지적 재산 관리: 디지털 시대에 성과를 극대화하는 방법

마감일 알림부터 프로젝트 협업, 데이터 검증, 전체 워크플로우 자동화에 이르기까지 디지털화는 전통적인 지적 재산 관리 방식에 혁명을 일으키고 있습니다. Questel의 Nathalie Mantrand-Foussadier가 IP 데이터 및 프로세스 중앙 집중화의 이점을 포함하여 오늘날의 디지털 도구를 최대한 활용하는 방법에 대해 설명합니다.

지난 수십 년 동안 디지털화로 인해 전통적으로 종이 기반의 지적 재산 관리 관행이 온라인으로 전환되었지만 모든 IP 부서가 디지털 도구를 최대한 활용할 수 있는 것은 아닙니다. 기술에 대한 접근은 솔루션의 일부일 뿐이므로 IP 리더는 기존 도구와 미래 도구를 최대한 활용하기 위해 IP 관리 모델을 가장 잘 조정하는 방법도 고려해야 합니다.

기업 지적재산권 관리의 진화

전통적으로 사내 IP 부서는 현지 대리인과만 소통하고 외국 대리인, 현지 검색 회사, 연금 제공자, 번역 대행사 및 파일링 회사에 대한 선택과 관리를 그들에게 맡겼습니다(아래 이미지 1 참조). 그러나 오늘날 대부분의 기업 IP 팀은 법률 업무와 관리 및 기술 업무를 분리하여 외국 대리인 및 IP 제공자와 직접 거래하므로 대리인은 부가 가치 법률 자문에만 집중합니다(아래 이미지 2 참조).

이 새로운 모델은 더 큰 통찰력과 통제력은 물론 비용상의 이점도 제공합니다. 그러나 여러 공급업체(및 도구)를 관리하면 조달에서 비용 관리, 서신에서 송장 발행에 이르기까지 내부 팀에 더 많은 관리 작업량이 발생할 수 있습니다.

그 결과, 현재 많은 기업이 중앙 집중식 IP 서비스 모델로 전환하고 있습니다. 이 모델은 법률 자문 서비스를 계속 분리하면서도 기술 및 관리 IP 서비스를 단일 연락 창구에 맡기고 있습니다(아래 이미지 3 참조).

이미지 1-3: 시간에 따른 지적 재산 관리의 발전

중앙 집중식 지적 재산 관리를 위한 동인

중앙 집중식 IP 서비스 모델로 전환하는 주요 동인에는 시간, 예산, 효율성, 투명성, 위험 관리 및 품질 관리가 포함됩니다.

• 시간과 비용: 예산 제약, 채용 동결 등 최고 경영진의 내부 압력으로 인해 내부 팀은 노력을 어디에 어떻게 투자할지 검토하게 되었습니다. 일람표를 최신 상태로 유지하고 기한을 맞추는 것은 협상할 수 없지만 이에 수반되는 법률 보조원 팀의 업무량이 많기 때문에 해외 신고, 연금/갱신, 기록 및 기타 IP 워크플로우를 단순화해야 합니다.
• 효율성 및 성능: IP 부서는 더 적은 리소스에 액세스할 수 있지만 여전히 동일한 기능을 수행해야 합니다. 팀이 간결해지면 시간과 대역폭이 줄어들고 관리 작업이 사용 가능한 리소스를 빠르게 소모할 수 있습니다.
• 위험 및 품질: 신뢰할 수 있는 에이전트 네트워크를 관리하고 유지하려면 상당한 시간 투자가 필요합니다. 마감 기한을 놓치거나 품질이 낮거나 일관되지 않은 번역과 관련된 위험을 고려하면 사전 품질 관리가 매우 중요합니다.
• 투명성 및 송장 관리: 비용 및 송장 관리는 일관되지 않고 종종 복잡한 여러 송장을 조정해야 하고 사전 합의된 수수료 일정에도 불구하고 요금에 풍선 효과가 발생할 위험이 있어 골치를 더할 수 있습니다.
  

기술과 자동화의 이점

디지털화는 IP 부서가 기록 관리를 중앙 집중화하고, 워크플로를 자동화하고, 데이터를 확인하고, 송장을 분석하고, 협업을 강화할 수 있도록 하여 이러한 모든 과제에 대한 솔루션을 제공합니다. 표준화되고 인증된 '기술 기반' 프로세스는 위험을 줄이고, 품질을 개선하며, 일관성과 생산성을 높입니다. 하나의 파트너, 하나의 연락 창구, 하나의 지침, 하나의 송장을 관리함으로써 IP 부서는 관리 시간을 절약하고 IP 지출에 대한 투명성을 확보하며 대량 협상 요율로 인한 규모의 경제 혜택을 누릴 수 있습니다.

예를 들어 Questel의 보안 IP 서비스 웹 플랫폼을 통해 고객은 추가 가입 비용 없이 모든 서비스 제공을 추정, 배치, 추적 및 액세스할 수 있습니다. 이 중앙 집중식 워크플로 플랫폼은 당사의 일람표 작성 및 AI 기반 도구, 무료 비용 관리 서비스와 완전히 통합되어 통합 송장 발행 , 세부 송장, 정액 요금 가격 모델 및 숨겨진 비용 없이 완벽한 투명성을 제공합니다.

IP 디지털화가 실제로 작동하는 방식: 갱신

갱신을 예로 들어보겠습니다. 지난 세기에는 갱신 관리에 많은 시간이 소요되는 수동 작업이 필요했습니다. 이해하고 준수해야 할 매우 다양하고 복잡한 법률 시스템과 형식, 그리고 엄청난 오류 위험으로 인해 기업은 값비싼 수수료를 받고 접근 및 통제가 거의 불가능했습니다.

오늘날 많은 IP 부서에서는 여전히 불필요한 노력과 비용을 지불하고 있으며, 회사에 가치를 더하지 않는 관리 업무에 너무 많은 시간, 자원, 예산을 지출하고 있습니다. 그러나 이제 고도로 전문화된 이 서비스의 자동화를 향한 분명한 추세가 있으며, 특히 이 서비스가 수동 프로세스보다 사용하기 쉽고, 효율성이 높고, 신뢰성이 높으며 훨씬 저렴하다는 이점이 있습니다.

IP 갱신 디지털화: 사용 사례

약 3,500개의 특허권을 보유하고 있는 국제적인 자동차 브레이크 공급업체는 연금 관리 의 행정 업무 부담을 줄이고 데이터 품질을 개선하기 위한 지원을 받기 위해 Questel에 연락했습니다.

IP 관리 시스템(IPMS)과 PAVIS/Questel 연금 지급 서비스 간의 완전 자동화된 보안(암호화) 실시간 통신을 지원함으로써 직접적이고 즉각적인 데이터 교환을 보장할 수 있었습니다. 이를 통해 이메일로 데이터나 영수증을 보내고 송장을 기록하는 데 필요한 수동 단계가 제거되어 고객의 시간과 리소스가 절약됩니다. 동기화된 데이터베이스와 즉각적인 처리 덕분에 고객은 항상 갱신에 대한 최신 정보에 액세스할 수 있습니다.

우리는 또한 다음과 같은 추가적인 특정 요구 사항도 충족했습니다.

• → 맞춤형 송장 형식 및 월별 송장 발행을 통한 유연성;
• → 시간이 많이 걸리는 프로세스 단계 제거;
• → 매우 짧은 취소 기간을 통한 유연성;
• → 문제 없는 PAVIS 도입 PAVIS 지원팀과의 연결은 항상 전화로 가능합니다.
• → 단 한 번의 클릭으로 간편한 보고 및 예산 예측이 가능합니다.
• → 암호화된 데이터 교환;
• → 변화 관리 전문 지식을 갖춘 신뢰할 수 있는 파트너 지원.

IP 번역 의 디지털화: 이를 위한 API도 있습니다

프로세스를 완전히 자동화함으로써 디지털화는 중요한 작업을 이메일에서 멀어지게 하여 보안, 투명성, 제어를 향상시키고 작업량과 오류 위험을 줄입니다. 그러나 IP 부서가 이러한 디지털 도구를 최대한 활용하려면 도구를 연결해야 하며, 그렇지 않으면 여러 로그인을 관리하거나 여러 데이터 입력 단계가 필요합니다.

Questel의 IP 서비스 포털은 독립형 솔루션으로 사용하거나 API를 통해 기존 IPMS에 직접 통합하여 시스템 간에 데이터가 원활하게 공유되도록 할 수 있습니다. 예를 들어, 우리는 자동차 분야의 또 다른 국제 클라이언트(이번에는 약 2,000개의 실제 특허군 보유)를 지원하여 QSP 및 포괄적인 비용 절감 솔루션을 사용하여 외국 기업을 단순화함으로써 효율성과 비용 절감에 큰 영향을 미치도록 했습니다.

고객의 '기존' 환경에서는 현지 대리인을 통해 우선 출원을 제출하고, 현지 대리인(또는 내부 당사자)을 통해 PCT를 제출하고, 국가 및 지역 출원 및 기소(US, EP, BR, KR, JP)를 관리했습니다. , CN…) 외국 에이전트 네트워크를 통해 직접.

새로운 설립 하에서 현지 대리인은 부가가치 법률 자문 서비스(초안 작성, PCT 및 국내 기소 포함)를 계속 제공하지만 Questel은 검색, 번역, 출원 및 심사를 포함하여 외국 출원에 필요한 모든 행정 및 기술 업무를 관리합니다. 검증 절차, 갱신 및 비용 관리 (수수료 일정 및 규정 준수 관리).

고객은 번역 품질이 유지되고, 새로운 프로세스의 온보딩이 상당히 순조롭게 이루어졌으며, 회사는 기소 업무를 위해 기존 네트워크에 계속 의존할 수 있고, 법률 보조원 팀이 시간과 비용을 절약했기 때문에 새로운 프로세스에 매우 만족했습니다. 효율성이 향상되었습니다. 이제 번역 및 파일링 지침을 위한 단일 연락 창구만 갖게 되었습니다. Questel은 이제 에이전트 네트워크를 대신하여 비용을 관리하고 송장을 통합하며 고객을 대신하여 글로벌 수수료 일정을 협상합니다.

우리는 고객에게 추가 비용 없이 제공되는 비용 관리 서비스를 통해 외국 서류 제출 시 상당한 비용 절감 효과를 얻을 수 있음을 확인했습니다. 이 경우 고객의 이전 프로세스에 비해 20%의 비용 절감 효과를 얻을 수 있었습니다.

지적재산권 관리: 원가 관리 서비스란 무엇입니까?

Questel의 비용 관리 서비스 는 해외 서류 제출 , EP 검증 및 번역 비용을 절감하도록 설계된 포괄적인 비용 최적화 프로그램입니다.

평균적으로 다음 세 가지 주요 단계를 통해 고객에게 외부 IP 지출(공식 수수료 제외)을 20-30% 절감합니다.

• 1. 송장 감사: 주로 관리 비용에 초점을 맞춘 당사의 전문가 팀이 귀하의 변리사 비용을 감사하여 IP 수명주기 전반에 걸쳐 잠재적인 절감 효과를 모두 파악합니다.
• 2. 수수료 일정 설정 및 협상: 당사 팀은 16년 이상의 전문 지식을 바탕으로 단계별 수수료 일정을 설계하고 구현합니다.
• 3. 규정 준수 검토 및 벤치마크 보고서: 협상된 수수료가 지속적이고 일관되게 구현되도록 하기 위해 송장을 모니터링 및 검토하고 에이전트 요금에 대한 자세한 통찰력을 제공합니다.

귀하의 IP 조직이 IP 프로세스를 개선하고 비용 절감을 달성하도록 지원할 수 있는 방법을 알아보려면 지금 당사에 문의하십시오 .

Nathalie Mantrand-Foussadier는 Questel의 지역 영업 관리자입니다.