是时候升级了吗？选择基于 Salesforce 构建的 IP 管理系统

预计到 2024 年，50% 的法律工作将实现自动化，现在是时候确保您选择的知识产权管理系统能够帮助您的企业取得成功。

管理咨询公司 Gartner 的研究表明，到 2024 年，法律部门将实现 50% 的法律工作自动化，技术的选择对于实现潜在的效率提升至关重要。

为了实现短期和长期业务目标，Gartner 建议法务部门投资能够与其他业务范围平台（例如 Office365）集成的解决方案，并可以利用人工智能 (AI)、机器学习、流程自动化、区块链，以及其他新兴技术。对于依赖小型专业供应商的工具或未从主动开发或投资中受益的公司来说，真正的风险是远远落后于潮流。

探索IP管理软件的未来

在我们最近的网络研讨会上，“最终，IPMS 引领知识产权部门走向现代化！” ”，我们讨论了新兴技术对知识产权部门及其知识产权管理系统 (IPMS) 的影响。

尽管技术取得了相当大的进步，许多知识产权部门仍然依赖老式的归档和截止日期管理系统。其中一些是 15-20 年前开发的或者是“本土开发的”，这意味着它们难以扩展，达不到现代安全要求，或者甚至错过了基本的自动化和效率工具，例如 API、Web 访问或云贮存。

例如，我们的网络研讨会与会者表示，他们的流程缺乏自动化，甚至包括发送系统中所做任何更改的通知的基本能力。报告是另一个被提及的痛点，许多企业知识产权领导者因他们的知识产权系统无法与财务、合同或其他数据有效集成而感到沮丧。定制和协作也成为挑战，许多旧系统不够灵活，无法定制，或者不够安全（或在线），无法支持外部用户访问。

尽管存在这些缺点，但对知识产权部门来说，对新的 IPMS 进行急需的改变仍然具有挑战性。通常，令人反感的并不是迁移本身，而是选择正确技术或供应商的压力，因此这项工作只需完成一次。

近年来，高层管理人员要求整合企业投资的压力加剧了这一挑战。一旦公司购买了大型文档管理系统（例如 SharePoint），他们就会希望每个人都使用它们。这同样适用于使用其他协作和提高效率的工具，包括人工智能。

使用 Salesforce IP 管理解决方案迁移到云端

复杂的 IP 产品组合需要复杂的 IP 管理解决方案，但这些解决方案不需要与企业技术堆栈的其余部分隔离存在。

Equinox Corporate+是一款由 Salesforce 支持的解决方案，使企业 IP 部门能够通过增强自动化、效率和互操作性来应对 IP 复杂性。它构建在云上，具有可扩展性、可访问性和安全性。它通过 Salesforce App Exchange 启动，因此您可以通过开放 API 将其与第三方应用程序无缝集成。它建立在世界领先的 Salesforce 平台上，具有最高水平的合规性和安全标准，并可使用经过全球 150,000 多个组织的用户测试和验证的新技术。但请注意，您不需要拥有 Salesforce 许可证即可使用该工具！

第三方集成示例：

同样重要的是，我们设计的系统涵盖了知识产权的整个生命周期，包括申请、翻译、续展、文件管理以及与外部顾问的协作，并且可以根据您公司的具体需求进行定制。

在 Salesforce 上构建Equinox Corporate+的 5 个好处

1. 自动化：等待利益相关者批准采取行动知识产权事务会浪费时间和资源。借助Equinox Corporate+，您可以自动化整个审批流程。预设的工作流程定义（并提醒）利益相关者，强调截止日期，并提供指导决策所需的上下文。
2. 验证：手动数据输入可能会导致数量惊人的错误。借助Equinox Corporate+，您不再需要检查（并再次检查）数据或截止日期是否正确。该系统根据国家知识产权局保存的记录验证您的知识产权数据，以识别不准确或差异，以便进行手动或自动更正。
3. 集成：如果您的公司在 Office365 等工具上进行了大量投资，那么效率、协作和信息管理可能是您优先考虑的事项。通过开放的人工智能， Equinox Corporate+可以直接与这些系统集成，因此您的所有记录都保存在同一个地方。例如，您可以创建电子邮件处理程序，以便所有信件都会自动填充到相关案例中，包括仍需要完成的任务。
4. 协作：管理供应商可能是一个耗时的过程，特别是如果您在世界各地都有律师事务所或代理的话。当然，您希望确保他们平台上的记录与您平台上的记录之间没有差异。您可以指示您的外部顾问或代理通过外部代理门户直接将数据输入到Equinox Corporate+ ，包括使用门户发送指令或分配任务。如果您选择的律师事务所是Equinox Law Firm 、 Equinox Law Firm+或任何符合条件的第三方应用程序的用户，您可以弥补这一差距，完全消除重复记录的需要。
5. 报告：较旧的 IPMS 平台的报告功能有限或过于复杂。缺乏与财务和文档管理系统的集成也意味着您只能看到图片的一部分。 Equinox Corporate+通过将知识产权报告与财务、合同和其他公司信息相结合，提供更完整的情况。

有关Equinox Corporate+的更多信息， 请联系我们获取演示。

通过 Salesforce IP 管理释放定制的力量

在 Salesforce 上构建Equinox Corporate+的另一个好处是可以轻松定制。这是一个从研发到销售和营销的每个人都使用的平台，因此定制选项远远超出了更改布局的能力。

正确的 IPMS 不仅应该使工作流程更加高效，而且还应该使工作流程更加高效。它还应该为知识产权部门提供做出明智决策所需的数据洞察。通过选择集成系统，您可以减少共享文档或处理发票的管理工作量，定制和自动化工作流程，改善与外部顾问的协作，并直接与全球知识产权局验证数据和截止日期。

通过切换到基于 Salesforce 的 IP 管理来准备成功

我们了解每个 IP 部门都有独特的流程、需求和偏好，因此我们遵循三阶段实施方法：聚焦、冲刺和上线。这确保了系统经过定制可以满足每个组织的特定要求，重点是提高运营效率、合规性和无缝过渡。

我们的流程简而言之：

• 重点：确定项目的范围和目标，从管理的 IP 资产到工作流程、仪表板、内部和外部协作者等。
• Sprint ：将数据上传到系统中以测试映射、演示布局、获得用户认可并创建定制解决方案以满足任何独特需求。
• 上线：要达到这一阶段，我们必须首先满足我们的三个项目支柱：我们是否最大限度地提高了运营效率？随着您业务的发展，解决方案是否可扩展/能够轻松适应？我们能否确保无缝过渡以确保对您的业务运营零影响？
  

有关 Equinox Corporate+ 的更多信息，请观看我们的网络研讨会“最终，一个将知识产权部门带入现代化的 IPMS ！”的录像，下载我们的“ 实现知识产权管理方法现代化的六个技巧”，或联系我们获取演示。  

Eric Moran是 Questel 的全球中小企业 SaaS 总监。