IP請求書管理の負担を軽減する時期が来ました

社内の知財部門が直面している隠れた複雑さの 1 つは、知財ポートフォリオ管理の事務作業をどのようにやりくりするかということです。特許サービスの専門家である Daniel Ovadya 氏は、IP 請求書管理のアウトソーシングが企業のコスト管理、透明性の向上、コンプライアンスの維持、過大なリソースの解放にどのように役立つかを説明します。

IP ポートフォリオ管理は、IP 資産の戦略、生成、および管理の一部です。ただし、多くの大企業では、時間とリソースの大部分を占めるのは管理作業です。複数の管轄区域と複数のサプライヤーを管理する必要があるため、請求書の処理だけでもかなりの時間が取られ、社内の知財専門家がその役割のより付加価値と戦略的な側面に集中する能力が制限されます。

Questel は、企業の時間、予算、管理労力を節約するために、請求書およびコスト管理プログラムを設計しました。個々の現状を分析することで、当社はクライアントと協力して請求手続きを最適化するだけでなく、コストの監査、料金スケジュールの実施、コンプライアンスの監視、外国代理店のベンチマークに最先端のテクノロジーを採用し、知財部門の数百時間に及ぶ管理時間を節約します。一年に一度。

なぜ原価管理が必要なのか

社内の知財部門は、外国代理店からの請求書を管理する際に、コスト、量、コンプライアンス、時間、洞察という 5 つの主な課題に直面しています。

• コスト: 適切な価格を支払っていますか?

期限が厳しく、時間とリソースにプレッシャーがかかると、作業コストの交渉、ベンチマーク、監督が困難になる場合があります。正式な料金は既知で公開されていますが、代理店や管轄区域をまたがる標準価格はありません。透明性のあるコスト構造を参照できないと、社内チームが適正な価格を請求されているかどうかを判断することさえ困難になる可能性があります。

• 量: 請求書が多すぎて処理できませんか?

知財部門は毎月大量の請求書を受け取るだけでなく、それらの請求書が一貫した形式で提示されることはほとんどありません。多くの企業にとって、これらの文書、説明、通貨、料金の管理と調整は、非常に困難で時間のかかる作業となる可能性があります。さらに、間違いを見落とすリスクも非常に高くなります。

• コンプライアンス: 「風船効果」を経験していますか?

エージェントと料金交渉を行うと、多くの場合、時間やコストが別の場所に追加されるだけになります。たとえば、タスクは合意された料金で請求される場合がありますが、最初の合意の範囲外の「関連する」作業をカバーするために追加の管理タスクが追加されます。合意された料金スケジュールが考えられるすべての管理タスクを制御していない場合は、そもそも料金スケジュールを交渉するメリットが見出せない可能性があります。

• 時間: まだ請求書を手動で処理していますか?

請求書管理に対する従来のアプローチは非常に非効率的です。請求書は電子メールまたは郵送で受信され、内部システム (通常は IP 管理 (IPMS) および財務システム) にアップロードまたはスキャンされ、レビューと承認のために回覧されます。承認者は過去の請求書、契約書、および関連する通信を調べて請求書が正しいことを確認する必要があり、それができて初めて、支払いを会計および IPMS 記録に入力できる状態に承認することができます。

• 洞察: コストはどのように報告されますか?

個々の請求書には、完了した作業に関する重要な情報が含まれている場合がありますが、レポート目的でそのデータを取り出すことは、社内チームのもう 1 つの不満の原因になる可能性があります。財務システムは、代理店、管轄区域、または知的財産資産ごとの支出コストのレポートを提供する場合がありますが、それはストーリーの一部のみを提供する可能性があります。このため、将来のコストの予算を立てたり、すでに費やした金額を正当化したりすることが、社内の知財専門家にとって継続的な課題となっています。

原価管理の仕組み

Questel の原価管理サービスは、プロセス全体を合理化し自動化することで、請求書管理の悩みを解消します。

まず、すべての受信請求書を監査して、知財訴追ライフサイクル全体にわたる潜在的な請求の不一致を特定します。次に、この分野における Questel の長年の専門知識を活用し、世界中での経験と個々の顧客の好みに基づいて料金スケジュールを作成し、実行します。料金スケジュールが設定されると、当社はコンプライアンスを監視し、エージェントが合意されたレートに従って請求を確実に行うようにします。最後に、エージェントのコストをベンチマークして、他のエージェントと比較した料金とパフォーマンスについての詳細な洞察を提供します。

当社の請求書監査およびコンプライアンス プログラムの各ステップは自動化されており、社内の専門家によって監督されています。当社独自のクラウドベースのテクノロジー (PRISM) を使用し、機械学習アルゴリズムを採用して請求書をコード化してグループ化し、迅速かつレビューを容易にします。 PRISM は、請求書のコーディングを通じて、エージェントと合意した料金体系および作業内容に従ってコンプライアンスを積極的に監視します。当社のパラリーガルチームは、クライアントレビューのためのコストレポート、データ洞察、およびエージェントベンチマークを準備するための2回目の専門家レビューを受ける前に、それらの結果の最初のチェックを行います。

結果？知財リーダーは、知財支出のあらゆる要素を管理し透明性を得ることができると同時に、社内チームの負担を軽減します。

当社の原価管理サービスを選ぶ理由

当社は、管理の削減、より優れた監視とコスト管理を求めるクライアントの要求に応えるために、原価管理サービスを開発しました。この分野で 17 年以上の経験を持つ当社の知識と経験は、時間とコストの節約にも役立ちます。

Questel は、企業のファイリングおよび翻訳のクライアントにコスト管理サービスをゼロコストで提供しているため、このサービス全体は追加料金がかかりません。エージェントが合意された作業と料金に従って請求するようにすることで、作業の品質やエージェントとの関係に悪影響を与えることなく、外部 IP の支出を最大 25% 節約することもできます。

Questel は、提出費用の節約の可能性を特定するために、事前の義務のない請求書監査を提供します。詳細については、 当社の専門家にお問い合わせください。

著者について

Daniel Ovadya は、Questel の DACH Patents のセールス ディレクターであり、特許と知的財産の世界で 20 年以上の経験を持つ熟練のイノベーターです。ダニエルは、ソフトウェアで EU 特許を取得したスタートアップ企業の共同設立者から、最先端製品の国境を越えたビジネス開発の陣頭指揮に至るまで、キャリアを通じてさまざまな仕事をしてきました。 2014 年以来、革新的な企業がイノベーションと特許取得のプロセスを迅速に進めることを支援するという使命を担っています。 DACH 地域に主に焦点を当て、ダニエルはテクノロジーの未来を形作ることに専念しています。分析ソリューションのスペシャリストとして、特許サービスを継続的に強化するための新機能の開発に積極的に取り組んでいます。