ihre Zustimmung einholen müssen.