Un objectif d'augmentation de l'efficacité de 30 % : pourquoi Brandstock a choisi le Equinox Law Firm

« Nous avons suivi des critères précis lors de l'évaluation des différents systèmes de gestion des données de propriété intellectuelle. Premièrement, le temps de chargement et de téléchargement de l'outil de reporting, car la rapidité et la précision sont essentielles. Deuxièmement, la possibilité de personnaliser les tableaux de bord pour nos clients, notamment grâce à une interface conviviale. Troisièmement, la facilité d'intégration et de recherche des données de propriété intellectuelle. »

Parmi nos critères clés figurait le potentiel d'optimisation des coûts, car une solution tout-en-un nous permettait de réaliser des économies en optimisant les ressources, en améliorant l'évolutivité et en optimisant les flux de travail, tant pour nos équipes que pour nos clients. De même, nous recherchions un système de gestion de la propriété intellectuelle offrant la possibilité de personnaliser différentes fonctionnalités, notamment celles liées à la centralisation des flux de facturation et de finance. Ensuite, nous souhaitions un logiciel de gestion de la propriété intellectuelle qui améliorerait l'expérience utilisateur, pour nous et pour nos clients, en permettant notamment aux utilisateurs de maîtriser leurs charges de travail et leurs priorités. Enfin, nous devions choisir un outil de gestion de la propriété intellectuelle doté des bases de sécurité adéquates, notamment en matière de confidentialité des données, car nous sommes fiers d'être chargés de la gestion des données IP sensibles de nos clients.

« Notre direction et tous nos services, notamment la finance, les achats, l'informatique et le service juridique, ont pleinement adhéré aux avantages d'un outil centralisé de gestion de la propriété intellectuelle, malgré des objectifs très spécifiques. L'unicité de chacun dans l'atteinte de nos objectifs communs a été un facteur clé de la réussite du projet. »

« Le passage à un nouvel outil de gestion de la propriété intellectuelle a véritablement constitué pour nous une évolution futuriste. Il impliquait plusieurs tâches clés, telles que la coordination des différentes parties prenantes ; la cartographie des données des anciens systèmes et leur migration vers le nouveau ; la mise en miroir des champs essentiels et la création de nouveaux champs ; la mise en place d'une convention de nommage nous permettant de travailler de manière plus fluide et plus claire ; et la création de nouvelles interfaces et de nouveaux flux de travail simplifiant nos méthodes de travail… »

« Avoir la chance de saisir toutes ces opportunités a également ajouté des défis à la migration, mais la coordination et l'intégration de nouvelles méthodes de travail ont été des défis importants, et nous avons atteint un niveau de satisfaction élevé en travaillant ensemble au niveau du groupe et en surmontant ces défis pour ramener à la maison un résultat très satisfaisant. »

Nous avons commencé les travaux préparatoires au printemps 2024, avec un lancement officiel le 1er juillet. L'infrastructure et la migration ont été gérées conformément à notre plan de projet, ce qui nous a permis de démarrer le projet à temps, le 9 décembre. Toute l'équipe Juridique de Brandstock a rejoint le Equinox Law Firm ce jour-là.

Heureusement, la réponse à cette question est non, grâce au filet de sécurité que nous avons mis en place. Nous avons effectué deux tests de cartographie avant la migration des données, conformément à nos protocoles de migration et aux indicateurs clés de performance (ICP) convenus, nos équipes juridiques évaluant les pertes, perturbations ou divergences.

La construction de la structure du nouveau système avec la contribution de nos chefs d'équipe a permis de développer leurs connaissances dès les premières étapes, notamment en les aidant à mettre en miroir et à migrer les données. De plus, nous avons bénéficié de formations enregistrées en direct, partagé des directives écrites claires et fait appel au support technique dès la mise en service.

La réponse à cette question est un grand oui. Nous disposons désormais de fonctionnalités de reporting avancées, d'une capacité d'adaptation aux besoins de nos utilisateurs, d'un tableau de bord entièrement personnalisable et d'une saisie d'informations beaucoup plus rapide et efficace. Notre suivi du temps est directement intégré au système et automatiquement lié à tous les flux de travail, ce qui permet une intégration fluide à nos procédures de facturation, réduisant ainsi les étapes à suivre par les différents services concernés.

L'accès client est également beaucoup plus rapide, et nous avons déjà reçu des retours très positifs de plusieurs de nos clients. Enfin, ce lien direct avec les données des congés payés représente un gain d'efficacité considérable pour nous, car auparavant, nous utilisions un outil externe pour effectuer nos recherches de validation des données.

Je suis très soulagé de constater que le passage au Equinox Law Firm n'a présenté aucun inconvénient. Tout était planifié, des avantages potentiels à l'engagement de nos utilisateurs internes et externes, ce qui est essentiel pour l'efficacité des équipes et la satisfaction client.

Oui, nous sommes très enthousiastes quant à ce que nous avons accompli. Equinox nous a offert une solution conviviale, une équipe d'assistance très réactive et toutes les options nécessaires pour la facturation, le suivi, l'approvisionnement, la catégorisation des données et la gestion documentaire. C'est un outil unique répondant à de multiples besoins. Et cerise sur le gâteau, nous avons pu découvrir lors de la migration la possibilité d'interfacer les données entre Equinox Law Firm et Equinox Corporate, ce qui permet une synchronisation fluide des données et des champs sélectionnés entre les deux systèmes pour les clients qui préfèrent gérer leurs droits de propriété intellectuelle en interne.