Externalisation de la PI pour les marques

Comment l'externalisation de la propriété intellectuelle peut vous aider à gérer votre portefeuille mondial de marques de manière efficace et rentable

Les propriétaires de marques sont confrontés à des défis uniques pour protéger leurs marques et les actifs de marque associés sur un marché mondial concurrentiel. Alors que le temps et les budgets sont de plus en plus surveillés, les services de propriété intellectuelle doivent repenser la façon dont ils gèrent leurs tâches quotidiennes quotidiennes en optant pour l'externalisation de la propriété intellectuelle pour l'enregistrement des marques, les enregistrements, les renouvellements, etc.

Les connaissances et l'expérience sont essentielles à une gestion efficace des marques, mais à mesure que les portefeuilles se mondialisent de plus en plus, les leaders de la propriété intellectuelle ont besoin du soutien de services spécialisés et de fournisseurs proactifs s'ils veulent enregistrer, protéger et faire respecter leurs portefeuilles de marques internationales de manière efficace et rentable.

C'est le message clé de notre webinaire sur la gestion efficace des marques internationales, au cours duquel Alessandro Zito, directeur de la propriété intellectuelle de l'entreprise, a expliqué comment il avait utilisé l'externalisation de la propriété intellectuelle pour restructurer son équipe juridique afin de se concentrer sur les besoins stratégiques et critiques de l'entreprise.

Décider quelles tâches de propriété intellectuelle conserver en interne et celles à sous-traiter est le Saint Graal pour les gestionnaires de propriété intellectuelle d'entreprise d'aujourd'hui, mais il est loin d'être facile de trouver le juste équilibre. Dans le replay de ce webinaire, Alessandro a évoqué l'intérêt de repenser la façon dont les services de propriété intellectuelle gèrent les nombreuses tâches fastidieuses associées à l'administration de portefeuilles de marques mondiaux, telles que la vérification des données, l'enregistrement et les renouvellements, et a partagé ses expériences et les leçons apprises lors de la planification de projets d'externalisation de la propriété intellectuelle.

Externalisation de la propriété intellectuelle : gestion d'actifs précieux mais exigeants

La gestion de portefeuilles de marques internationales est une activité passionnante mais fastidieuse sur le plan administratif, avec des tâches administratives et des formalités administratives présentes à chaque étape du cycle de vie des marques, du dépôt à l'enregistrement, et de la maintenance à l'application.

Il n'est donc pas étonnant que plus d'un tiers (34 %) des participants au webinaire aient déclaré que le fait de consacrer trop de temps à des tâches administratives/non stratégiques était leur plus grand défi en tant que professionnel des marques de commerce, tandis que 28 % ont déclaré avoir trop de travail et trop peu de temps pour le faire. Les ressources internes ont également été une source de maux de tête pour de nombreux participants, 63 % d'entre eux ayant déclaré que leur équipe de propriété intellectuelle était en sous-effectif par rapport à la charge de travail qu'elle devait gérer.

L'externalisation des tâches administratives liées à la gestion et à la maintenance des marques peut contribuer à alléger cette charge. Par exemple, en réduisant le temps consacré à la gestion du portefeuille, en identifiant et en corrigeant les erreurs de données, en éliminant les arriérés d'enregistrement et en limitant l'impact des départs de personnel. À son tour, la satisfaction des employés est également améliorée, car le personnel est libre de se concentrer sur des projets stratégiques, de l'optimisation du portefeuille au lancement de nouveaux produits.

Séverine Bonhomme, consultante en PI chez Questel a expliqué trois étapes importantes à suivre lors de la préparation d'un projet d'externalisation de la propriété intellectuelle : 

1) identifier les tâches qui pourraient être conservées en interne ou externalisées ;

2) analyser les méthodes de travail actuelles au sein de l'organisation, notamment les responsabilités, les processus de travail et les besoins des parties prenantes ; 

3) définir des objectifs spécifiques à l'entreprise pour décider des activités à sous-traiter et des personnes à impliquer.

Qu'il s'agisse d'un projet ponctuel (par exemple, un projet d'enregistrement de marque à la suite d'une fusion) ou d'une nouvelle méthode de travail à long terme pour votre équipe, elle a souligné l'importance d'identifier les objectifs dès le départ, afin de pouvoir non seulement mesurer le succès du projet, mais également vous préparer à réussir dès le départ. En effet, plus vous serez clair sur les résultats souhaités, plus il sera facile de comparer les fournisseurs potentiels. C'est le cas même lorsque les délais et les budgets sont serrés, ce qui est évidemment souvent le cas.

Le point de vue de l'entreprise : les talents sont difficiles à recruter et à fidéliser

À titre d'illustration, Alessandro a décrit le processus décisionnel qui a conduit son équipe à externaliser ses activités de gestion des marques de commerce et de gestion des dossiers, notamment en évaluant les avantages et les inconvénients de l'externalisation par rapport au fait de le garder en interne.

D'une part, le recrutement d'une équipe interne peut faciliter la communication avec les parties prenantes telles que les équipes marketing, par exemple. En revanche, recruter, gérer et former une équipe interne de gestion des dossiers est loin d'être facile, a-t-il expliqué, car de nombreuses tâches administratives de routine en matière de propriété intellectuelle sont loin de stimuler les nouvelles recrues ambitieuses, d'avoir un impact sur la satisfaction professionnelle et d'augmenter le chiffre d'affaires et la marge d'erreur.

En outre, l'externalisation stratégique de la propriété intellectuelle permet de contrôler les coûts et les budgets. Vous définissez le livrable et convenez des frais pour qu'il soit livré ; vous n'avez pas besoin de prendre en compte le temps pour gérer une équipe interne. Cependant, il est important d'être structuré dans votre approche et dans votre accord de niveau de service (SLA).

Externalisation de la propriété intellectuelle : les tâches administratives lourdes sont-elles faciles à externaliser ?

Les services d'enregistrement peuvent être fournis tout au long du cycle de vie des poursuites en matière de marques, les activités suivantes étant désormais couramment regroupées et externalisées :

• Pré-dépôt : relecture (grammaire et mise en forme) et préparation (cession, procuration, exigences locales : notarisation, légalisation, apostille).
• Dépôt : examen du dossier de candidature, examen et signatures par un avocat, dépôt en ligne, mises à jour de l'IPMS.
• Poursuites : réponses de l'opposition et du bureau, création et mise à jour de sous-fichiers, enregistrement des rapports, gestion des délais internes et externes, mises à jour de l'IPMS, y compris des fichiers électroniques.
• Inscription : accomplissement des formalités administratives, contrôle/relecture des certificats, mises à jour de l'IPMS, y compris les fichiers électroniques.
• Renouvellements/maintenance : gestion des délais internes et externes, renouvellements de la stratégie préconvenue, du flux de travail décisionnel, des rappels, des instructions et des rapports, gestion des factures et des agents : mises à jour de l'IPMS, y compris des fichiers électroniques.
• Ad-hoc : migration du système de gestion des dossiers, numérisation de documents/gestion de bases de données, élimination des arriérés, transfert et intégration de fichiers, validation des données, attribution des enregistrements et vérification de la chaîne de titres.

L'externalisation de la propriété intellectuelle est une solution sûre et efficace pour les propriétaires de marques de toutes formes et de toutes tailles. Découvrez comment nous pouvons soutenir votre équipe grâce à nos services d'assistance administrative dédiés, en planifiant un appel avec l'un de nos experts dès aujourd'hui.