Éviter les champs de mines de l'auto-collecte en cas de litige

Nous offrons les meilleures technologies de collecte de données et collaborons avec nos clients pour nous assurer qu'ils savent comment mener à bien des projets de collecte.

Résumé

Les mandats RFCP modifiés prévoient que les avocats doivent au minimum comprendre et au maximum participer de manière optimale à l'identification, à la préservation et à la collecte des ESI (informations stockées électroniquement) de leurs clients. Nous offrons les meilleures technologies de collecte de données et collaborons avec nos clients pour nous assurer qu'ils savent comment mener à bien des projets de collecte, examiner honnêtement les problèmes liés à la manière dont les entreprises clientes collectent et identifient des données pertinentes sur les litiges, lire un aperçu de l'auto-collecte et réaliser une analyse coûts-avantages du modèle de bricolage (faites-le vous-même) du point de vue d'un avocat…

Les récentes modifications apportées aux Règles Fédérales de la Preuve et l'amendement à la règle 902 ont de nombreuses implications pour les litiges d'entreprise. Les entreprises doivent se demander si elles doivent collecter elles-mêmes leurs données sur les litiges ou engager un expert tiers en collecte médico-légale. De nombreux groupes envisagent de collecter eux-mêmes leurs données, mais cela peut entraîner des risques en cas de litige.

Questel propose des technologies de collecte de données et s'associe à ses clients pour s'assurer qu'ils réussissent lorsqu'ils travaillent avec des informations stockées électriquement (ESI). Un livre blanc, désormais disponible en téléchargement, donne un aperçu honnête de la manière dont les entreprises clientes collectent et identifient les données de litige et montre l'impact de la règle 902 sur les recouvrements. Avec les nombreux choix technologiques juridiques disponibles aujourd'hui, il peut être difficile de déterminer quelle méthode de collecte produit les meilleurs résultats.

Les experts en eDiscovery conviennent que l'auto-collecte peut entraîner des résultats négatifs tels que des sanctions pour les données manquantes jugées pertinentes au cas. La méthode la plus avantageuse pour conserver les données consiste à cartographier les dépositaires et à utiliser la technologie légale pour identifier, conserver et collecter les données. La technologie garantit que la collection utilise des mots-clés pertinents, préserve les métadonnées et tamponne les documents. L'auto-collecte peut omettre l'une de ces étapes et présenter des problèmes importants plus tard.

Abordant les pratiques de collecte appropriées, le juge Scheindlin a déclaré: “Que les métadonnées aient été spécifiquement demandées ou non, ce qu'elles devraient être, la production d'une collection d'images statiques sans aucun moyen de permettre l'utilisation d'outils de recherche électroniques est un déclassement inapproprié de l'ESI. .”

Le livre blanc décrit certains dangers liés au fait de permettre aux employés de gérer leurs données ou de mener leurs propres retenues légales. De nombreuses entreprises s'appuient sur une approche « collecter tout », ce qui entraîne une augmentation des coûts, des volumes de données plus importants et d'autres risques liés à la collecte de données en cas de litige. Le principal écueil de l'auto-collecte de données est le manque de connaissances et de compréhension des employés, qui ne savent pas quelles données collecter, où les collecter et comment les accomplir de manière médico-légale. Un expert en recouvrement médico-légal possède l'expertise nécessaire pour vous aider dans ces situations. Ils commencent par créer une carte de données couvrant tous les aspects des informations de garde, qui peut être facilement comprise et actionnée par tous les employés concernés.

Découvrez les preuves derrière quatre conseils pratiques

• Développer un processus documenté
• Former les équipes aux bonnes pratiques de collecte
• Arrêtez les activités de « bricolage »
• Aider les clients à comprendre les coûts des mauvais recouvrements

Un défi supplémentaire découlant des données auto-collectées survient lors du transfert de données entre différents formats. Les fichiers PDF en sont un exemple, car les outils avancés de découverte électronique qui peuvent éliminer les fichiers en double ou quasi-dupliqués ne fonctionnent généralement pas sur ce type de fichier. Les professionnels de l'assistance aux litiges vivent et respirent ce processus et ont les capacités de surmonter cela en faisant correspondre les valeurs de hachage des fichiers. Des collectes fiables sur le plan médico-légal peuvent minimiser ces problèmes pour les équipes d'examen des avocats et permettront à tout logiciel de découverte électronique que vous utilisez de fonctionner sans problème. Nous couvrons de nombreux exemples qui aident à montrer les champs de mines d'auto-collecte à éviter, présentant ainsi le cas le plus riche en données.

Pour en savoir plus sur la façon d'éviter les champs de mines de l'auto-collecte, téléchargez notre livre blanc pour vous aider à mieux comprendre les implications de l'amendement à la règle 902 et la meilleure marche à suivre pour vos efforts de soutien aux litiges.