Comment faire évoluer votre organisation vers un nouveau Logiciel de gestion IP

Migrer vers un nouveau système de gestion IP peut sembler intimidant, mais cela pourrait être plus facile que vous ne le pensez, explique Grace Mallinson.

De la formation de votre équipe à la migration de vos données en passant par la minimisation des perturbations pour les employés et les clients, il y a beaucoup de choses à prendre en compte lors de la transition vers un nouveau système de gestion de la propriété intellectuelle (IPMS). Heureusement, il s'agit d'un processus que nous avons suivi à de nombreuses reprises pour notre suite de logiciels de gestion de la propriété intellectuelle Equinox.

Avec des utilisateurs en Australie, en Europe, en Amérique du Nord, au Royaume-Uni et au-delà, nous avons aidé des centaines de cabinets d'avocats et d'entreprises à effectuer la transition vers nos plateformes de gestion de propriété intellectuelle, et nous avons trouvé le meilleur moyen de rendre la transition aussi simple que possible.

Rendre le défi moins intimidant

La mise en œuvre d’un changement de logiciel dans votre organisation peut s’avérer complexe, que vous ayez cinq ou 50 employés. Vous vous inquiétez peut-être de la manière dont votre équipe s’adaptera au travail sur un nouvel IPMS et du temps qu’il lui faudra pour s’y habituer.

Naturellement, un certain temps d'adaptation sera nécessaire, mais nous élaborerons un plan d'intégration sur mesure qui vise à minimiser cette période, afin que vous vous sentiez en confiance pour utiliser le système au moment de sa mise en service.

Dès le début de votre implémentation, nous recueillons vos besoins pour comprendre l'ampleur et la complexité du projet, puis nous convenons avec vous d'une date de mise en service. À partir de là, nous vous fournissons un plan étape par étape pour vous aider dans votre planification interne, y compris une période de transition si nécessaire.

Bien que nous puissions personnaliser notre processus d'intégration pour répondre à vos délais et exigences exacts, il couvre généralement quatre phases clés : configuration, formation, migration des données, intégration et support continu. En règle générale, nous configurons d'abord votre système, exécutons une migration de test, formons vos utilisateurs et effectuons votre migration finale, tout en vous aidant à mettre en œuvre le nouvel outil. Pour nous assurer de respecter votre date de mise en service, nous suivons régulièrement les progrès par rapport au calendrier convenu.

• Intégration

Notre équipe d'intégration dédiée accompagne les nouveaux clients pendant la phase de mise en œuvre.

Leur rôle est de simplifier au maximum la mise en œuvre de notre IPMS dans votre organisation. Pour ce faire, nous personnalisons le système (afin que votre équipe puisse être opérationnelle immédiatement) et nous vous aidons à formater et à migrer vos données de votre ancien système vers l'IPMS Equinox de votre choix.

Les besoins de chaque organisation sont différents, mais notre approche adaptable nous permet de vous intégrer rapidement et avec un minimum de tracas dans vos processus quotidiens.

• Configuration du système

Vous avez passé votre carrière à perfectionner votre approche de la gestion de la propriété intellectuelle. Nous adapterons donc votre nouvel IPMS à la façon dont vous souhaitez travailler tout en vous conseillant sur les moyens d'optimiser vos processus et vos flux de travail.

Vous pouvez contrôler tous les éléments, de la langue que vous utilisez dans votre système à ce qui apparaît sur votre tableau de bord, afin que votre système soit familier à votre équipe et que la transition soit plus facile. Nous vous aiderons à sélectionner manuellement les outils et les fonctionnalités que vous souhaitez inclure dans votre système. Il existe des outils et des connecteurs API spécialement conçus pour les renouvellements, la gestion des documents, la correspondance et bien plus encore.

L'une des principales fonctionnalités que vous contrôlez est votre catalogue de processus prédéfinis. Ceux-ci vous aident à gérer votre portefeuille en fournissant des délais, des rappels de tâches et même en incitant à l'automatisation intégrée. Nous maintenons un ensemble complet de processus de bureau officiels de plus de 40 juridictions que vous pouvez importer dans votre système en un clic. De plus, nous pouvons vous aider à configurer vos processus administratifs uniques pour des tâches telles que l'intégration de nouveaux clients de projet. Notre objectif est de vous fournir précisément ce dont vous avez besoin pour réussir.

• Entraînement

Pour commencer, vous pouvez compter sur nos experts pour montrer à votre équipe les ficelles du métier ! Notre introduction complète à nos systèmes de gestion de la propriété intellectuelle comprend des sessions de formation, des vidéos de formation enregistrées et un centre d'aide dédié rempli de documentation. Nous accompagnerons votre équipe dans l'apprentissage de l'utilisation du système et vous montrerons comment tirer le meilleur parti de la plateforme que vous avez choisie.

Une fois que vous êtes opérationnel, le support continue. Après avoir utilisé le système pendant quelques mois, vous souhaiterez peut-être adapter légèrement la configuration de votre système ou modifier certaines préférences. Notre centre d'aide regorge d'articles et de vidéos de formation pour vous aider, et notre équipe d'assistance est à votre disposition pour vous permettre de tirer le meilleur parti de votre puissant système. Vous pouvez nous contacter à tout moment pour un rappel ou des conseils sur quelque chose de nouveau.

• Migration des données

Notre équipe dédiée aux services de données gère tous types de migrations de données. Elle peut vous aider, que vous transfériez des données depuis un autre système ou que vous les configuriez à partir de zéro. Elle gère chaque migration au cas par cas et s'adapte aux besoins spécifiques de votre organisation.

Faites la transition vers une efficacité accrue

Nous avons aidé des centaines d'organisations, des avocats isolés aux grandes entreprises internationales, à mettre en œuvre notre logiciel de gestion de propriété intellectuelle Equinox. Nous savons donc à quoi nous attendre et vous aiderons tout au long du processus.

Nos clients ont constaté une amélioration significative de leur efficacité dès qu'ils ont commencé à utiliser leur nouveau système de gestion de propriété intellectuelle. Nos outils sont conçus pour faciliter au maximum la gestion de votre portefeuille de propriété intellectuelle en proposant une suite d'outils puissants et intuitifs, des intégrations pratiques et une automatisation avancée.

Qu'attendez-vous ? Commencez le processus dès aujourd'hui

Si votre logiciel actuel de gestion de portefeuille de propriété intellectuelle ne fonctionne pas, il est temps de procéder à un changement. Contactez nos experts en la matière dès aujourd'hui pour en savoir plus sur nos outils Equinox IPMS et notre processus d'intégration, ainsi que sur la manière dont nous pouvons vous aider à accroître l'efficacité de votre équipe.

Grace Mallinson est responsable des ventes et de l'intégration chez Equinox, une société Questel.