IPMS를 선택하는 방법

IP 관리 시스템을 선택하는 것은 모든 조직에 있어서 중요한 결정입니다. 선택한 소프트웨어는 모든 요구 사항을 충족해야 할 뿐만 아니라 중요한 데이터를 외부 조직에 맡길 때 보안을 유지하는 것이 가장 중요합니다. Questel 회사인 Equinox의 상무이사인 Sam Nicholson은 IP 관리 시스템을 비교할 때 6가지 주요 질문을 공유합니다.

1. 시작하는 것이 얼마나 쉬운가요?

새로운 IP 관리 시스템(IPMS)을 채택하는 것은 어려울 수 있습니다. 귀하의 조직은 프로세스를 잘 정비된 시스템으로 개선하는 데 수년을 소비하게 될 것이며 새로운 소프트웨어를 도입하면 새로운 복잡성과 문제가 발생할 수 있습니다. 최고의 소프트웨어 제공업체는 가능한 한 쉽게 채택할 수 있도록 번거로움을 최소화하면서 온보딩 프로세스를 안내할 것입니다.

귀하의 IPMS 공급업체는 귀하의 요구 사항에 반응하고 귀하의 프로세스에 맞게 시스템을 조정하는 것을 포함하여 귀하의 특정 요구 사항을 충족할 수 있어야 합니다. 최고의 공급업체는 자사의 소프트웨어가 오늘날의 운영 방식에 어떻게 적응할 수 있는지, 그리고 더 중요하게는 업무 방식을 어떻게 향상시킬 수 있는지 설명할 것입니다. '일률적인' 접근 방식에 안주하지 마십시오.

선택한 시스템에 온보딩할 때가 되면 소프트웨어 제공업체는 프로세스를 최대한 명확하고 따르기 쉽게 만들어야 합니다. 귀하와 귀하의 팀이 첫날부터 소프트웨어를 최대한 활용하는 방법에 대해 확신을 가질 수 있도록 실제 시작하기 전에 시스템에 대한 포괄적인 지침을 기대해야 합니다.

Questel의 친절한 온보딩 팀은 사용자가 선택한 Equinox IP 관리 소프트웨어 의 첫 번째 데모부터 데이터 마이그레이션 및 교육에 이르기까지 전체 프로세스를 통해 사용자를 지원하며 지원은 여기서 끝나지 않습니다. 신규 사용자는 필요할 때마다 빠르고 접근 가능한 지원을 위해 헬프 데스크에 문의할 수도 있습니다.

2. 시스템은 얼마나 잘 관리되고 있나요?

일부 소프트웨어 회사는 수년 동안 업데이트를 출시하지 않아 사용자에게 느리고 취약한 시스템을 제공합니다. 업데이트는 버그를 해결하고 소프트웨어가 원활하게 실행되도록 유지합니다. 그것들이 없으면 문제가 생길 것입니다.

시중에 나와 있는 IPMS 솔루션의 범위를 탐색할 때 소프트웨어가 얼마나 자주 업데이트되는지 물어보고 개발 팀의 품질을 결정하십시오. 훌륭한 개발 팀은 사용자에게 가능한 한 빨리 최신 버전의 소프트웨어를 제공하고 이러한 변경 사항이 조직에 어떤 이점을 줄 것인지 알려줍니다.

Questel 개발 팀은 약 2주마다 소규모 업데이트를 출시하므로 항상 최신 버전을 사용할 수 있습니다. 이러한 업데이트는 새로운 기능, 버그 수정 및 보안 업데이트를 제공합니다. 잘 업데이트된 소프트웨어는 더 안전하고 더 잘 작동하므로 더 적은 것에 만족하지 마십시오!

3. 귀하의 데이터는 얼마나 안전합니까?

보안이 최우선입니다. 조직에서 IPMS 내에 데이터를 저장할 때 해당 시스템의 모든 것이 보호된다는 확신을 100% 느껴야 합니다. 해당 데이터가 소프트웨어 제공업체에 저장되어 있든 조직의 자체 서버에 저장되어 있든 상관없이 사용자에게 최대한의 가시성을 제공하여 안전해야 합니다.

좋은 IPMS에는 철저한 데이터 보안 프레임워크가 마련되어 있습니다. 특히 데이터 관리 및 보안에 초점을 맞춘 지원 수준을 포함하여 공급자가 데이터를 저장하는 방법을 고려하세요. 가용성은 매우 중요하므로 가동 시간에 대해서도 문의하십시오. 민감한 순간에 데이터에 액세스할 수 없다는 사실을 알고 싶지는 않을 것입니다.

Questel에는 데이터 전송 및 관리를 담당하는 전담 데이터 서비스 팀과 최고의 소프트웨어 보안 조치를 보장하는 세심한 운영 팀이 있습니다. 특정 전문 지식을 갖춘 팀을 보유하면 시스템과 데이터의 보안과 가용성을 보장하는 데 적절한 수준의 주의를 기울일 수 있습니다.

4. 전담 지원을 받을 수 있나요?

시스템 사용이나 문제 해결에 도움이 필요한 경우 팀은 즉각적인 지원을 받을 수 있다는 확신을 가져야 합니다. IP 관리는 시간에 민감하고 빠른 조치가 필요합니다. 따라서 부적절한 순간에 문제가 발생하는 경우 IPMS 사용자는 포트폴리오를 순조롭게 유지하기 위해 빠른 해결 방법을 사용할 수 있어야 합니다.

IPMS 제공자의 지원 팀의 품질을 주의 깊게 고려하십시오. 필요할 때 지원을 받을 수 있나요? 귀하의 질문에 얼마나 빨리 응답할 수 있습니까? 가장 강력한 소프트웨어 회사에는 가능한 한 빨리 귀하에게 응답하고 문제를 해결하는 데 도움을 줄 수 있는 전용 헬프 데스크가 있습니다.

당사의 전담 헬프 데스크 팀은 Equinox에 관한 모든 분야의 전문가입니다. 그들은 귀하의 문제를 신속하게 처리하고 광범위한 팀과 협력하여 문제를 해결할 것입니다. 또한 독립적으로 액세스할 수 있는 광범위한 문서 및 비디오 카탈로그가 포함된 멀티미디어 도움말 센터에 대한 액세스를 제공하므로 귀하는 자신의 속도에 맞춰 시스템을 구성하고 학습할 수 있습니다.

5. 귀하의 성장에 따라 소프트웨어가 귀하를 지원합니까?

글로벌 지적 재산 환경은 끊임없이 변화하고 있으며 IPMS는 모든 사용자를 지원하기 위해 이러한 발전을 계속해서 파악해야 합니다. 다음을 제공할 수 있는 IPMS 공급자를 선택하세요.

• 반응형 지적재산권법 업데이트

IP 관리 시스템은 프로세스를 다양한 관할권 요구 사항(법률 파일이라고도 함)에 맞춰 조정하는 사전 설정된 워크플로에 의존합니다. 이는 작업에 주의가 필요할 때 메시지를 표시하여 IP 관리 프로세스를 통해 도움을 주기 때문에 시스템 내에서 사례가 적절하게 처리되도록 입법 개발에 따라 정기적으로 검토하고 업데이트해야 합니다.

강력한 IPMS 공급업체는 입법 개발을 모니터링하고 가능한 한 빨리 사용자에게 업데이트를 발행합니다. 이는 시스템이 정기적으로 유지 관리되고 있으며 사용자에게 중요한 글로벌 법률 리소스를 제공한다는 것을 보여줍니다.

Questel은 국제 IP 법률의 최신 동향을 파악하는 전담 IP 서비스 팀을 운영하고 있습니다. 국가에서 규칙이 변경되면 정기적인 뉴스레터를 통해 사용자에게 알림이 전달됩니다. 또한 법률에 따라 사례를 유지하기 위해 사전 설정된 프로세스가 발효되면 업데이트되도록 할 수도 있습니다. 이렇게 하면 팀에서 작은 작업을 수행하여 IP 포트폴리오 관리에 집중할 수 있습니다.

• 혁신적인 개발

미래 지향적인 개발 팀은 사용자의 요구 사항을 미리 예측합니다. 새로운 법률이나 관행이 시행되면 소프트웨어 제공업체는 이러한 변화를 예상하고 시스템을 사전에 업데이트하여 이를 고려하고 지연을 방지해야 합니다.

예를 들어, 2023년 6월에 단일 특허 시스템이 발효되었을 때 Equinox는 사용자가 거부를 위한 내장 기능을 통해 케이스를 관리할 수 있는 기능을 이미 갖추고 있었습니다.

IPMS를 선택할 때 공급자가 업계 변화에 어떻게 반응하는지 고려하십시오. 공급자가 귀하의 요구를 예상합니까? 소프트웨어의 수명에 대한 확신을 보장하려면 강력한 개발 경험과 혁신적인 접근 방식을 찾으십시오.

• 확장성

포트폴리오가 확장되거나 새로운 팀원이 생기면 IPMS도 함께 확장되어야 합니다. 일부 소프트웨어 제공업체는 조직이 시스템에서 유지할 수 있는 사용자 수를 제한하므로 비즈니스가 성장할 때 어려움을 겪습니다. 결과적으로 조직은 성장에 반대하기보다는 함께 확장할 수 있는 공급업체를 선택하는 데 주의를 기울여야 합니다. IPMS는 회사의 성장을 도울 의지와 능력이 있어야 합니다.

“우리 회사가 빠르게 성장함에 따라 복잡성과 정교함도 함께 성장할 수 있는 모듈식 IPMS로서 Questel의 Equinox 시스템을 선택한 것이 정당하다고 생각합니다. Equinox Law Firm 사용하면 회사가 시작한 소규모 규모에서도 운영할 수 있으면서도 규모에 맞는 워크플로우를 마련할 수 있습니다.”
David Müller-Wiesner, 상표 및 변리사, GLMR의 주주

Questel의 Equinox 소프트웨어는 완벽하게 확장 가능합니다. 당사의 IPMS는 귀하의 조직이 성장함에 따라 귀하를 따라갈 뿐만 아니라 귀하의 성장을 지속하는 데에도 도움이 됩니다. 많은 사용자가 새로운 직원을 채용하고 새로운 고객을 확보하면서 원활한 전환을 경험했습니다.

6. 시스템은 얼마나 적응 가능하고 접근 가능한가?

귀하는 IP 관리 프로세스를 완성하는 데 수년을 보냈으며 귀하의 소프트웨어는 귀하의 요구 사항에 맞게 작동해야 합니다. 더 좋은 점은 능력을 향상시키고 영향력을 극대화해야 한다는 것입니다. 최선의 선택을 하려면 다음 사항을 주의하십시오.

• 강력한 구성 옵션

한 IP 전문가는 프로세스에 사용되는 용어만큼 세분화되고 고객 또는 리더십과 의사소통하는 방식만큼 광범위하여 다음 전문가와 다르게 운영됩니다. 귀하의 조직은 다른 조직과 다릅니다. 그런데 왜 보편적인 접근 방식에 만족합니까?

IPMS를 채택할 때 팀이 적응하도록 강요하기보다는 기존 프로세스에 적합하고 이를 향상시키는 IPMS를 선택하십시오.

Questel의 Equinox 소프트웨어는 귀하가 이미 사용하고 있는 프로세스를 향상시키도록 설계되었습니다. 온보딩 프로세스의 일환으로 우리는 조직이 이미 어떻게 운영되고 있는지 고려하고 프로세스를 향상시키기 위해 시스템을 구성할 수 있는 방법을 탐색하는 시간을 갖습니다. 이는 광범위한 카탈로그에서 사전 설정된 프로세스를 선택하고 업로드하는 데 도움을 줌으로써 수행되며 시스템 인터페이스에서 사용되는 용어를 변경하는 것만큼 작은 세부 사항까지 확장할 수 있습니다. 귀하의 IPMS는 귀하의 업무에 적합하고 향상시키기 위해 가능한 한 많은 변경을 수행해야 합니다.

• 소프트웨어 통합

이메일부터 청구서까지 IP 전문가는 업무를 수행하기 위해 광범위한 소프트웨어 시스템을 사용합니다. 그들이 선택한 IPMS는 해당 시스템과 원활하게 통합되어 사례를 최대한 간단하게 처리할 수 있어야 합니다. Equinox 소프트웨어에는 다양한 통합 기능이 포함되어 있습니다.

Microsoft Office 플러그인을 사용하면 템플릿과 원본 문서를 생성, 편집하고 시스템에 저장할 수 있으며 모든 내용은 해당 케이스와 함께 저장됩니다. 또한 템플릿 이메일을 생성하고 알림을 쉽게 자동화할 수 있는 편리한 이메일 통합 기능도 있습니다. Xero, Sage, Billtrader 등 인기 있는 금융 및 회계 서비스를 통합하여 관리할 수도 있습니다.

중요한 것은 Equinox IPMS가 특허 갱신 , 상표 갱신 , 상표 허가 및 감시 소프트웨어, 특허 데이터 및 IP 서비스 포털을 위한 전용 커넥터를 포함하여 광범위한 IP 관리 관련 서비스와 원활하게 작동한다는 것입니다.

• 접근성 및 가용성

IPMS는 사용하기 쉽고 어디서나 사용할 수 있어야 합니다. 클라우드 기반 및 브라우저 액세스 가능 시스템은 다양한 장치에서 액세스할 수 있고 시간이 많이 걸리는 소프트웨어 다운로드가 필요하지 않으므로 최선의 옵션입니다. 이를 통해 팀은 시스템에 더 빠르게 액세스하고 필요할 때 응답을 유지할 수 있습니다. 원격 데스크톱에 대해 걱정할 필요가 없으므로 재택근무에서도 훨씬 더 간단합니다.

소프트웨어 인터페이스는 이해하기 쉽고 이해하기 쉬워야 합니다. 귀하의 소프트웨어에 대한 현대적이고 명확하며 산뜻한 디자인은 다른 요소에 비해 주요 우선 순위처럼 보이지 않을 수 있습니다. 그러나 귀하와 귀하의 동료가 매일 IPMS를 사용하는 경우 소프트웨어 작동이 간단한지 확인하는 것이 필수입니다.

IPMS를 선택할 때 기억해야 할 주요 사항

업무 방식에 맞게 구성하고 구성할 수 있는 IP 관리 시스템을 채택하는 것이 좋습니다. 귀하의 조직은 IP 관리에 대한 관행, 방법 및 접근 방식을 연마하는 데 수년을 보냈습니다. IPMS는 작업 방식을 향상해야 하며 팀을 모든 시스템에 적용할 수 있는 획일적인 시스템에 강요해서는 안 됩니다.

기업이 성장하면 선택한 IPMS도 함께 성장해야 합니다. 소프트웨어 사용 기간을 고려하십시오. 새로운 직원이나 고객을 맡는 경우, 귀하가 사용하는 소프트웨어가 귀하의 성공을 지원하고 가속화할 준비가 되어 있다는 확신을 가져야 합니다.

귀하의 IPMS 공급자는 업계 동향을 파악하고 귀하의 요구 사항을 예측해야 합니다. 귀하는 귀하의 소프트웨어가 시스템 및 사전 설정된 프로세스에 대한 정기적인 업데이트를 통해 귀하가 운영하는 모든 관할권에 맞춰 유지된다는 점을 확신해야 합니다. 법적 기술이 점점 더 통합되도록 발전함에 따라 IPMS는 이러한 궤적을 따르고 사용하는 다른 서비스와 가능한 한 많은 통합을 포함해야 합니다.

전반적으로 IPMS를 선택하는 가장 좋은 방법은 시스템을 처음 접하는 순간부터 지원이 필요할 때까지 소프트웨어 사용 경험의 품질을 고려하는 것입니다. 첫날부터 서비스에 대한 확신을 주는 제공업체를 선택하세요.

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