Meilleures pratiques en matière de gestion des idées : comment IK Hofmann GmbH exploite l'intelligence collective pour innover

La société IK Hofmann GmbH a constaté que son système de suggestions et ses processus d’amélioration continue n’étaient pas suffisamment efficaces dans son organisation décentralisée et orientée processus. La solution a été la « Ideenhof », une plateforme centralisée lancée à grands frais lors du plus grand événement interne de l’année, le séminaire d’entreprise. Un spectacle d’hologrammes et des codes QR pour l’inscription ont attiré l’attention et suscité une première participation.

• Une communication transparente motive

La transparence est un élément clé du succès de l’« Ideenhof ». Un simple formulaire de soumission permet aux collaborateurs de soumettre leurs idées plus facilement. La possibilité de soumettre des idées de manière anonyme encourage les commentaires honnêtes. Les idées sont également clairement classées et évaluées, de sorte que les collaborateurs savent toujours ce qu’il advient de leurs suggestions et qui en est responsable.

• Processus d'idée efficace : soumission, catégorisation et évaluation

Le « Ideenhof » permet de soumettre et de classer facilement des idées. Il existe sept balises de classement qui permettent une structure claire. Les idées sont évaluées par deux experts selon des critères définis de potentiel et de faisabilité. Cela garantit une évaluation équitable et transparente et évite que des idées ne se perdent dans la confusion.

• Systèmes d'incitation pour encourager les soumissions

La motivation et les incitations sont essentielles pour encourager la participation active. IK Hofmann GmbH utilise un système de points dans lequel les participants peuvent collecter des « pépites ». Ces pépites sont converties en tickets permettant de gagner des prix de valeur lors d'une tombola annuelle. Ces prix vont des gadgets tels qu'une Nintendo Switch ou un iPad aux voyages. De telles incitations créent une compétition amusante et augmentent considérablement la participation.

• Transparence et communication régulière

Des processus traçables et des mises à jour régulières sur le statut des idées soumises sont essentiels pour la satisfaction des employés. Cette transparence signifie que les soumissionnaires savent toujours où en sont leurs idées dans le processus et ont le sentiment qu'elles sont prises au sérieux et valorisées.

• Faire tourner les équipes d'évaluation pour éviter les déséquilibres de pouvoir

Bien que les équipes chargées d’évaluer les idées soient spécialisées dans certains domaines, IK Hofmann GmbH envisage de les faire tourner. Elle teste actuellement ce modèle pour ses défis d’innovation. Cela permet d’éviter les déséquilibres de pouvoir et de garantir que l’évaluation reste juste et impartiale.

• Valeur ajoutée grâce à un contenu et une communication exclusifs

L’« Ideenhof » propose des informations exclusives et des possibilités d’interaction qui ne sont pas disponibles sur l’intranet. Il s’agit notamment de mises à jour sur les projets en cours, de collaborations avec des start-ups et de démonstrations en direct de nouvelles technologies. Ce contenu exclusif rend la plateforme attrayante et augmente l’utilisation et l’interaction.

• Gestion des connaissances et prévention des doublons

Un autre aspect important de l’« Ideenhof » est la gestion des connaissances. Les idées sont souvent présentées pour lesquelles il existe déjà des solutions. Un système efficace d’identification et de communication de ces solutions évite les doublons. Cela permet d’économiser du temps et des ressources et de mieux exploiter les connaissances existantes.

• Communication directe avec la direction

Les défis anonymisés tels que « Mme Hofmann a dit » ont créé un canal de communication direct avec la direction. Les employés ont pu poser des questions de manière anonyme, auxquelles la direction a ensuite répondu. Cette interaction directe favorise la confiance et la transparence et montre aux employés que leurs préoccupations sont prises au sérieux.

• Des bulletins d'information réguliers pour encourager l'interaction

Des newsletters régulières, publiées mensuellement ou trimestriellement, contribuent à accroître les performances et les interactions sur la plateforme. Ces newsletters fournissent des informations sur les nouvelles idées, les progrès et les réussites, tenant ainsi les employés informés.