Gestion de la propriété intellectuelle : comment optimiser les performances à l'ère numérique

Des rappels de délais à la collaboration de projet, en passant par la vérification des données et l'automatisation de l'ensemble des flux de travail, la numérisation révolutionne les pratiques traditionnelles de gestion de la propriété intellectuelle. Nathalie Mantrand-Foussadier de Questel explique comment tirer le meilleur parti des outils numériques d'aujourd'hui, y compris les avantages de la centralisation des données et des processus PI.

Au cours des dernières décennies, la numérisation a mis en ligne bon nombre de nos pratiques de gestion de la propriété intellectuelle traditionnellement basées sur le papier, mais tous les services de propriété intellectuelle ne sont pas en mesure de tirer le meilleur parti des outils numériques à leur disposition. L'accès à la technologie n'est qu'une partie de la solution, les leaders de la propriété intellectuelle doivent également réfléchir à la meilleure façon d'adapter leurs modèles de gestion de la propriété intellectuelle pour tirer le meilleur parti des outils existants et futurs.

Évolution des modèles de gestion de la propriété intellectuelle des entreprises

Traditionnellement, le service PI interne communiquait uniquement avec ses agents locaux, leur laissant le choix et la gestion des agents étrangers, des sociétés de recherche locales, des fournisseurs de rentes, des agences de traduction et des sociétés de dépôt (voir image 1 ci-dessous). Aujourd'hui, cependant, la plupart des équipes de propriété intellectuelle des entreprises traitent directement avec leurs agents étrangers et leurs fournisseurs de propriété intellectuelle, séparant les tâches juridiques du travail administratif et technique, de sorte que les agents se concentrent uniquement sur les conseils juridiques à valeur ajoutée (voir image 2, ci-dessous).

Ce nouveau modèle offre plus d'informations et de contrôle ainsi que des avantages en termes de coûts. Cependant, la gestion de plusieurs fournisseurs (et outils) peut entraîner une charge de travail administrative plus importante pour les équipes internes, de l'approvisionnement au contrôle des coûts et de la correspondance à la facturation.

En conséquence, de nombreuses entreprises passent désormais à un modèle de services PI centralisés, qui continue de séparer les services de conseil juridique, mais confie désormais les services PI techniques et administratifs à un seul point de contact (voir image 3, ci-dessous).

Images 1-3 : L'évolution de la gestion de la propriété intellectuelle dans le temps

Facteurs de gestion centralisée de la propriété intellectuelle

Les principaux moteurs de ce passage à un modèle de services PI centralisés incluent le temps, le budget, l'efficacité, la transparence, la gestion des risques et le contrôle de la qualité.

• Temps et argent : les pressions internes de la direction, notamment les contraintes budgétaires et le gel des embauches, ont conduit les équipes internes à revoir comment et où elles consacrent leurs efforts. La tenue à jour des registres et le respect des délais ne sont pas négociables, mais avec le volume de travail important que cela implique pour les équipes parajuridiques, il est nécessaire de simplifier les dépôts à l'étranger, les annuités/renouvellements, les enregistrements et autres workflows de propriété intellectuelle.
• Efficacité et performances : les services PI peuvent avoir accès à moins de ressources, mais ils doivent toujours exécuter les mêmes fonctions. Avec une équipe allégée, il y a moins de temps et de bande passante, et les tâches administratives peuvent rapidement engloutir les ressources disponibles.
• Risque et qualité : La gestion et l'entretien d'un réseau fiable d'agents nécessitent également un investissement en temps considérable. Un contrôle qualité proactif est crucial compte tenu des risques associés aux délais non respectés et aux traductions médiocres ou incohérentes.
• Transparence et gestion des factures : la gestion des coûts et des factures peut ajouter des maux de tête supplémentaires, avec de multiples factures incohérentes et souvent alambiquées à rapprocher et le risque d'un effet ballon sur les frais, même avec un barème de frais convenu à l'avance.
   

Avantages de la technologie et de l'automatisation

La numérisation apporte des solutions à tous ces défis en permettant aux services PI de centraliser la gestion des dossiers, d'automatiser les flux de travail, de vérifier les données, d'analyser les factures et de renforcer la collaboration. Des processus « technologiques » normalisés et certifiés réduisent les risques, améliorent la qualité et augmentent la cohérence et la productivité. Avec un seul partenaire, un seul point de contact, une seule instruction et une seule facture à gérer, les services PI gagnent du temps administratif, gagnent en transparence sur les dépenses PI et bénéficient des économies d'échelle qui accompagnent les tarifs négociés à volume élevé.

Grâce à la plate-forme Web de services PI  sécurisés de Questel, par exemple, les clients peuvent estimer, placer, suivre et accéder à la livraison de tous les services sans frais d'abonnement supplémentaires. Cette plate-forme de flux de travail centralisée est entièrement intégrée à nos outils d'enregistrement et d'intelligence artificielle et à notre service gratuit de gestion des coûts, et offre une transparence totale avec une facturation consolidée , des factures détaillées, des modèles de tarification forfaitaire et aucun coût caché.

Comment fonctionne la numérisation de la propriété intellectuelle dans la pratique : les Renouvelle

Prenons l'exemple des renouvellements. Au siècle dernier, la gestion des renouvellements impliquait beaucoup de travail manuel chronophage. Avec autant de systèmes juridiques et de formalités différents et compliqués à comprendre et à respecter, et un tel risque d'erreurs, les entreprises étaient confrontées à des frais élevés et à un accès et un contrôle limités.

Aujourd'hui, de nombreux services de propriété intellectuelle paient encore des efforts et des coûts inutiles, consacrant trop de temps, de ressources et de budget à des tâches administratives qui n'ajoutent pas de valeur à l'entreprise. Aujourd'hui, cependant, il y a une tendance claire vers l'automatisation de ce service hautement spécialisé et l'avantage qu'il apporte, notamment qu'il est facile à utiliser, très efficace, très fiable et beaucoup moins cher que les processus manuels.

Numérisation des Renouvelle PI : un cas d'utilisation

Un fournisseur international de freins automobiles avec environ 3 500 familles de brevets actifs a contacté Questel pour obtenir de l'aide afin de réduire la charge de travail administratif de la gestion des annuités et d'améliorer la qualité des données.

En permettant une communication entièrement automatisée, sécurisée (cryptée) et en temps réel entre son système de gestion PI (IPMS) et le service de paiement des rentes PAVIS/Questel, nous avons pu assurer un échange de données direct et immédiat. Cela élimine les étapes manuelles nécessaires pour envoyer des données ou des reçus par e-mail et consigner les factures, ce qui permet au client d'économiser du temps et des ressources. Grâce aux bases de données synchronisées et au traitement immédiat, le client a toujours accès à des informations à jour sur ses renouvellements.

Nous avons également répondu à des exigences spécifiques supplémentaires, notamment

• → Flexibilité grâce à des formats de factures sur mesure et une facturation mensuelle ;
• → Élimination des étapes de processus chronophages ;
• → Flexibilité grâce à des délais d'annulation extrêmement courts ;
• → Introduction sans problème de PAVIS Connect avec l'équipe d'assistance PAVIS toujours disponible par téléphone ;
• → Bénéficiez d'un reporting et d'une prévision budgétaire faciles en un seul clic ;
• → Échange de données cryptées ;
• → Accompagnement d'un partenaire de confiance expert en conduite du changement.

Numérisation de la traduction PI : nous avons également une API pour cela

En automatisant entièrement les processus, la numérisation éloigne les tâches vitales de la messagerie électronique, améliore la sécurité, la transparence et le contrôle et réduit la charge de travail et le risque d'erreur. Cependant, pour que les services PI tirent le meilleur parti de ces outils numériques, ils ont également besoin qu'ils soient liés, sinon ils devront gérer plusieurs connexions ou nécessiter plusieurs étapes de saisie de données.

Le portail de services PI de Questel peut être utilisé comme une solution autonome ou directement intégré dans un IPMS existant (via API) pour garantir que les données sont partagées de manière transparente entre les systèmes. Par exemple, nous avons aidé un autre client international du secteur automobile (cette fois avec environ 2 000 familles de brevets actifs) à avoir un impact significatif sur l'efficacité et les économies de coûts en simplifiant pour eux les voyages à l'étranger en utilisant notre QSP et notre solution complète de réduction des coûts.

Dans l'« ancienne » configuration du client, ils déposaient des demandes prioritaires par l'intermédiaire d'agents locaux, déposaient des demandes PCT par l'intermédiaire d'agents locaux (ou d'une partie en interne) et géraient les dépôts et poursuites nationaux et régionaux (États-Unis, EP, BR, KR, JP , CN…) directement à travers leur réseau d'agents étrangers.

Dans le cadre de la nouvelle configuration, les agents locaux continuent de fournir les services de conseil juridique à valeur ajoutée (y compris la rédaction et le PCT et les poursuites nationales), mais Questel gère tout le travail administratif et technique requis pour le dépôt à l'étranger, y compris la recherche, les traductions, le dépôt et formalités de validation, renouvellements et gestion des coûts (grille tarifaire et gestion de la conformité).

Le client est très satisfait du nouveau processus, car la qualité de la traduction a été maintenue, l'intégration du nouveau processus s'est déroulée assez facilement, l'entreprise peut continuer à s'appuyer sur son réseau existant pour le travail de poursuite et l'équipe parajuridique a gagné du temps et a gagné en efficacité en n'ayant plus qu'un seul point de contact pour les traductions et les instructions de classement. Questel gère désormais le réseau d'agents en son nom, contrôle les coûts, consolide les factures et négocie une grille tarifaire globale au nom du client.

Nous constatons que notre service de gestion des coûts, qui est fourni sans frais supplémentaires aux clients, génère des économies considérables pour les dépôts à l'étranger . Dans ce cas, nous avons pu réaliser une économie de 20 % par rapport au processus précédent du client.

Gestion de la propriété intellectuelle : qu'est-ce que notre service de gestion des coûts ?

Le service de gestion des coûts de Questel est un programme complet d'optimisation des coûts conçu pour réaliser des économies sur les dépôts à l'étranger , les validations EP et les traductions .

En moyenne, il offre aux clients des économies de 20 à 30 % sur les dépenses PI externes (hors frais officiels) en trois étapes clés :

• 1. Audit des factures : se concentrant principalement sur les frais administratifs, notre équipe de spécialistes auditera vos coûts de conseil en brevets afin d'identifier toutes les économies potentielles tout au long du cycle de vie de la propriété intellectuelle.
• 2. Mise en place et négociation du barème d'honoraires : Forte de nos 16 ans d'expertise, notre équipe concevra et mettra en œuvre pour vous un barème d'honoraires par phases.
• 3. Examen de la conformité et rapports de référence : pour nous assurer que les frais négociés sont mis en œuvre de manière continue et cohérente, nous surveillons et examinons les factures et fournissons des informations détaillées sur les frais des agents.

Pour savoir comment nous pourrions aider votre organisation PI à améliorer les processus PI et à réaliser des économies, contactez-nous dès aujourd'hui.

Nathalie Mantrand-Foussadier est responsable commerciale régionale chez Questel.