企业内部知识产权部门面临的一个隐性复杂问题是，如何多方兼顾 IP 资产管理的各种事务性工作。在这篇文章中，专利服务专家 Daniel Ovadya 阐述了外包 IP 发票管理工作可以如何帮助企业控制成本、提高透明度、实现合规以及缓解资源压力。
IP 资产管理由三个部分构成：战略制定、资产生成以及事务管理。但是，对于许多规模较大的企业而言，事务性管理工作往往占用了大部分的时间和资源。由于需要管理多个司法管辖区和多个供应商，仅发票管理这一项事务就占用了大量时间，从而束缚了企业内部 IP 人员的专业能力，使他们无法专注于完成更具战略意义的高价值工作。
为此，Questel 精心设计研发了发票与成本管理系统旨在帮助企业节省时间和预算，并减轻事务性管理工作负担。我们会分析每位客户的当前情况，不仅与客户合作 优化发票手续流程，而且还采用先进技术来审核费用、实施费用表、监控合规情况以及对外国代理人收费进行对标分析，每年帮助企业 IP 部门节省的事务性管理工作时间可达数百小时。
为什么必须做好成本管理？
在管理来自外国代理人的发票时，企业内部 IP 部门主要面临五个方面的挑战：费用、数量、合规、时间以及洞察。
- 费用：收费是否合理？
在时间和资源都比较紧张的情况下，价格协商、对标分析以及费用监管可能会变得十分困难。虽然各地知识产权局的官费是已知且公开的，但不同代理人或司法管辖区之间的收费标准并不统一。如果没有透明的成本结构作为参照，企业内部 IP 部门可能会倍感苦恼，因为他们甚至无法确定被收取的费用是否合理。
- 数量：处理不了堆积如山的发票？
IP 部门每个月都会收到大量发票，而且发票所采用的格式通常并不一致。对许多企业来说，管理这些票据并核对票据上的费用说明、币种以及费用金额，可能是一项非常困难且耗时的任务。而且，当发票数量很多时，很容易会忽视一些错误。
- 合规：正在经历“气球效应”？
您为了与代理人协商费用而付出的努力可能会被白白浪费，因为这往往会导致在其他地方增加时间或成本，即“气球效应”。例如，代理人同意按约定价格对一项任务计费，但可能会借不在初始协议范围内的“相关”工作为由添加一项额外的事务性任务，以收取额外费用。如果您与代理人商定的费用表不能控制所有可能的事务性工作的费用，那么最初商定的费用表可能对您毫无益处。
- 时间：还在手动处理发票？
传统的发票管理方法效率非常低下。按照传统方法，先通过电子邮件或邮寄方式接收账单，接着将单据上传或扫描到内部系统（通常是知识产权管理系统 (IPMS) 和财务系统），然后再分发以进行审批。审批人必须审查过往账单、合同及相关信函，以确认账单是否正确。只有在确认账单正确无误后，审批人才会批准付款，使其进入会计流程并录入 IPMS 记录。
- 洞察：如何生成费用报告？
每一张发票都可能包含有关已完成工作的重要信息，但是要提取这些数据制成报告，或许又是困扰企业内部团队的一件难事。您的财务系统或许可以按代理人、司法管辖区或 IP 资产提供详细的支出报告，但这样的报告可能并不详尽，无法让您洞观全局。因此，对于企业内部 IP 专业人员而言，制定未来费用预算和/或证明已支付费用项目的合理性是长期存在的一大难题。
成本管理解决方案如何让困难迎刃而解
Questel 的成本管理服务通过简化和自动化整个发票管理流程，为企业轻松解决上述问题。
首先，我们对收到的所有发票进行审核，以识别整个 IP 申请生命周期中可能存在的账单出入。然后，利用 Questel 在这一领域长期的专业积累，基于我们在全球范围内的成熟经验以及客户的个人偏好，我们制定并实施费用表。在完成费用表后，我们会监控合规情况，以确保代理人的发票与商定费用一致。最后，我们对代理人的收费进行对标分析，详细对比不同代理人的收费和工作完成情况。
上述发票审核与合规工作的每一个环节均已实现自动化，并由我们的内部专家严格监管。借助 Questel 特有的云技术 (PRISM)，我们使用机器学习算法对发票进行编码和分组，让发票审核工作变得更加快速便捷。通过对发票进行编码，PRISM 可以根据与代理人商定的费用结构和工作事项，主动地监控合规情况。我们的法务助理团队先对结果进行初步检查，然后我们的专家团队将进行第二次审查，以生成成本分析报告、数据洞察和代理人对标分析结果以供客户查阅。
结果如何？IP 支出对企业 IP 部门领导者完全透明，使他们可以完全掌握和控制 IP 成本，同时减轻内部团队成员的负担。
为何选择 Questel 成本管理服务？
我们开发的成本管理服务能够满足客户的诸多需求，包括减轻事务性工作负担、加强监督以及增强成本控制。而且，我们在这一领域深耕逾 17 年之久，积淀了丰富的专业知识和经验，可以帮助您节省时间和成本，是值得信赖的合作伙伴。
对于选择了 Questel IP 申请和翻译服务的客户，我们将免费提供成本管理服务，不收取任何额外费用。我们能够确保代理人按照约定的工作内容和价格收取费用，最高可为您节省 25% 的外部 IP 支出，而且不会对工作质量或代理关系产生负面影响。
Questel 还会提供免费的初步发票审核服务，助您识别可从 IP 申请费用中节省的成本。如需了解更多信息， 请联系我们的专家。
以下文章最初发表在 IP Service World 上，Daniel Ovadya 和我们的一位客户在文章中分享了对成本管理的一些看法：“我们如何提高效率并每年在国际专利申请中节省 50 万欧元”。如果想要这篇文稿的副本，请与我们联系。
作者简介
Daniel Ovadya 是 Questel 在 DACH 地区的专利解决方案销售总监，在专利和知识产权领域拥有超过 20 年的丰富经验，是一位资深创新专家。Daniel 的职业生涯丰富多彩，他曾是获得欧盟专利的一家软件初创公司的联合创始人，还曾是多款尖端产品的跨境业务拓展负责人。自 2014 年以来，他一直致力于帮助创新公司加速创新和专利申请流程。Daniel 主要负责 DACH 地区的业务，致力于推进技术在未来的创新与发展。作为 IP 分析解决方案领域的专家，他积极参与新功能开发，大力推动专利服务持续改进。