社内法的部門のための知的財産に関する5つのヒント：少ないリソースでより多くの成果を上げる方法

潜在的なコスト削減策を特定するには、社内法務部門が現在、特定の成果や目標を達成するためにどれだけの費用を費やしているかを把握する必要があります。 主要業績評価指標（KPI）をモニタリングすること、そして予算がニーズに見合った詳細かつ正確なものであることを確認することが役立ちます。

より広範に言えば、大きなコストがどこに集中しているのかを把握することが重要です。貴社の法務部門は、外部の弁護士費用に多額の支出をしていませんか？もしそうであれば、特に定型的な案件に関しては、コスト削減の余地があるかもしれません。

社内法務部門の支出を評価する際には、まず手軽な削減策から着手するのが賢明です。中には、それなりの理由があって費用がかさむ案件もあります。例えば、難解で特殊な法的問題には外部弁護士の協力が必要となる場合が多く、そうした費用の一部を削減できる可能性はありますが、法務アドバイスを必要としない業務こそが、最もコスト削減のチャンスとなるでしょう。まずは、社内法務業務のルーチンワークを見直すことから始めるのが良いでしょう。大量の業務において小さなコスト削減を積み重ねることで、より大きな、そして持続的な効果が得られ、一般的にリスクも低くなります。

現在、多くの社内法務部門では、法務サービスの調達プロセスに提案依頼書（RFP）を活用しています。これは社内チームにとっていくつかの利点があります。外部弁護士を他の業者と競争させることで、顧客サービスや価格設定に対するアプローチを刷新することができ、コスト削減やサービス向上につながる可能性があります。

RFP（提案依頼書）の提出者は、あなたが思いつかなかったような提案をする機会を得ることができ、それが成果の向上につながる可能性があります。そして、おそらく最も重要なのは、RFPを発行することで、必要な作業範囲を明確に定義せざるを得なくなることです。これにより、「業務範囲の拡大」を防ぎ、社内法務部門が必要とする分だけを支払うことができます。

パフォーマンスを向上させながらコストを削減する最も効果的な方法は、法務業務の特定の部分を外部の法律事務所や自社の法務チームに委託する代わりに、別の方法を検討することでしょう。知的財産権の更新、登録、調査、監視、ドケット管理などは、Questelのような専門の知的財産権プロバイダーに委託する方が、社内で処理したり外部の法律事務所に委託したりするよりも、コストを抑え、効率よく業務を遂行できる可能性があります。

例えば、商標ポートフォリオの管理をサポートするために知的財産サービスプロバイダーを利用することには、いくつかの利点があります。プロバイダーの海外代理店ネットワークは、管理する業務量の多さから、自社のネットワークよりも費用対効果が高い可能性があります。また、プロバイダーは商標管理を中核業務として専門的に経験を有しています（一方、自社のチームにとっては、商標管理は主要な目標や目的から外れた業務である可能性があります）。さらに、専門プロバイダーは、適切な結果を達成するためにプロセスを効率的に体系化することをビジネスモデルとしているため、費用対効果が高いと考えられます。

より一般的に言えば、専門の知的財産サービスプロバイダーを利用することで、社内の法務部門の人員を増やすことなく、業務量を増やすことが可能になります。

コスト削減とパフォーマンス向上を図るための分析を行う際に、潜在的な危険性の一つは、それを一度限りの取り組みとして捉えてしまうことです。短期的にはコスト削減につながりますが、社内法務部門としてすべてのコストと活動を継続的に監視し、規律を保つアプローチは、 これにより、効率を最大限に高め、長期的に目標を達成できる可能性が高まります。