专业IP管理软件如何为律师事务所提供支持

Questel 集团旗下 Equinox 的商业总监汤姆·帕里什 (Tom Parish) 解释说，专用的 IP 管理软件可以帮助各种规模的律师事务所提高其能力并为客户提供更好的体验。

专业知识产权管理系统 (IPMS) 支持各类组织更好地管理工作量、降低流程复杂性并节省宝贵时间。然而，对于律师事务所而言，它们还可以帮助改善客户体验并支持业务增长。

在这里，我们探讨IP 管理软件的四大优势，并展示它如何帮助世界各地的私人执业 IP 专业人士。

IP管理软件对律师事务所的 4 大好处

• 1.简化任务管理

知识产权专业人士面临大量任务，处理众多客户的截止日期、申请、续约和财务问题可能是一项艰巨的任务。跟踪日期和活动需要仔细规划，这可能会给律师事务所及其流程带来负担。

从根本上来说，IPMS 将使您更轻松地管理任务：它会告诉您需要执行什么任务以及何时执行，从而最大限度地减少流程中所需的耗时规划，并大大减少人为错误的机会。

合适的知识产权管理软件还应让您的整个团队齐心协力，而不仅仅是律师。从执行合伙人到律师助理或法律助理，每个人都可以使用该软件来管理各自的任务，此外，您的财务团队可以看到他们需要处理的所有事情，而只需极少的案件管理输入。通过让所有团队都使用同一个平台，您可以更加团结地工作，并为客户提供更有效的服务。

• 2.节省宝贵的时间

通过帮助您更有效地管理任务，合适的 IPMS 还可以为您节省大量时间。借助集成的文档管理、发票、通信和各种模板，您的 IPMS 应该可以增强您现有的流程，并在您需要时提供所需的内容。

处理案件中无尽的文件、电子邮件、信件和笔记会占用大量宝贵的时间。现代知识产权管理软件将案件的所有文件保存在一个地方：您的团队处理的每个申请、草稿文件和官方通信都存储在一个位置，以便尽可能轻松地找到所需的信息。拥有一个可以自动为您组织这些信息的智能系统可以节省时间，让您可以专注于案件本身。

通信是另一项耗时的任务。撰写、跟进和归档电子邮件和信件给客户、专利和商标局以及其他律师似乎是一个无休止的循环，但 IP 管理技术提供了解决方案。例如，在Equinox Law Firm和Equinox Law Firm+中，会自动生成模板电子邮件，因此您将准备好包含案件详细信息的草稿，以便填写最终信息。这些模板可以直接从系统发送或导出到 Outlook 或 Gmail，大大减少了管理通信所需的工作量。它们还会在相关案件中自动组织，以进一步简化文档管理流程。

• 3.降低复杂性

合法的专业人士依靠各种软件解决方案来管理案件。从电子邮件到财务软件，一切都需要关注，因此很难跟踪您使用的每项服务的变化。IPMS 可以将所有这些元素集中到一个地方，让您可以在系统内处理案件的整个生命周期。

拥有一个可以与其他服务集成的系统可以降低复杂性，让您可以在一个位置监督案件管理的每个元素，并跨平台自动化您的活动。在 Questel 的 Equinox IP 管理软件中，电子邮件和文档管理在系统内处理，我们还内置了与 Microsoft Office、Xero、Sage、Billtrader 等许多其他服务的集成，因此我们的用户无需离开系统即可在案件的整个生命周期内进行管理。

• 4. 让客户满意

对于律师事务所来说，提供与客户沟通的强大渠道至关重要。让客户了解案件进展情况，这对他们来说非常鼓舞人心，并能增强他们对律师事务所服务的信心。实现这一点的方法有很多种，而传统的定期更新和会议渠道永远都有其用武之地。然而，知识产权管理技术可以为您的客户提供额外的机会来密切关注您的进展。

使用Equinox Law Firm和Equinox Law Firm+的律师事务所的客户可以通过客户访问门户查看案件和管理的财产。由于可以全天候访问案件进展信息，客户对所提供的服务充满信心。这不仅提供了最大的透明度，还可以减少案件整个生命周期所需的会议和电话次数。

您的律师事务所应该使用哪种IP管理软件？

采用可靠的 IPMS 可简化流程，使律师事务所更容易控制其处理的信息。但是，本地 IP 管理软件可能难以管理，一旦出现问题，可能需要一段时间才能恢复正常。Equinox Equinox Law Firm和Equinox Law Firm+的用户可以随时联系系统专家团队：因为我们的团队非常了解软件，所以他们也知道如何尽快识别、隔离和响应问题。

IP管理软件优势概述

归根结底，知识产权专业人士及其所在的公司希望客户对他们的服务充满信心。虽然知识产权法的有效实践始终取决于这些法律专业人士的技能、经验和专业知识，但采用专业的 IPMS 可以为这些技能提供很大的支持。它可以成为增强律师事务所流程的黄金门票。

正确的 IP 管理系统应管理和组织您的每一项任务，以减轻规划负担并大大减少人为错误的机会。如果整个团队使用一个系统，并且所有信息和服务都集中在一个可访问的平台上，您的组织生产力将得到提升。更可靠、更安全、更透明的系统将反映在您在客户中的声誉上，并支持您熟练的专业能力。

汤姆·帕里什 (Tom Parish) 是 Questel 旗下公司 Equinox 的商业总监。