Il est temps de réduire le fardeau de la Gestion des factures PI

L’une des complexités cachées auxquelles sont confrontés les services internes de propriété intellectuelle est de savoir comment jongler avec le travail administratif de gestion du portefeuille de propriété intellectuelle. Daniel Ovadya, expert en services de brevets, explique comment l'externalisation de la gestion des factures PI peut aider les entreprises à contrôler les coûts, à accroître la transparence, à maintenir la conformité et à libérer des ressources surchargées.

La gestion du portefeuille de propriété intellectuelle relève en partie de la stratégie, en partie de la génération et en partie de l'administration des actifs de propriété intellectuelle. Cependant, pour de nombreuses grandes entreprises, c’est la charge de travail administrative qui accapare la majorité du temps et des ressources. Avec plusieurs juridictions et plusieurs fournisseurs à gérer, un temps considérable est consacré au seul traitement des factures, ce qui contraint les professionnels internes de la propriété intellectuelle à se concentrer sur les aspects stratégiques et à plus forte valeur ajoutée de leurs rôles.

Questel a conçu son programme de gestion des factures et des coûts pour permettre aux entreprises d'économiser du temps, du budget et des efforts administratifs. En analysant le statu quo individuel, nous travaillons non seulement avec nos clients pour optimiser les formalités de facturation , mais utilisons également une technologie de pointe pour auditer les coûts, mettre en œuvre des barèmes d'honoraires, contrôler la conformité et comparer les agents étrangers, économisant ainsi aux services de propriété intellectuelle plusieurs centaines d'heures de travail administratif. fois par an.

Pourquoi La gestion des coûts est nécessaire

Les services internes de propriété intellectuelle sont confrontés à cinq défis principaux lors de la gestion des factures provenant d'agents étrangers : le coût, le volume, la conformité, le délai et la visibilité.

• Coût : payez-vous le bon prix ?

Avec des délais serrés et du temps et des ressources sous pression, il peut être difficile de négocier, de comparer et de superviser le coût des travaux. Bien que les frais officiels soient connus et publics, il n'existe pas de prix standard entre les agents ou les juridictions. Sans une structure de coûts transparente à consulter, il peut être frustrant pour les équipes internes de déterminer si un prix équitable leur est facturé.

• Volume : Trop de factures à gérer ?

Non seulement les services PI reçoivent chaque mois un volume élevé de factures, mais ces factures sont rarement présentées dans un format cohérent. Pour de nombreuses entreprises, contrôler et rapprocher ces documents, descriptions, devises et frais peut être une tâche extrêmement difficile et chronophage. De plus, le risque d’oublier des erreurs est trop élevé.

• Conformité : ressentez-vous « l’effet ballon » ?

Les efforts de négociation des honoraires avec les agents entraînent souvent du temps ou des coûts simplement ajoutés ailleurs. Par exemple, la tâche peut être facturée au tarif convenu, mais une tâche administrative supplémentaire est ajoutée pour couvrir un travail « connexe » en dehors du cadre de cet accord initial. Si votre grille tarifaire convenue ne contrôle pas toutes les tâches administratives possibles, vous ne verrez peut-être aucun avantage à la négocier en premier lieu.

• Temps : Traitez-vous toujours les factures manuellement ?

Les approches traditionnelles de gestion des factures sont très inefficaces. Les factures sont reçues par courrier électronique ou postal, téléchargées ou numérisées dans les systèmes internes (généralement, les systèmes de gestion de la propriété intellectuelle (IPMS) et financiers), puis diffusées pour examen et approbation. Les approbateurs doivent rechercher les factures antérieures, les contrats et la correspondance pertinente pour confirmer que la facture est correcte, et alors seulement ils approuveront le paiement, prêt à être saisi dans les registres comptables et IPMS.

• Insight : Comment les coûts sont-ils déclarés ?

Les factures individuelles peuvent contenir des informations vitales sur le travail effectué, mais extraire ces données à des fins de reporting peut être une autre source de frustration pour les équipes internes. Même si votre système financier peut fournir un rapport sur les coûts sortants par agent, juridiction ou actif PI, il ne fournit qu’une partie de l’histoire. Cela rend la budgétisation des coûts futurs et/ou la justification des sommes déjà dépensées un défi permanent pour les professionnels internes de la propriété intellectuelle.

Comment fonctionne La gestion des coûts

Le service La gestion des coûts de Questel simplifie la gestion des factures en rationalisant et en automatisant l'ensemble du processus.

Premièrement, nous vérifions toutes les factures entrantes pour identifier les écarts de facturation potentiels tout au long du cycle de vie des poursuites en matière de propriété intellectuelle. Ensuite, en nous appuyant sur l'expertise de longue date de Questel dans ce domaine, nous créons et mettons en œuvre une grille tarifaire basée sur notre expérience mondiale et les préférences individuelles de nos clients. Une fois ce barème de frais en place, nous surveillons son respect pour garantir que les agents facturent selon les tarifs convenus. Enfin, nous comparons les coûts des agents pour fournir un aperçu détaillé de leurs frais et de leurs performances par rapport à d'autres agents.

Chaque étape de notre programme d’audit et de conformité des factures est automatisée et supervisée par nos spécialistes internes. Grâce à notre technologie cloud exclusive (PRISM), nous utilisons un algorithme d'apprentissage automatique pour coder et regrouper les factures afin de faciliter et de accélérer leur examen. Grâce au codage des factures, PRISM surveille activement la conformité en fonction de la structure tarifaire et de la description du travail convenue avec les agents. Notre équipe de parajuristes effectue une première vérification de ces résultats avant qu'ils ne soient soumis à un deuxième examen par des experts afin de préparer des rapports de coûts, des informations sur les données et une analyse comparative des agents pour examen par les clients.

Le résultat? Les responsables de la propriété intellectuelle ont accès au contrôle et à la transparence sur chaque élément de leurs dépenses en propriété intellectuelle, tout en réduisant simultanément la charge de travail de leur équipe interne.

Pourquoi choisir notre service La gestion des coûts ?

Nous avons développé notre service La gestion des coûts pour répondre à la demande des clients en matière d'administration réduite et de surveillance et de contrôle des coûts accrus. Avec plus de 17 ans d’expérience dans ce domaine, vous pouvez faire confiance à nos connaissances et à notre expérience pour vous faire gagner du temps et de l’argent également.

Questel propose notre service de gestion des coûts sans frais à nos clients d'entreprise en matière de dépôt et de traduction, de sorte que l'ensemble de ce service est sans frais supplémentaires. S'assurer que les agents facturent selon le travail et les honoraires convenus peut également vous faire économiser jusqu'à 25 % sur vos dépenses PI externes sans avoir d'impact négatif sur la qualité du travail ou de la relation avec l'agent.

Questel propose un audit préliminaire des factures sans engagement pour identifier les économies potentielles sur les frais de dépôt. Contactez nos experts pour en savoir plus.

A propos de l'auteur

Daniel Ovadya est le directeur des ventes, brevets DACH chez Questel et un innovateur chevronné avec plus de 20 ans d'expérience dans le monde des brevets et de la propriété intellectuelle. Tout au long de sa carrière, Daniel a porté de nombreuses casquettes, depuis la co-fondation d'une startup qui a obtenu un brevet européen dans le domaine des logiciels jusqu'à la direction du développement commercial transfrontalier pour des produits de pointe. Depuis 2014, il a pour mission d'aider les entreprises innovantes à accélérer leurs processus d'innovation et de dépôt de brevets. En se concentrant principalement sur la région DACH, Daniel se consacre à façonner l’avenir de la technologie. En tant que spécialiste des solutions d'analyse, il participe activement au développement de nouvelles fonctionnalités pour améliorer continuellement les services de brevets.