Was sind Legal (Legal Ops)?

Laut der renommiertesten Quelle für Legal Operations-Informationen definiert das Unternehmen Legal Operations Consortium (CLOC) „Legal Operations“ (oder Legal Ops) als eine Reihe von Geschäftsprozessen, Aktivitäten und Fachleuten, die es Rechtsabteilungen ermöglichen, ihre Kunden effektiver zu betreuen durch die Anwendung geschäftlicher und technischer Praktiken auf die Erbringung juristischer Dienstleistungen. Legal Ops bietet strategische Planung, Finanzmanagement, Projektmanagement und Technologieexpertise, die es Juristen ermöglicht, sich auf die Bereitstellung von Rechtsberatung zu konzentrieren. Mit anderen Worten: Das Legal Ops-Team konzentriert sich auf das Rechtsgeschäft, während sich die Anwälte auf die Rechtspraxis konzentrieren.

Durch die Kombination aller rechtlichen und geschäftlichen Aktivitäten, Prozesse und Mitarbeiter kann ein internes Rechtsteam die rechtlichen Anforderungen seines Unternehmens mithilfe eines strategischen Geschäftsansatzes erfüllen. Im Gegensatz zu herkömmlichen juristischen Rollen, die sich auf die Verwaltung der täglichen Aufgaben des Unternehmens konzentrieren, unterstützen Legal Operations-Teams interne Anwälte mit Fähigkeiten wie Planung, Finanzmanagement, Lieferantenmanagement, Sachverhaltsmanagement, Technologiemanagement und Rechtsdatenanalyse. „Was sind Legal Operationen?“ kann dadurch beantwortet werden, dass die beiden universellen Ziele der Mitglieder berücksichtigt werden: Maximierung der Effizienz bei gleichzeitiger Kostensenkung .

Was Legal Operationen sind, hat sich im Laufe der Zeit geändert

Der besondere Schwerpunkt interner Rechtsabteilungen lag ursprünglich auf der Verwaltung und Minderung von Risiken für das Unternehmen und seine Mitarbeiter. Im Laufe der Jahre mussten Rechtsteams bald mehr Aufgaben übernehmen als nur Corporate Governance, Schutz des geistigen Eigentums, Rechtsstreitigkeiten und die Verwaltung externer Anwälte. Nach der Mitte der 2000er Jahre kam es zu einem dramatischen Umdenken, das neue Fähigkeiten erforderte, um die Arbeit der Rechtsteams in Bereichen wie Personalwesen, Unternehmensführung usw. zu optimieren. Dies erleichterte die Schaffung einer leistungsfähigeren Rechtsabteilung des Unternehmens mit einem breiteren Spektrum und vielfältigere Fähigkeiten.

Als sich der Bedarf an Legal Ops-Funktionen weiterentwickelte, zeigte sich, dass die Verwendung einer juristisch-unternehmerischen Denkweise einen vielversprechenderen Weg zu Effizienz, Transparenz und Kosteneinsparungen darstellt. Dies führte zu einer neuen Denkweise, die zeigte, warum das Legal Operations-Team einen Mehrwert für das gesamte Unternehmen darstellte. Das Team beschäftigte sich mehr mit der Strategieentwicklung, der Verbesserung von Prozessen und der Innovation, statt nur mit dem Schutz des Unternehmens und der Beratung von Führungskräften.

Quelle: ACC 2022 CLO-Bericht

Der ACC- Bericht 2022 ergab, dass 60 % der Rechtsabteilungen mindestens eine Rolle im Legal Operations hinzugefügt haben. Bei unserem Ascent ELM Kundenstamm haben wir Stellenbezeichnungen für Legal Operations Manager in Rechtsabteilungen gesehen, in denen nur fünf Personen beschäftigt waren, aber auch einige, die noch kleiner waren. Dieser Bericht zeigt ein Wachstum von 13 % seit 2018. Laut ACC-Marktforschung beschäftigen Legal Ops-Abteilungen durchschnittlich etwa vier Mitarbeiter.

„Was sind Legal Operationen?“ – Definiert durch die 12 Schlüsselkompetenzen von CLOC

Als sich der Einsatz von Legal Operations-Teams immer mehr im Mainstream durchsetzte, veröffentlichte die „12 Kernkompetenzen“-Liste des Unternehmen Legal Operations Consortium (CLOC) Aktualisierungen der ursprünglichen 12 Legal Operations-Kernkompetenzen oder -Funktionen:

Quelle: cloc.org

1. Finanzmanagement (Grundstufe)

Verwalten Sie das Abteilungsbudget. Verfolgen Sie Rückstellungen und Prognosen. Arbeiten Sie mit der Finanzabteilung zusammen, um Ausgabentrends, potenzielle Kosteneinsparungen und Effizienzmöglichkeiten zu ermitteln.

1. Firmen- und Lieferantenmanagement (Grundlagenniveau)

Erstellen Sie ein Lieferantenmanagementprogramm, um eine qualitativ hochwertige externe Beratungsunterstützung zu den richtigen Preisen und zu optimalen Honorarvereinbarungen sicherzustellen. Führen Sie regelmäßige Geschäftsbewertungen durch. Honorarvereinbarungen aushandeln. Fördern Sie die Governance der Abrechnungsrichtlinien.

1. Funktionsübergreifende Ausrichtung (Grundlagenebene)

Schaffen und fördern Sie Beziehungen zu anderen wichtigen Unternehmensfunktionen wie HR, IT, Finanzen und Arbeitsplatzressourcen. Repräsentieren Sie die Legal bei CLOC.

1. Technologie- und Prozessunterstützung (Foundational Level)

Erstellen Sie eine langfristige Technologie-Roadmap, einschließlich Tools wie E-Billing/Angelegenheitsmanagement, Vertragsmanagement, Content-Management, IP-Management, Geschäftsprozessmanagement, E-Signatur, Vorstandsmanagement, Compliance-Management, Legal Hold, Niederlassungsmanagement usw.

1. Servicebereitstellung und alternative Supportmodelle (Fortgeschrittenenstufe)

Steigern Sie die Effizienz Ihrer Abteilungen, indem Sie die richtigen Ressourcen für die richtigen Aufgaben nutzen, einschließlich der Nutzung von Managed Services, LPOs und anderen Dienstanbietern und Technologien.

1. Organisationsdesign, Support und Management (Fortgeschrittenenniveau)

Sorgen Sie für eine verbesserte GC-Mitarbeiter- und Gesamtleistung des Teams, indem Sie das Team globalisieren und eine Kultur des Wachstums, der Entwicklung, der Zusammenarbeit und der Verantwortlichkeit schaffen.

1. Kommunikation (Fortgeschrittenes Niveau)

Arbeiten Sie im gesamten juristischen Ökosystem zusammen, um konsistente globale Prozesse zu schaffen, vom Onboarding bis hin zur komplexen Projektmanagementunterstützung. Veröffentlichen Sie regelmäßige Abteilungsmitteilungen, planen und führen Sie alle Mitarbeiter aus.

1. Datenanalyse (Fortgeschritten)

Sammeln und analysieren Sie relevante Daten aus Abteilungstools und Branchenquellen, definieren Sie Ziele, um Metriken und Dashboards bereitzustellen, die die Effizienz steigern und Ausgaben optimieren usw.

1. Prozessunterstützung und IP-Management (Mature Level)

Unterstützen Sie E-Discovery, Legal Hold und Dokumentenprüfung.

1. Wissensmanagement (Mature Level)

Erzielen Sie Effizienzsteigerungen, indem Sie durch die Organisation und Zentralisierung wichtiger Vorlagen, Richtlinien, Prozesse, Memos und anderer Erkenntnisse einen nahtlosen Zugriff auf juristisches und institutionelles Wissen der Abteilungen schaffen.

1. Information Governance & Records Management (Fundamentaler Reifegrad)

Erstellen Sie ein Datenverwaltungsprogramm, einschließlich eines Zeitplans zur Datenaufbewahrung, Richtlinien und Prozessen. Unterstützen Sie Angelegenheiten des geistigen Eigentums.

1. Strategische Planung (reife Ebene)

Erstellen Sie eine langfristige Strategie, indem Sie Jahresziele und entsprechende Kennzahlen aufeinander abstimmen.

CLOC hat dieses Ranking des Reifegrads erstellt, den jede Rechtsabteilung einhält, um dabei zu helfen, eine Reihe von Messkriterien festzulegen, die alle Legal verwenden können. Die Grundlage für den Reifegrad hängt davon ab, wie viele dieser Kernfunktionen Ihr Rechtsteam bewältigen kann. Im Idealfall kann eine effektive Legal Ops-Abteilung die meisten dieser Funktionen implementieren und effektiv verwalten. Mit steigendem Reifegrad verbessern sich Effizienz und Prozesse gemeinsam mit dem Team. Die Idee hinter der zunehmenden Reife des Legal Ops besteht darin, das Legal Ops-Team in die Lage zu versetzen, sich um die geschäftlichen Aspekte des Rechts zu kümmern, was wiederum den Anwälten und anderen Komponenten des Rechtsteams ermöglicht, sich auf ihre Kernaufgabe, die Ausübung der Rechtspraxis, zu konzentrieren. Gemeinsam ist das Geschäft erfolgreicher!

Aufbau eines effektiven Teams

Laut dem neuesten Management-Benchmarking-Bericht der Association of Unternehmen Counsel (ACC) haben 54 % der Rechtsabteilungen das Budget für ein formelles Legal Operations-Team hinzugefügt. Da die Unbeständigkeit der Wirtschafts- und Geschäftslandschaften zunimmt, wird die Notwendigkeit von Legal Ops zunehmend zu einer Entscheidung, die nicht mehr eine Frage des „Ob“, sondern des „Wann“ ist. „Was sind Legal Operationen?“ wird oft damit gleichgesetzt, welche Rollen in der Zusammensetzung des Teams enthalten sind.

Um das richtige Legal Ops-Team für Ihre Abteilung zusammenzustellen, müssen Sie Personal mit den richtigen Fähigkeiten hinzufügen, um die Aufgaben und Verantwortlichkeiten effektiv zu verwalten. Zunächst müssen Sie die geschäftlichen Probleme und Bedürfnisse verstehen. Für den Erfolg ist es unerlässlich, den besten Mitarbeiter für jede Position einzusetzen, aber auch diese Person muss entsprechend ausgestattet sein, um sicherzustellen, dass sie in dieser Rolle produktiv ist. Das heißt, um erfolgreich zu sein, benötigen sie die richtigen Technologietools, Schulungen und Unterstützung.

Es gibt drei Ebenen rechtlicher Tätigkeiten und jede Rolle hat ihre eigenen und definierten Verantwortlichkeiten.

• Die Admin- Rolle konzentriert sich auf die tägliche Verwaltung von Aufgaben wie Lieferantenverwaltung, Rechnungszahlungen, Compliance und Berichterstattung.
• Die Rolle des Optimierers konzentriert sich auf die Verbesserung von Prozessen und Arbeitsabläufen.
• Die Rolle des Strategen zielt darauf ab, die Ergebnisse zu maximieren.

Der Reifegrad Ihrer Rechtsabteilung, wie er durch die CLOC-Kernkompetenzen definiert wird, hilft Ihnen zu verstehen, wo Ihr Team steht, und kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, welche Rolle und Position Ihr nächster Neuzugang im Team sein sollte.

Wählen Sie je nach Bedarf die nächste zu besetzende Rolle aus

Der Versuch, ein komplettes Team von Grund auf aufzubauen, kann überwältigend sein, und der Zeitaufwand kann eine Belastung für Ihre internen Ressourcen darstellen. Wenn Sie gerade erst anfangen (auf der Verwaltungsebene), brauchen Sie einen Manager mehr als einen Analysten.

Stärken Sie Ihr Team mit leistungsstarker Technologie

Sie können nicht antworten: „Was ist Legal Operations?“ ohne auf den Bedarf an LegalTech-Tools zu ihrer Unterstützung einzugehen. Legal Operations bietet der Organisation viele Vorteile, aber mit den richtigen Tools zur Weiterentwicklung ihrer Aufgaben sind sie nachweislich sogar noch effektiver. Zahlreiche Branchenumfragen und -berichte zeigen, dass die Effizienz und Effektivität von Legal Ops-Teams erhöht ist und durch den Einsatz von Technologie erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen erzielt werden. Die Trends zeigen, dass Unternehmensentscheider immer mehr Budgets für die Bereitstellung dieser Tools einplanen. Softwarelösungen wie Enterprise Legal Management (ELM) , Intellectual Property (IP) Management , Übersetzung, eDiscovery und Blockchain bieten Legal eine Fülle von Ressourcen und Daten, um ihre Arbeit zu erleichtern.

Gartner berichtete , dass die Umwälzungen zu Beginn der Pandemie viele Unternehmensleiter dazu veranlassten, die für ihre Rechtsabteilung verfügbare Technologie neu zu bewerten und mit der Implementierung von Tools zu beginnen, die nicht nur transparentere Daten für die Verwaltung des gesamten Unternehmens lieferten, sondern auch eine strategischere Umsetzung ermöglichten , datengesteuerte Entscheidungen. Legal Ops-Experten wissen, dass Rechtstechnologie bahnbrechend ist und ihnen dabei hilft, ihre Geschäftsziele effektiver zu erreichen. Eine der funktionsreichsten Softwarelösungen für Legal Ops ist ELM, da sie sich in die Datenströme der anderen Geschäftseinheiten integrieren lässt und kollaborative Analyseinformationen bereitstellt. Unsere Kunden verlassen sich auf diese Erkenntnisse, um mit Zuversicht geschäftskritische Strategien zu entwickeln.

Der Einsatz dieser fortschrittlichen ELM-Technologie ermöglicht die Prozessautomatisierung, ermöglicht es Legal Ops-Teams, Rechtskosten nach Einzelposten aufzuschlüsseln und ihre externen Berater und Rechtsdienstleister anhand ihrer bisherigen Leistung zu bewerten. Eine Funktion von ELM-Programmen heißt „Vendor Scorecards“, bei der erledigte Aufgaben über mehrere Aspekte hinweg gemessen werden, um Leistung und Kosteneffizienz einzustufen. Dadurch werden die Daten bereitgestellt, die für Tarifverhandlungen, Lieferantenkonsolidierung und Lieferantenauswahl für bestimmte Aufgaben erforderlich sind. Es geht darum, intelligent zu entscheiden, wer mit der Bearbeitung der einzelnen Aufgabentypen beauftragt wird, und zwar auf der Grundlage aufgezeichneter historischer Datenanalysen.

Mit den Legal Ops-Technologielösungen und -Services von Questel können Teams manuelle rechtliche Aufgaben automatisieren, die Lieferantenverwaltung rationalisieren und Datenanalysen und Berichte vereinfachen. Da fortschrittliche Technologie die manuelle Arbeit übernimmt und Prozesse automatisiert, kann Ihr Team die zunehmende Verantwortung bewältigen, mit der so viele Rechtsabteilungen konfrontiert sind. Die auf Effizienzsteigerung und Kostensenkung ausgerichteten Legal Ops-Lösungen werden meist als Enterprise Legal Management (ELM)-Lösungen bezeichnet, die eBilling, Matter Management und Legal Holds umfassen. Durch die Anwendung dieser Technologie kann Legal Ops erweiterte Funktionen wie automatisierte Rechnungsprüfung, Lieferantenkommunikation, alternative Gebührenvereinbarungen (AFAs), Prognosen und Berichte zu allen Sachverhaltsdaten, die Verwaltung der Lieferantenleistung und die Verfolgung aller Sachverhaltsaspekte in Echtzeit nutzen. Legal Ops ist für den effizienten Betrieb des gesamten Rechtsteams verantwortlich, kann aber auch umfassendes Wissen für das gesamte Unternehmen bereitstellen, da die ELM-Daten im gesamten Unternehmen integriert sind.

Durch den Austausch zeitnaher Geschäftserkenntnisse, die dort bereitgestellt werden, wo sie den größten positiven Einfluss haben, können Rechtsabteilungen einen größeren Wert für das gesamte Rechtsökosystem demonstrieren. Während sie die Legal verbessern, beraten sie auch das gesamte Geschäftsökosystem, um fundiertere, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. Auf diese Weise nutzen Legal Ops-Teams Rechtstechnologie, um die Datentransparenz im gesamten Unternehmen zu erhöhen.

Wann ist der beste Zeitpunkt für die Beantwortung der Frage „Was sind Legal Operationen?“

Bei der Erkundung dessen, was „ Legal Operations“ bedeutet, wenden sich Unternehmen an ihre Legal , die ihnen bei der Beurteilung helfen, wie sie ihre Geschäftsinteressen am besten schützen und Risiken vermeiden können, während sie gleichzeitig eine entscheidende Rolle beim Wachstum des Unternehmens spielen. Je früher ein Unternehmen die Legal als Geschäftspartner einsetzt, desto größer ist die Amortisation. Die Legal hat ein wachsames Auge auf die Budgets, sieht sich jedoch von Jahr zu Jahr zunehmendem Druck ausgesetzt, mit weniger mehr zu erreichen. Genau aus diesem Grund wurde das Legal Operations-Team gegründet. Die Aufgabe der Legal Operations-Teams besteht darin, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und im gesamten Geschäftsbetrieb einen höheren Wert zu schaffen.

CLOC zeigt Legal Technology als einen der grundlegenden Schritte in seinem Legal Ops Maturity Model (siehe oben). Ohne Zweifel trägt Rechtstechnologie dazu bei, den Geschäftserfolg voranzutreiben . Bei der Bereitstellung der erforderlichen Tools ist es wichtig, mit Dienstleistern zu sprechen, um sicherzustellen, dass die Technologie den Anforderungen entspricht. Questel ist bereit, Ihnen die Vorteile aufzuzeigen, die Ihrem Team dabei helfen, effektive Spieler zu sein und insgesamt erfolgreichere Ergebnisse zu erzielen. Fortschrittliche, benutzerfreundliche Software und Dienste sind der Schlüssel zu einer schnellen Produktivität, aber nur, wenn sie von geschulten Benutzern angewendet werden. Questel stellt die Software und laufende Schulungen für Ihr Team ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung. Questel ist führend bei Legal Tech-Lösungen und hält sein Versprechen von Effizienz und Kosteneinsparungen mit einem ROI im ersten Jahr.

Questel zeigt, wie eine dedizierte Legal Operations-Technologie Ihr Team zu einem wertorientierten Geschäftspartner macht. Vereinbaren Sie einen Termin , um Ihre individuellen Geschäftsanforderungen zu besprechen.