从截止日期提醒到项目协作、数据验证以及整个工作流程的自动化，数字化正在彻底改变传统的知识产权管理实践。Questel 区域销售经理 Nathalie Mantrand-Foussadier 讨论了如何充分利用当今的数字化工具，包括集中管理知识产权数据和流程的好处。
在过去的几十年里，数字化将我们许多传统上基于纸张的知识产权管理实践搬到了网上，但并非每个知识产权部门都能充分利用他们所掌握的数字化工具。掌握技术只是解决方案的一部分，知识产权领导者还需要考虑如何以最佳方式调整其知识产权管理模式，以充分利用现有和未来的工具。
企业知识产权管理的发展
传统上，企业内部的知识产权部门只与当地代理机构沟通，由他们选择和管理外国代理机构、当地搜索公司、年金提供商、翻译机构和备案公司（见下图 1）。但如今，大多数企业知识产权团队都直接与外国代理和知识产权提供商打交道，将法律任务与行政和技术工作分开，因此代理只专注于提供增值法律建议（见下图 2）。
这种新模式能带来更多的洞察力和控制力以及成本效益。然而，管理多个供应商（和工具）会增加内部团队的行政工作量，从采购到成本控制，从通信到开具发票。
因此，许多公司目前正在转向集中式知识产权服务模式，这种模式继续将法律咨询服务分开，但现在将技术和行政知识产权服务委托给一个单一的联络点（见下图 3）。
图 1-3：知识产权管理随时间的演变
知识产权集中管理的驱动因素
转向集中式知识产权服务模式的主要驱动因素包括时间、预算、效率、透明度、风险管理和质量控制。
- 时间和金钱：来自最高管理层的内部压力，包括预算限制和招聘冻结，促使内部团队重新审视如何以及在何处花费精力。及时更新案卷和遵守最后期限是不容商量的，但由于律师助理团队需要处理大量工作，因此需要简化外国申请、年金/续展、备案和其他知识产权工作流程。
- 效率和绩效：知识产权部门获得的资源可能较少，但仍需要履行相同的职能。团队精简后，时间和带宽都会减少，行政任务会迅速吞噬可用资源。
- 风险和质量：管理和维护一个可靠的代理网络也需要投入大量的时间。鉴于错过最后期限、翻译质量差或不一致所带来的风险，积极主动的质量控制至关重要。
- 透明度和发票管理：成本和发票管理会让人更加头疼，因为要核对多张不一致且往往错综复杂的发票，即使事先商定了收费表，也有可能出现收费气球效应。
技术和自动化的优势
数字化为所有这些挑战提供了解决方案，使知识产权部门能够集中管理记录、自动执行工作流程、验证数据、分析发票并加强协作。标准化和经过认证的 "技术化 "流程可以降低风险、提高质量、增强一致性和生产率。知识产权部门只需管理一个合作伙伴、一个联络点、一条指令和一张发票，就能节省管理时间，提高知识产权支出的透明度，并从大批量协商费率带来的规模经济中获益。
例如，通过 Questel 的安全IP 服务网络平台，客户可以估算、安排、跟踪和访问所有服务的交付情况，而无需支付额外的订购费用。这一集中式工作流程平台与我们的记账和人工智能工具以及我们的免费成本管理服务完全集成，并通过合并发票、详细发票、统一收费定价模式和无隐藏成本实现完全透明。
知识产权数字化在实践中如何运作：续展
以续订为例。在上个世纪，续签管理涉及大量耗时的手工工作。由于需要了解和遵守许多不同的复杂法律制度和手续，而且出错的风险很大，公司面临着昂贵的费用和很少的访问和控制。
如今，许多知识产权部门仍在付出不必要的努力和成本，将过多的时间、资源和预算花在不能为公司增值的行政工作上。但现在，这一高度专业化的服务出现了明显的自动化趋势，其带来的好处不言而喻，那就是易于使用、高效、高度可靠，而且比人工流程便宜得多。
知识产权续展数字化：使用案例
一家拥有约 3,500 个现有专利族的国际汽车制动供应商联系 Questel 寻求支持，以减少年金管理的行政工作量并提高数据质量。
通过实现知识产权管理系统（IPMS）与 PAVIS/Questel 年金支付服务之间的全自动、安全（加密）和实时通信，我们可以确保直接和即时的数据交换。这消除了通过电子邮件发送数据或收据以及记录发票所需的人工步骤，节省了客户的时间和资源。得益于同步数据库和即时处理，客户总能获得有关续保的最新信息。
我们还为其他具体要求提供服务，包括：
- → 通过量身定制的发票格式和按月开具发票实现灵活性；
- → 消除耗时的流程步骤；
- → 取消期限极短，具有灵活性；
- → 通过 PAVIS 支持团队随时提供的电话服务，无问题地引入 PAVIS Connect；
- → 只需一键点击，即可轻松报告和预测预算；
- → 加密数据交换；
- → 拥有变革管理专业知识的值得信赖的合作伙伴的支持。
IP 转换的数字化： 我们还为此开发了应用程序接口
通过完全自动化的流程，数字化将重要任务从电子邮件中转移出来，提高了安全性、透明度和控制力，减少了工作量和出错风险。然而，知识产权部门要充分利用这些数字化工具，还需要将它们连接起来，否则就需要管理多个登录或需要多个数据输入步骤。
Questel 的IP 服务门户可以用作独立解决方案，也可直接集成到现有的知识产权管理系统（通过API）中，以确保系统间数据的无缝共享。例如，我们为汽车行业的另一家国际客户（此次客户拥有约 2,000 个有效专利族）提供了支持，通过使用我们的 QSP 和全面的成本削减解决方案简化了他们的国外业务，从而对提高效率和节约成本产生了重大影响。
在客户的 "旧 "结构中，他们通过当地代理提交优先权申请，通过当地代理（或内部代理）提交 PCT 申请，并直接通过其国外代理网络管理国家和地区申请和起诉（美国、欧洲、英国、韩国、日本、中国......）。
在新机制下，当地代理继续提供增值法律咨询服务（包括起草、PCT 和国家申请），但 Questel 负责管理国外申请所需的所有行政和技术工作，包括检索、翻译、申请和验证手续、续展以及成本管理（费用表和合规管理）。
客户对新流程非常满意，因为翻译质量得到了保证，新流程的入职也相当顺利，公司可以继续依靠现有网络进行起诉工作，而律师助理团队也节省了时间，提高了效率，因为现在只需单点联系翻译和提交说明。Questel 现在代表他们管理代理网络，控制成本，合并发票，并代表客户就全球收费表进行谈判。