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문서 관리가 효율적인 IP 관리의 숨겨진 영웅인 이유
블로그 게시물 / 게시됨, 2024년 11월 21일

문서 관리가 효율적인 IP 관리의 숨겨진 영웅인 이유

overview

IP 관리 시스템이 점점 더 진보된 기술을 활용함에 따라 하나의 시스템에서 정리할 수 있는 것이 훨씬 더 많아졌습니다. 그러나 조직에 적합한 IPMS를 선택할 때는 문서 관리의 기본 사항을 올바르게 파악하는 것이 중요합니다. 클라이언트가 문서를 효과적으로 관리할 수 있도록 하는 Equinox IP 관리 소프트웨어의 편리한 기능을 알아보세요.

기업들이 과거의 종이와 스프레드시트 시스템에 마지막 작별 인사를 하는 가운데, 올바른 웹 기반 IP 관리 시스템(IPMS)을 선택하는 것은 까다로울 수 있습니다. 귀하의 IPMS는 조직의 미래를 보호하는 데 도움이 되도록 혁신적이어야 하지만, 또한 기본 요소를 올바르게 구현해야 하며, 문서 관리가 이러한 중요한 요소 중 하나입니다.

효과적인 문서 관리의 숨겨진 역할

IP 전문가들은 매일 업무에 문서 관리 도구를 활용하기 때문에 효율성이 향상될 수 있는 잠재적 이점을 과소평가할 수 없습니다.

IP 관리 분야에서 수년간의 경험을 쌓은 당신은 현재 도구의 제한을 해결할 방법을 찾았을 것입니다. 하지만 필요한 개선 사항을 도입할 수 있다면 어떨까요?

당사의 Equinox IP 관리 소프트웨어 사용자의 문서 관리를 최대한 원활하게 만들어 주는 여러 가지 편리한 기능을 포함하고 있습니다.

효과적인 문서 관리의 숨겨진 역할
당신의 길을 정리하세요
  • 사용자 정의 가능한 폴더 시스템
    기본 사항부터 시작하여 편리한 폴더 시스템을 사용하여 문서를 정리하고, 작업 방식에 맞게 폴더 제목을 변경할 수 있습니다. 예를 들어, 한눈에 보기 쉽게 수신 및 발신 폴더를 사용하거나, 파일 유형별로 정리하거나, 심지어 팀에서 사례에 사용하는 언어에 맞게 제목을 변경할 수도 있습니다.
  • 문서를 직접 변경하세요
    선택한 Equinox IP 관리 소프트웨어 에서 문서 파일을 보고, 편집하고, 업데이트하고, 바꿀 수 있습니다. 변경한 내용은 모두 기록되어 전체 가시성을 확보할 수 있으며 필요한 경우 이전 버전으로 되돌릴 수 있습니다.
  • 필요한 문서를 찾으세요
    효과적인 문서 관리의 또 다른 측면은 필요한 파일을 쉽게 찾을 수 있는 능력입니다. 글로벌 검색 창을 사용하면 시스템의 어느 곳에서나 특정 문서를 빠르게 찾을 수 있습니다. 또는 관련 사례로 이동하여 해당 문서를 검색할 수 있습니다.
고객과의 소통을 중앙화하세요

이메일로 정리된 고객 서신이 너무 많기 때문에 선택한 IPMS는 이메일 보관을 간소화하고 중앙 집중화할 수 있어야 합니다. Equinox IP 관리 소프트웨어 에는 시스템에 이메일을 저장하기 위한 수많은 옵션이 포함되어 있습니다.

  • 사서함 통합
    가장 인기 있는 도구는 사서함 통합입니다. 이를 통해 "중요한 내용에 저장"하거나, 다른 말로 하면 사건에 보낼 내용을 선택할 수 있습니다. 사건 번호를 사용하면 이메일이 IPMS의 관련 사건으로 전송되므로 사건과 관련된 이메일을 보내거나 받을 때마다 다른 모든 사건 문서와 함께 자동으로 저장되어 시간을 절약하고 이메일이 기록에 추가되지 않을 가능성을 최소화할 수 있습니다.
  • 자동 전달 이메일
    사서함 통합의 대안으로, 이메일이 Equinox IPMS로 자동 전달되도록 설정할 수 있습니다. 또는 원하는 경우, 어떤 서신을 귀하의 시스템으로 보내야 하는지 개별적으로 선택할 수 있습니다.
  • 자동 저장 송장
    또 다른 인기 있는 옵션은 송장에 대한 자동 저장을 설정해서 클라이언트에게 보낼 때 각 송장의 사본이 해당 사례에 저장되도록 하는 것입니다.
  • 수동 옵션
    항상 수동 옵션도 사용할 수 있습니다. 간단한 "드래그 앤 드롭" 방법을 사용하거나 파일 탐색기에서 Equinox IPMS에 파일을 업로드하세요.
협업을 강화하세요
  • 문서 할당
    Equinox IP 관리 소프트웨어 는 팀과의 협업을 간편하게 해줍니다. 처리할 준비가 되면 동료에게 케이스 문서를 할당하여 처리할 수 있습니다. 동료는 자동으로 문서가 자신의 주의를 끌 것이라는 알림을 받고 대시보드에서 작업으로 볼 수 있습니다. 또는 누군가가 문서를 단순히 알게 하려는 경우 해당 문서를 정보로 표시할 수 있습니다. 즉, 처리하라는 메시지가 표시되지 않고도 문서를 볼 수 있습니다.
  • 체크아웃 기능
    여러 팀원이 케이스를 작업하는 경우 문서가 정확하게 편집되고 변경 사항이 효과적으로 추적된다는 안도감을 원합니다. Equinox IPMS에서 체크아웃 기능을 사용하면 문서를 체크아웃한 사람만 편집할 수 있으며, 다시 체크인할 때까지 편집할 수 있습니다. 또 다른 보호 계층으로, 팀에서 편집한 문서의 모든 버전은 Equinox IPMS에 저장되므로 필요한 경우 이전 버전으로 되돌릴 수 있습니다.
  • 대시보드 및 보고
    Equinox IP 관리 소프트웨어 는 읽지 않거나 미처리 문서를 쉽게 볼 수 있도록 여러 옵션을 제공합니다. 표준적인 방법은 시스템에서 알림을 확인하는 것입니다. 인기 있는 옵션은 정기적으로 이메일로 전송되도록 예약할 수 있는 이 정보를 수집하는 보고서를 생성하는 것입니다. 또 다른 방법은 대시보드에 위젯을 만들어 주의를 끌기 위해 표시된 모든 문서를 끌어오는 것입니다. 즉, Equinox IPMS를 벗어나지 않고도 미처리 작업을 한눈에 볼 수 있습니다.
클라이언트와 문서 공유

고객(또는 내부 사업부)이 필요한 정보에 접근할 수 있도록 하면 고객과 신뢰할 수 있고 전문적인 관계를 구축하는 데 도움이 됩니다.

당사의 클라이언트 액세스 포털은 클라이언트가 IP 포트폴리오에 대한 정보에 안전하고 독립적으로 액세스할 수 있게 해주는 대단히 인기 있는 도구입니다. 광범위한 기본 설정 옵션을 활용하여 포털 뷰를 원하는 만큼 많은 정보나 적은 정보를 표시하도록 설정할 수 있습니다. 클라이언트마다 다를 수도 있습니다!

클라이언트 액세스를 위해 사례 문서를 할당하거나, 선택한 사례를 대량으로 잠금 해제하면 클라이언트 액세스 포털에서 액세스할 수 있습니다. 또한 IP 자산을 계속 관리하는 동안 보고서와 정보를 안전하게 업로드하고 다운로드할 수 있는 편리한 공간이기도 합니다.

클라이언트 액세스 포털은 클라이언트 경험을 향상하도록 설계되었습니다. 회의와 이메일의 필요성을 완전히 없애지는 못하지만, 클라이언트를 위한 즉시 사용 가능한 셀프 서비스 옵션으로 작용하여 팀의 부담을 약간 덜어줄 수 있습니다.

PTO 알림 추적

공식적인 사무실 업데이트에 따라 사건을 처리하는 것이 가장 중요하며, 당사는 이 작업을 단순화하는 강력하면서도 사용하기 쉬운 솔루션을 제공하기 위해 열심히 노력해 왔습니다.

당사의 Equinox IP 관리 소프트웨어 공식 사무소와 수많은 통합을 제공합니다. 당사의 강력한 데이터 가져오기 및 비교 도구를 사용하여 글로벌 PTO에서 자동 업데이트를 받을 수 있으며, EPO 및 USPTO 사서함 통합을 추가하여 유럽 특허청(EPO) 및 미국 특허 및 상표청(USPTO) 통신을 Equinox IPMS로 직접 받을 수 있습니다. 이러한 유형의 통합은 당사 사용자에게 매우 인기가 많았습니다.

번거로움 없는 문서 관리를 즐기세요

체계적으로 업무를 정리하고, 서신을 자동으로 저장하고, 협업적으로 작업하고, 모든 이해관계자의 경험을 개선하는 데 도움이 되는 신중하게 고안된 도구가 가득한 Equinox IP 관리 소프트웨어 바로 여러분이 기다리던 IPMS일 수 있습니다.

' 연결, 통합, 최적화: 지적 재산권 소프트웨어에 영향을 미치는 세 가지 트렌드 ' 라는 기사를 읽고 가능성을 알아보고 , Equinox IP 관리 소프트웨어 제품군을 살펴보거나 , 전담 지원을 위해 해당 분야 전문가 에게 문의하세요 .

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