Le rôle des logiciels de gestion de la propriété intellectuelle chez Bridgestone Corporation

M. Sei Aoki, Adjoint au responsable, Département de la conception du portefeuille de PI, partage les objectifs et les défis urgents de Bridgestone Corporation en matière de propriété intellectuelle et explique pourquoi l'entreprise a choisi le logiciel de gestion de propriété intellectuelle de Questel pour soutenir sa feuille de route ambitieuse de croissance.

M. Aoki a d'abord rejoint Bridgestone Corporation en tant que chercheur, travaillant dans le département de recherche pendant environ 15 ans, avant de rejoindre le département de propriété intellectuelle à la recherche d'une vue d'ensemble globale plus claire des actifs technologiques de l'entreprise.

Dans cette interview, il explique les missions critiques de son département PI et comment la migration vers le logiciel de gestion PI de Questel l'a aidé à atteindre ces objectifs.

• Quel est le rôle d’un département de propriété intellectuelle dans des entreprises telles que Bridgestone Corporation ?

En fin de compte, la mission d'un département PI est de convertir la propriété intellectuelle (PI) en valeur sociale et organisationnelle. Pour garantir un lien efficace entre la PI et les bénéfices de l'entreprise, je suis convaincu qu'un département PI ne peut exister seul au sein d'une organisation. Il doit être étroitement associé aux départements qui « produisent » la PI. Lors de l'élaboration d'une stratégie de brevets ou de marques, je suis également convaincu qu'il est du devoir du département PI de prendre en compte l'optimisation globale et de garantir la liberté d'action de l'entreprise.

« Pour y parvenir, le rôle d'un service de propriété intellectuelle est de partager l'information avec chaque unité commerciale interne et d'agir dans l'intérêt de l'ensemble de l'entreprise en collaborant avec les services concernés à la création d'inventions, au dépôt, à la poursuite et à l'exploitation des droits, ainsi qu'à tous les processus intermédiaires. »

• Comment le département PI de Bridgestone aborde-t-il cet objectif ?

Tout au long de sa longue histoire, Bridgestone a cultivé l'esprit Genbutsu Genba , que l'on pourrait traduire par « allez voir par vous-même ». Si vous travaillez au service des dépôts de brevets, ne restez pas assis à votre bureau devant un ordinateur à analyser la stratégie de l'entreprise en matière de brevets. Au contraire, interagissez avec le service qui produit les inventions que vous protégez.

Auparavant, il suffisait d'attendre que les inventions parviennent du service d'ingénierie pour accorder les droits sans délai. Aujourd'hui, les inventions risquent de passer inaperçues si le service de propriété intellectuelle n'établit pas activement de contact.

L'une des lignes directrices de notre service est de rencontrer directement l'inventeur, de discuter avec lui et de lui faire découvrir le produit. Si je suis consulté pour la conclusion d'un contrat, par exemple, je rencontre personnellement le responsable et lui demande de décrire le contexte, la partie adverse et la séquence des événements ayant conduit à la nécessité de ce contrat. À mon avis, cela devrait être l'une des principales approches d'un service de propriété intellectuelle.

• Quels ont été les principaux facteurs qui ont motivé le changement de votre système de gestion de la propriété intellectuelle (IPMS) ?

Nous devions mettre à niveau notre logiciel de gestion de la propriété intellectuelle, car la maintenance du système que nous utilisions arrivait à son terme. Ce système avait été personnalisé de manière aléatoire pendant de nombreuses années, et aucun document ne documentait les circonstances, les raisons et les spécifications de ces modifications. Par conséquent, le système de gestion de la propriété intellectuelle était très difficile à utiliser pour les personnes non familiarisées avec le contexte, et il était très impopulaire au sein de notre entreprise.

« Lorsque nous avons étudié les différents systèmes de gestion de la propriété intellectuelle et procédé à des évaluations des logiciels de gestion de la propriété intellectuelle, il était important pour nous que notre nouveau système de gestion de la propriété intellectuelle soit basé sur le cloud afin de réduire les heures de travail nécessaires à sa maintenance, et qu'il soit accessible depuis les sociétés du groupe au Japon et à l'étranger. »

• Pourquoi avez-vous choisi l'IPMS de Questel ? Quels ont été les facteurs décisifs ?

L'un des facteurs déterminants a été que Questel au Japon était le seul fournisseur IPMS japonais à proposer des fonctionnalités cloud. Les fournisseurs étrangers proposaient également des systèmes fonctionnant dans le cloud, mais nous étions préoccupés par les systèmes de support de leurs distributeurs japonais. En revanche, les fournisseurs nationaux ne semblaient pas proposer de grandes différences en termes de fonctionnalités et de systèmes de support.

Après une évaluation quantitative des fonctionnalités dont nous avions besoin et après avoir analysé en détail les logiciels de gestion de la propriété intellectuelle, nous avons constaté que la version japonaise du logiciel de gestion de la propriété intellectuelle de Questel, Equinox , était celle qui correspondait le mieux à nos besoins et nécessitait moins de personnalisation. Naturellement, le coût a également été un facteur important dans notre décision. Une personnalisation réduite entraîne une réduction des coûts de mise en œuvre, et ce point a également été déterminant dans le choix de la solution de Questel.

• Quelle a été votre expérience lors de la migration vers votre nouvel IPMS ?

Nous avons lancé notre appel d'offres en juillet 2020 et la décision d'implémenter le système de Questel a été prise en octobre 2020. Au cours des cinq premiers mois de 2021, nous avons défini nos besoins. Cette étape de définition est, à mon avis, cruciale, car elle permet d'établir une compréhension commune entre le fournisseur et l'utilisateur. Pour définir nos besoins utilisateurs, nous avons organisé des groupes de travail avec différents membres de notre département Propriété Intellectuelle et nommé un responsable de projet (PMO) issu de notre département informatique. Cela nous a permis d'approfondir notre compréhension commune et d'entrer dans la phase de développement du système.

La migration s'est achevée avec succès en novembre 2022 et les opérations ont commencé. Anticipant un afflux de demandes de renseignements dès le début, nous avons créé une adresse e-mail dédiée, une liste de contacts pour les demandes de renseignements, etc. Les demandes ont été consolidées et partagées avec l'équipe Questel Japon pour une gestion centralisée. L'équipe Questel organisait des réunions hebdomadaires avec notre équipe, où nous pouvions poser directement nos questions et apprendre à utiliser le système, ce qui s'est avéré très efficace pour résoudre rapidement les problèmes.

• À ce jour, quels ont été les principaux avantages de la migration vers IPMS de Questel ?

Du point de vue de la gestion de la propriété intellectuelle, l'introduction des fonctions cloud a permis de réduire les heures de travail du personnel. Côté opérations, le temps de réponse du système a été considérablement amélioré et les opérations peuvent désormais être réalisées sans stress. De plus, je pense que c'était une bonne occasion pour nous de faire le point sur notre activité en redéfinissant nos opérations conformément aux fonctionnalités de notre nouveau système de gestion de la propriété intellectuelle.

• Quels sont vos objectifs futurs en matière de propriété intellectuelle chez Bridgestone Corporation et quel rôle jouera votre système de gestion de la propriété intellectuelle ?

Je constate que le périmètre de la propriété intellectuelle à gérer par le département PI s'élargit. Auparavant, ce périmètre se limitait aux brevets, aux dessins et modèles et aux marques. Aujourd'hui, cependant, nous devons également gérer d'autres types de propriété intellectuelle, tandis que de nouveaux types de brevets, tels que les brevets de modèle économique, apparaissent. Dans ce contexte, je pense qu'il est important de gérer les différents droits de propriété intellectuelle créés par notre entreprise sans faille et sans faille. Notre système de gestion de la propriété intellectuelle joue un rôle essentiel à cet égard. Nous sommes impatients de voir son évolution future.

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