Il est temps de procéder à une mise à niveau ? Choisissez un système de gestion PI basé sur Salesforce

Avec environ 50 % du travail juridique qui devrait être automatisé d’ici 2024, le moment est venu de vous assurer que le système de gestion de la propriété intellectuelle que vous avez choisi prépare votre entreprise au succès.

Alors que les services juridiques sont sur le point d'automatiser 50 % du travail juridique d'ici 2024, c'est le choix de la technologie qui s'avérera crucial pour réaliser les gains d'efficacité potentiels, selon une étude du consultant en gestion Gartner.

Pour atteindre les objectifs commerciaux à court et à long terme, Gartner recommande aux services juridiques d'investir dans des solutions capables de s'intégrer à d'autres plates-formes à l'échelle de l'entreprise, telles qu'Office365, et d'exploiter l'intelligence artificielle (IA), l'apprentissage automatique, l'automatisation des processus et la blockchain. , et d'autres technologies émergentes. Le risque bien réel pour les entreprises qui s’appuient sur des outils de petits fournisseurs spécialisés ou qui ne bénéficient pas d’un développement ou d’investissements proactifs est d’être laissées loin derrière.

Explorer l'avenir des Logiciel de gestion PI

Dans notre récent webinaire « Enfin, un IPMS qui fait entrer les services PI dans la modernité ! », nous avons discuté des implications des technologies émergentes pour les départements de propriété intellectuelle et leurs systèmes de gestion de propriété intellectuelle (IPMS).

Malgré des progrès technologiques considérables, de nombreux services de propriété intellectuelle s'appuient encore sur des systèmes démodés de gestion des dossiers et des délais. Certains d'entre eux ont été développés il y a 15 à 20 ans ou sont « développés en interne », ce qui signifie qu'ils sont difficiles à faire évoluer, ne répondent pas aux exigences de sécurité modernes ou ne disposent même pas d'outils d'automatisation et d'efficacité de base, tels que les API, l'accès Web ou le cloud. stockage.

Les participants à notre webinaire ont partagé, par exemple, qu'ils manquaient d'automatisation dans leurs processus, y compris même la capacité de base d'envoyer des notifications de toute modification apportée au système. La création de rapports était un autre problème évoqué, de nombreux responsables de la propriété intellectuelle en entreprise étant frustrés par le fait que leurs systèmes de propriété intellectuelle ne pouvaient pas être intégrés efficacement aux données financières, contractuelles ou autres. La personnalisation et la collaboration ont également été soulevées comme des défis, car de nombreux systèmes plus anciens ne sont pas suffisamment flexibles pour être personnalisés ou ne sont pas suffisamment sécurisés (ou en ligne) pour permettre l'accès aux utilisateurs externes.

Malgré ces lacunes, il peut être difficile pour les services de propriété intellectuelle d’effectuer le changement indispensable vers un nouveau IPMS. Souvent, ce n'est pas la migration elle-même qui est rebutante, mais plutôt la pression exercée pour choisir la bonne technologie ou le bon fournisseur, de sorte que ce travail ne doit être effectué qu'une seule fois.

Ce défi a été exacerbé ces dernières années par la pression exercée par la haute direction pour consolider les investissements des entreprises. Une fois que les entreprises achètent de grands systèmes de gestion de documents, tels que SharePoint, par exemple, elles s'attendent à ce que tout le monde les utilise. Il en va de même pour l’utilisation d’autres outils collaboratifs et gagnant en efficacité, dont l’IA.

Passez au cloud avec une solution de gestion PI Salesforce

Les portefeuilles PI complexes nécessitent des solutions de gestion PI complexes, mais ces solutions ne doivent pas nécessairement exister indépendamment du reste de la pile technologique de votre entreprise.

Equinox Corporate+ est une solution basée sur Salesforce qui permet aux services de propriété intellectuelle des entreprises de gérer la complexité de la propriété intellectuelle en améliorant l'automatisation, l'efficacité et l'interopérabilité. Il est construit sur le cloud pour être évolutif, accessible et sécurisé. Il est lancé via Salesforce App Exchange, vous pouvez donc l'intégrer de manière transparente à des applications tierces via des API ouvertes. Elle s'appuie sur la plateforme Salesforce, leader mondial, pour le plus haut niveau de normes de conformité et de sécurité, ainsi que pour l'accès aux nouvelles technologies testées et validées par les utilisateurs de plus de 150 000 organisations dans le monde. Notez cependant que vous n’avez pas besoin d’avoir une licence Salesforce pour utiliser l’outil !

Exemples d'intégrations tierces :

Tout aussi important, nous avons conçu le système pour couvrir le cycle de vie complet des droits de propriété intellectuelle, y compris le dépôt, la traduction, les renouvellements, la gestion des documents et la collaboration avec des conseillers externes – et il peut être personnalisé selon les besoins précis de votre entreprise.

5 avantages de créer Equinox Corporate+ sur Salesforce

• 1. Automatiser : attendre l'approbation des parties prenantes pour agir sur les questions de propriété intellectuelle est une perte de temps et de ressources. Avec Equinox Corporate+, vous pouvez automatiser l'ensemble du processus d'approbation. Des flux de travail prédéfinis définissent (et rappellent) les parties prenantes, mettent en évidence les délais et donnent accès au contexte nécessaire pour guider la prise de décision.
• 2. Valider : la saisie manuelle des données peut entraîner un nombre surprenant d'erreurs. Avec Equinox Corporate+, vous n'avez plus besoin de vérifier (et revérifier) ​​que les données ou les délais sont corrects. Le système valide vos données PI par rapport aux enregistrements détenus par les offices nationaux de propriété intellectuelle pour identifier les inexactitudes ou les divergences en vue d'une correction manuelle ou automatique.
• 3.Intégrer : si votre entreprise a réalisé un investissement important dans un outil tel qu'Office365, l'efficacité, la collaboration et la gestion de l'information figureront probablement en tête de votre liste de priorités. Grâce à des IA ouvertes, Equinox Corporate+ peut s'intégrer directement à ces systèmes, de sorte que tous vos enregistrements sont conservés au même endroit. Vous pouvez par exemple créer des gestionnaires de courrier électronique afin que toute correspondance soit automatiquement renseignée sur le cas en question, y compris les tâches qui doivent encore être accomplies.
• 4. Collaborer : la gestion des fournisseurs peut prendre beaucoup de temps, surtout si vous avez des cabinets d'avocats ou des agents dans le monde entier. Naturellement, vous voulez vous assurer qu’il n’y a pas de divergences entre les enregistrements sur leurs plateformes et ceux sur la vôtre. Vous pouvez demander à votre conseiller ou à vos agents externes de saisir des données directement dans Equinox Corporate+ via le portail des agents externes, notamment en utilisant le portail pour envoyer des instructions ou attribuer des tâches. Si le cabinet d'avocats que vous avez choisi est un utilisateur d' Equinox Law Firm , Equinox Law Firm+ ou de toute application tierce éligible, vous pouvez combler le fossé pour éliminer complètement le besoin de dossiers en double.
• 5. Rapport : les anciennes plates-formes IPMS ont des capacités de reporting limitées ou trop compliquées. Le manque d’intégration avec les systèmes de gestion financière et documentaire signifie également que vous ne pouvez voir qu’une partie de la situation. Equinox Corporate+ fournit une image plus complète en agrégeant les rapports PI avec des informations financières, contractuelles et autres informations d'entreprise.

Pour plus d'informations sur Equinox Corporate+, contactez-nous pour une démo .

Libérer la puissance de la personnalisation avec Salesforce PI Management

Un autre avantage de la création Equinox Corporate+ sur Salesforce est la facilité avec laquelle il peut être personnalisé. Il s'agit d'une plate-forme utilisée par tout le monde, de la R&D aux ventes et au marketing, de sorte que les options de personnalisation vont bien au-delà de la possibilité de modifier la mise en page.

Le bon IPMS ne doit pas seulement rendre les flux de travail plus efficaces ; il devrait également permettre aux services de propriété intellectuelle d’accéder aux informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées. En choisissant un système intégré, vous pouvez réduire la charge de travail administrative liée au partage de documents ou au traitement des factures, personnaliser et automatiser les flux de travail, améliorer la collaboration avec des conseils externes et valider les données et les délais directement avec les bureaux mondiaux de propriété intellectuelle.

Préparez-vous à réussir en passant à la gestion PI basée sur Salesforce

Nous comprenons que chaque service de propriété intellectuelle a des processus, des besoins et des préférences uniques, c'est pourquoi nous suivons une approche de mise en œuvre en trois phases : concentration, sprint et mise en service. Cela garantit que le système est adapté pour répondre aux exigences spécifiques de chaque organisation, en mettant l’accent sur une efficacité opérationnelle accrue, une conformité et une transition transparente.

Notre processus en quelques mots :

• Focus : identifiez la portée et les objectifs du projet, depuis les actifs de propriété intellectuelle sous gestion jusqu'aux flux de travail, tableaux de bord, collaborateurs internes et externes, et au-delà.
• Sprint : téléchargez des données dans le système pour tester la cartographie, faire des démonstrations de mises en page, obtenir l'acceptation des utilisateurs et créer des solutions sur mesure pour répondre à tous les besoins uniques.
• Go-live : Pour atteindre cette phase, nous devons d'abord répondre à nos trois piliers du projet : Avons-nous maximisé les opportunités d'efficacité opérationnelle ? La solution est-elle évolutive/capable d’être facilement adaptée à mesure que votre entreprise évolue ? Pouvons-nous assurer une transition transparente pour garantir un impact nul sur vos opérations commerciales ? 
   

Pour plus d'informations sur Equinox Corporate+, regardez l'enregistrement de notre webinaire « Enfin, un IPMS qui fait entrer les services PI dans la modernité ! », téléchargez nos « Six conseils pour moderniser votre approche de la gestion PI », ou contactez-nous pour une démo.  

Eric Moran est directeur mondial PME SaaS chez Questel.