Comment choisir un IPMS

Le choix d'un système de gestion de la propriété intellectuelle est une décision importante pour toute organisation. Non seulement le logiciel choisi doit répondre à toutes vos exigences, mais lorsque vous confiez des données sensibles à une organisation externe, il est primordial de garantir leur sécurité. Sam Nicholson, directeur général d'Equinox, une société Questel, partage six questions clés lors de la comparaison des systèmes de gestion de la propriété intellectuelle.

1. Est-il facile de démarrer ?

L'adoption d'un nouveau système de gestion de la propriété intellectuelle (IPMS) peut s'avérer intimidante. Votre organisation aura passé des années à affiner ses processus pour en faire une machine bien huilée, et l’introduction de nouveaux logiciels pourrait introduire de nouvelles complexités et de nouveaux problèmes. Les meilleurs fournisseurs de logiciels vous guideront tout au long du processus d’intégration avec un minimum de tracas pour rendre l’adoption aussi simple que possible.

Votre fournisseur IPMS doit être réactif à vos besoins et capable de répondre à vos exigences spécifiques, notamment en adaptant le système à vos processus. Les meilleurs fournisseurs vous expliqueront comment leurs logiciels peuvent s'adapter à votre façon de fonctionner aujourd'hui et, plus important encore, comment ils peuvent améliorer vos pratiques. Ne vous contentez pas d’une approche « taille unique ».

Lorsque vient le temps d’intégrer le système de votre choix, le fournisseur de logiciels doit rendre le processus aussi clair et facile à suivre que possible. Vous devez vous attendre à des instructions complètes sur le système avant de le mettre en ligne afin que vous et votre équipe sachiez comment tirer le meilleur parti du logiciel dès le premier jour.

L' équipe d'intégration conviviale de Questel assiste les utilisateurs tout au long du processus, depuis leur première démonstration du Logiciel de gestion IP Equinox qu'ils ont choisi jusqu'aux migrations de données et à la formation, et l'assistance ne s'arrête pas là. Les nouveaux utilisateurs peuvent également contacter notre Help Desk pour une assistance rapide et accessible chaque fois que nécessaire.

2. Dans quelle mesure le système est-il bien entretenu ?

Certains éditeurs de logiciels passent des années sans publier de mise à jour, laissant les utilisateurs avec des systèmes lents et vulnérables. Les mises à jour corrigent les bogues et assurent le bon fonctionnement de votre logiciel. Sans eux, vous aurez des problèmes.

Lorsque vous explorez la gamme de solutions IPMS sur le marché, demandez-vous à quelle fréquence leurs logiciels sont mis à jour et déterminez la qualité de leurs équipes de développement. Une bonne équipe de développement fournira aux utilisateurs la dernière version de leur logiciel le plus rapidement possible et communiquera comment ces changements profiteront à leur organisation.

L'équipe de développement de Questel publie de petites mises à jour environ toutes les deux semaines, vous pouvez donc être sûr que vous disposez toujours de la dernière version. Ces mises à jour offrent de nouvelles fonctionnalités, des corrections de bugs et des mises à jour de sécurité. Un logiciel bien mis à jour est plus sécurisé et fonctionne mieux, alors ne vous contentez pas de moins !

3. Dans quelle mesure vos données sont-elles sécurisées ?

La sécurité est une priorité. Lorsque votre organisation stocke des données dans un IPMS, elle doit être sûre à 100 % que tout ce qui se trouve dans ce système est protégé. Que ces données soient stockées chez le fournisseur de logiciel ou sur le propre serveur de votre organisation, elles doivent être sécurisées et offrir une visibilité maximale à l'utilisateur.

Tout bon IPMS aura mis en place un cadre complet de sécurité des données. Réfléchissez à la manière dont le fournisseur stockera vos données, y compris le niveau de support spécifiquement axé sur la gestion et la sécurité des données. La disponibilité est vitale, alors renseignez-vous également sur la disponibilité. Vous ne voulez pas constater que vous ne pouvez pas accéder à vos données à un moment sensible.

Chez Questel, nous disposons d'une équipe de services de données dédiée responsable du transfert et de la gestion des données et d'une équipe d'exploitation méticuleuse qui garantit la mise en place des meilleures mesures de sécurité logicielle. Disposer d’équipes possédant une expertise spécifique permet d’accorder le niveau d’attention approprié pour garantir la sécurité et la disponibilité de votre système et de vos données.

4. Aurez-vous accès à une assistance dédiée ?

Si vous avez besoin d'aide pour utiliser le système ou résoudre un problème, votre équipe doit être sûre de pouvoir obtenir une assistance rapide. La gestion de la propriété intellectuelle est sensible au temps et nécessite une action rapide. Ainsi, si un problème survient à un moment inopportun, les utilisateurs d'IPMS doivent pouvoir compter sur une résolution rapide pour maintenir leur portefeuille sur la bonne voie.

Prenez soin de considérer la qualité de l’équipe d’assistance d’un fournisseur IPMS. Une assistance est-elle disponible lorsque vous pourriez en avoir besoin ? Dans combien de temps peuvent-ils répondre à vos questions ? Les éditeurs de logiciels les plus performants disposent d'un service d'assistance dédié qui peut vous répondre et vous aider à résoudre votre problème le plus rapidement possible.

Notre équipe d’assistance dédiée est composée d’experts dans tout ce qui concerne Equinox. Ils traiteront votre problème rapidement et travailleront avec notre équipe élargie pour résoudre vos problèmes. De plus, nous donnons accès à un centre d'aide multimédia avec un vaste catalogue de documents et de vidéos accessibles en toute autonomie, vous permettant de configurer votre système et d'apprendre à votre rythme.

5. Le logiciel vous aidera-t-il à mesure que vous grandissez ?

Le paysage mondial de la propriété intellectuelle est en constante évolution et un IPMS doit rester au courant de ces évolutions pour prendre en charge tous les utilisateurs. Choisissez un fournisseur IPMS capable de fournir :

• Mises à jour réactives du droit de la propriété intellectuelle

Un système de gestion de propriété intellectuelle s'appuie sur des flux de travail prédéfinis qui alignent vos processus sur différentes exigences juridictionnelles (parfois appelées dossiers juridiques). Ils vous aident tout au long du processus de gestion de la propriété intellectuelle en vous avertissant lorsqu'une tâche nécessite votre attention. Ils doivent donc être régulièrement examinés et mis à jour conformément aux évolutions législatives pour garantir que les cas sont traités correctement au sein du système.

Un fournisseur IPMS solide surveillera les évolutions législatives et publiera des mises à jour aux utilisateurs dès que possible. Cela démontre que leur système est entretenu régulièrement et offre aux utilisateurs une ressource juridique mondiale vitale.

Questel dispose d'une équipe dédiée aux services IP qui reste à l'écoute du droit international en matière de propriété intellectuelle. Lorsqu'un pays modifie ses règles, nos utilisateurs sont informés via des newsletters régulières. Ils peuvent également faire mettre à jour leurs processus prédéfinis lorsqu’ils entrent en vigueur pour que leurs dossiers restent conformes à la loi. Cela enlève un petit travail à votre équipe afin qu'elle puisse se concentrer sur la gestion de votre portefeuille de propriété intellectuelle.

• Développement innovant

Une équipe de développement avant-gardiste anticipera à l’avance les besoins de ses utilisateurs. Lorsque de nouvelles lois ou pratiques entrent en vigueur, votre fournisseur de logiciels aurait dû anticiper ce changement et mettre à jour le système de manière préventive pour en tenir compte et éviter les retards.

Par exemple, lorsque le système de brevet unitaire est entré en vigueur en juin 2023, Equinox disposait déjà de fonctionnalités permettant aux utilisateurs de gérer leurs dossiers, avec une fonctionnalité intégrée de désinscription .

Lorsque vous choisissez votre IPMS, tenez compte de la manière dont le fournisseur réagit aux changements dans le secteur. Le prestataire anticipera-t-il vos besoins ? Recherchez une solide expérience en développement et une approche innovante pour garantir la confiance dans la longévité de votre logiciel.

• Évolutivité

Lorsque votre portefeuille s'agrandit ou que vous recrutez de nouveaux membres dans votre équipe, votre IPMS doit évoluer avec vous. Certains fournisseurs de logiciels limitent le nombre d'utilisateurs qu'une organisation peut conserver sur le système, ce qui rend la tâche difficile lorsque l'entreprise se développe. En conséquence, les organisations doivent veiller à choisir un fournisseur qui évolue avec leur croissance plutôt qu'à son encontre ; un IPMS doit être disposé et capable d’aider une entreprise à se développer.

« Nous sommes convaincus de notre choix du système Equinox de Questel comme IPMS modulaire qui nous permet de croître en complexité et en sophistication à mesure que notre entreprise se développe rapidement. L’utilisation d’ Equinox Law Firm nous permet de mettre en place des flux de travail prêts à être étendus tout en étant exploitables à la plus petite échelle à laquelle notre cabinet a démarré.
David Müller-Wiesner, Conseil en Marques et Brevets et actionnaire chez GLMR

Le logiciel Equinox de Questel est entièrement évolutif. Non seulement notre IPMS vous suit à mesure que votre organisation se développe, mais il vous aide également à poursuivre cette croissance. De nombreux utilisateurs ont constaté une transition fluide à mesure qu’ils recrutent de nouveaux employés et gagnent de nouveaux clients.

6. Dans quelle mesure le système est-il adaptable et accessible ?

Vous avez passé des années à perfectionner vos processus de gestion de propriété intellectuelle et votre logiciel devrait répondre à vos besoins. Mieux encore, cela devrait améliorer vos capacités et maximiser votre impact. Pour être sûr de faire le meilleur choix, faites attention à :

• Options de configuration solides

Un professionnel de la propriété intellectuelle fonctionnera différemment d'un autre, avec des variations aussi granulaires que la terminologie utilisée dans ses processus et aussi larges que la façon dont il communique avec les clients ou les dirigeants. Votre organisation ne ressemble à aucune autre, alors pourquoi se contenter d’une approche universelle ?

Lorsque vous adoptez un IPMS, choisissez-en un qui s'intègre et améliore vos processus existants plutôt que de forcer votre équipe à s'adapter.

Le logiciel Equinox de Questel est conçu pour améliorer les processus que vous utilisez déjà. Dans le cadre du processus d'intégration, nous prenons le temps d'examiner la manière dont les organisations fonctionnent déjà et explorons comment nous pouvons configurer le système pour améliorer leurs processus. Cela se fait en aidant à sélectionner et à télécharger des processus prédéfinis à partir de notre vaste catalogue et peut s'étendre à des détails aussi petits que la modification de la terminologie utilisée dans l'interface du système. Votre IPMS doit apporter autant de changements que possible pour s'adapter et améliorer vos pratiques.

• Intégration logicielle

Des e-mails aux factures, les professionnels de la propriété intellectuelle s'appuient sur une large gamme de systèmes logiciels pour faire leur travail. L'IPMS qu'ils ont choisi doit s'intégrer parfaitement à ces systèmes pour rendre le traitement d'un dossier aussi simple que possible. Notre logiciel Equinox regorge d'intégrations.

Le plugin Microsoft Office vous permet de créer, modifier et enregistrer des modèles et des documents originaux dans votre système, tout étant enregistré avec le cas auquel il correspond. Nous proposons également des intégrations de messagerie pratiques qui vous permettent de créer facilement des modèles d'e-mails et d'automatiser les notifications. Vous pouvez également intégrer vos services financiers et comptables populaires, notamment Xero, Sage et Billtrader, pour les gérer.

Tout aussi important, notre Equinox IPMS fonctionne également de manière transparente avec une vaste gamme de services spécifiques à la gestion de la propriété intellectuelle, y compris des connecteurs dédiés pour nos renouvellements de brevets , nos renouvellements de marques , ainsi que nos logiciels d'autorisation et de surveillance des marques , nos données de brevets et notre portail de services IP.

• Accessibilité et disponibilité

Un IPMS doit être facile à utiliser et disponible de n’importe où. Un système basé sur le cloud et accessible par navigateur est la meilleure option car il est accessible à partir de divers appareils et ne nécessite pas de téléchargement de logiciel fastidieux. Cela aide votre équipe à accéder au système plus rapidement et à rester réactive en cas de besoin. C'est également beaucoup plus simple pour le travail à domicile, car vous n'aurez pas à vous soucier des postes de travail distants.

L'interface du logiciel doit être facile à comprendre et claire à suivre. Une conception moderne, claire et nette pour votre logiciel peut ne pas sembler une priorité majeure par rapport à d'autres facteurs, mais lorsque vous et vos collègues utilisez quotidiennement l'IPMS, il est indispensable de garantir que le logiciel est simple à utiliser.

Éléments clés à retenir lors du choix d’un IPMS

Il est préférable d'adopter un système de gestion IP qui peut être configuré et adapté à votre façon de travailler. Votre organisation a passé des années à perfectionner ses pratiques, ses méthodes et son approche en matière de gestion de la propriété intellectuelle. Votre IPMS doit améliorer votre façon de travailler et ne pas forcer votre équipe à adopter un système unique.

À mesure que vous évoluez, l’IPMS que vous choisissez doit évoluer avec vous. Tenez compte de la longévité de votre temps avec le logiciel ; si vous recrutez de nouveaux collaborateurs ou de nouveaux clients, vous devez être sûr que le logiciel sur lequel vous comptez est prêt et disposé à soutenir et accélérer votre réussite.

Votre fournisseur IPMS doit prendre le pouls du secteur et anticiper vos besoins. Vous devez être sûr que votre logiciel reste conforme à chaque juridiction dans laquelle vous opérez avec des mises à jour régulières du système et de ses processus prédéfinis. La technologie juridique étant de plus en plus intégrée, votre IPMS doit suivre cette trajectoire et inclure autant d'intégrations que possible avec les autres services que vous utilisez.

Dans l’ensemble, la meilleure façon de choisir un IPMS est de considérer la qualité de votre expérience avec le logiciel depuis votre première exposition au système jusqu’au moment où vous avez besoin d’assistance. Choisissez un fournisseur qui vous donne confiance en son service dès le premier jour.

Pour plus d'informations sur notre Logiciel de gestion IP Equinox, téléchargez notre eBook « Trois tendances critiques en matière de technologie de gestion IP ». Pour discuter de la manière dont notre système intuitif pourrait fonctionner pour votre organisation, planifiez un appel avec nos experts en la matière dès aujourd'hui.