IPMSの選び方

IP 管理システムの選択は、どの組織にとっても重要な決定です。選択したソフトウェアがすべての要件を満たす必要があるだけでなく、機密データを外部組織に委託する場合は、そのデータのセキュリティを確保することが最も重要です。Questel の子会社である Equinox のマネージング ディレクター、Sam Nicholson 氏が、IP 管理システムを比較する際の 6 つの重要な質問を紹介します。

1. 始めるのは簡単ですか?

新しい IP 管理システム (IPMS) を導入するのは大変なことです。組織は何年もかけてプロセスを改良し、円滑なシステムを構築してきたため、新しいソフトウェアを導入すると、新たな複雑さや問題が生じる可能性があります。最高のソフトウェア プロバイダーは、導入をできるだけ簡単にするために、導入プロセスを最小限の手間でガイドします。

IPMS サプライヤーは、お客様のニーズに応え、お客様の特定の要件に対応でき、お客様のプロセスに合わせてシステムをカスタマイズできる必要があります。優れたサプライヤーは、自社のソフトウェアがお客様の現在の業務にどう適応できるか、そしてさらに重要なことに、それがお客様の業務をどのように強化できるかを説明します。「万能」なアプローチで妥協しないでください。

選択したシステムへのオンボーディングの時期が来たら、ソフトウェア プロバイダーはプロセスをできるだけ明確かつ簡単に実行できるようにする必要があります。稼働前にシステムに関する包括的な説明を受けることで、あなたとあなたのチームが初日からソフトウェアを最大限に活用する方法を確信できるようになります。

Questel のフレンドリーなオンボーディング チームは、選択したEquinox IP管理ソフトウェアの最初のデモからデータ移行やトレーニングまで、プロセス全体を通じてユーザーをサポートします。サポートはそれだけではありません。新規ユーザーは、必要に応じていつでもヘルプ デスクに連絡して、迅速でわかりやすいサポートを受けることもできます。

2. システムはどの程度保守されていますか?

ソフトウェア会社の中には、何年もアップデートをリリースしないまま、ユーザーのシステムが遅くなり脆弱になるままになっているところもあります。アップデートによりバグが修正され、ソフトウェアがスムーズに動作します。アップデートがなければ、問題が発生します。

市場にあるさまざまな IPMS ソリューションを調べるときは、ソフトウェアの更新頻度を尋ね、開発チームの質を判断してください。優れた開発チームは、ユーザーにできるだけ早く最新バージョンのソフトウェアを提供し、これらの変更が組織にどのようなメリットをもたらすかを伝えます。

Questel 開発チームは約 2 週間ごとに小さなアップデートをリリースしているので、常に最新バージョンを利用できます。これらのアップデートでは、新しい機能、バグ修正、セキュリティ アップデートが提供されます。適切にアップデートされたソフトウェアはより安全で、より適切に機能します。妥協しないでください。

3. データはどの程度安全ですか?

セキュリティは最優先事項です。組織が IPMS 内にデータを保存する場合、そのシステム内のすべてのデータが保護されていることを 100% 確信できる必要があります。データがソフトウェア プロバイダーに保存されているか、組織独自のサーバーに保存されているかに関係なく、そのデータは安全であり、ユーザーにとって最大限の可視性を備えている必要があります。

優れた IPMS であれば、徹底したデータ セキュリティ フレームワークが整備されています。プロバイダーがデータをどのように保存するか、特にデータ管理とセキュリティに重点を置いたサポートのレベルなどを検討してください。可用性は重要なので、稼働時間についても尋ねてください。重要な瞬間にデータにアクセスできない状況は避けたいものです。

Questel には、データ転送と管理を担当する専任のデータ サービス チームと、最善のソフトウェア セキュリティ対策が実施されていることを保証する綿密な運用チームがあります。特定の専門知識を持つチームを擁することで、システムとデータの安全性と可用性の確保に適切なレベルの注意を払うことができます。

4. 専用サポートを利用できますか?

システムの使用や問題のトラブルシューティングに関してサポートが必要な場合、チームは迅速なサポートを受けられると確信する必要があります。IP 管理は時間に敏感で、迅速な対応が求められるため、都合の悪いときに問題が発生した場合でも、IPMS ユーザーはポートフォリオを順調に進めるために迅速な解決を期待できる必要があります。

IPMS プロバイダーのサポート チームの品質を慎重に検討してください。必要なときにサポートを受けられますか? 問い合わせにどれくらい早く対応できますか? 最も優れたソフトウェア会社には、できるだけ早く対応して問題を解決できる専用のヘルプ デスクがあります。

弊社の専任ヘルプデスク チームは、Equinox に関するあらゆることに精通しています。お客様の問題を迅速に処理し、弊社の幅広いチームと協力して問題を解決します。さらに、弊社では、お客様が独自にアクセスできる膨大なドキュメントとビデオのカタログを備えたマルチメディア ヘルプ センターへのアクセスを提供しており、お客様はシステムを構成し、自分のペースで学習することができます。

5. ソフトウェアは成長に合わせてサポートしてくれますか?

知的財産を取り巻く世界情勢は絶えず変化しており、IPMS はすべてのユーザーをサポートするためにこうした動向を常に把握しておく必要があります。次の点を提供できる IPMS プロバイダーを選択してください。

• 知的財産法の最新情報に迅速に対応

IP 管理システムは、プロセスをさまざまな管轄要件 (法律ファイルとも呼ばれる) に合わせる事前設定されたワークフローに依存しています。これらのワークフローは、タスクに注意が必要なときに通知することで IP 管理プロセスを支援します。そのため、システム内でケースが適切に処理されるように、法改正に合わせて定期的に確認および更新する必要があります。

強力な IPMS サプライヤーは、法改正を監視し、できるだけ早くユーザーに更新情報を提供します。これは、システムが定期的にメンテナンスされていることを示し、ユーザーに重要なグローバルな法律リソースを提供します。

Questel は、国際 IP 法の動向を常に把握している専任の IP サービス チームを運営しています。国が規則を変更すると、定期的なニュースレターを通じてユーザーに通知されます。また、ユーザーは、法律が施行されたときに、事前に設定されたプロセスを更新して、ケースを法律に沿わせることもできます。これにより、チームの作業が少し軽減され、IP ポートフォリオの管理に集中できるようになります。

• 革新的な開発

先見性のある開発チームは、ユーザーのニーズを事前に予測します。新しい法律や慣行が施行された場合、ソフトウェア プロバイダーは、この変更を予測し、それを考慮して遅延を回避するために事前にシステムを更新する必要があります。

たとえば、2023 年 6 月に単一特許制度が発効したとき、Equinox にはすでに、オプトアウトの機能が組み込まれており、ユーザーがケースを管理できる機能が導入されていました。

IPMS を選択するときは、プロバイダーが業界の変化にどのように対応するかを検討してください。プロバイダーはお客様のニーズを予測できますか? ソフトウェアの寿命を長く保つために、強力な開発経験と革新的なアプローチを探してください。

• スケーラビリティ

ポートフォリオが拡大したり、新しいチーム メンバーが加わったりした場合は、IPMS もそれに合わせて拡張する必要があります。一部のソフトウェア プロバイダーは、組織がシステムで維持できるユーザー数を制限しているため、ビジネスが拡大すると困難が生じます。そのため、組織は、成長に逆らうのではなく、成長に合わせて拡張できるサプライヤーを選択するように注意する必要があります。IPMS は、企業の成長を支援する意欲と能力を備えている必要があります。

「当社は、Questel の Equinox システムをモジュラー IPMS として選択したことが正しかったと感じています。このシステムにより、当社は急速に成長し、複雑さと洗練度を増すことができました。Equinox Equinox Law Firmを使用することで、当初の小規模な規模でも運用可能でありながら、拡張可能なワークフローを導入できます。」
David Müller-Wiesner、GLMRの商標および特許弁護士兼株主

Questel の Equinox ソフトウェアは完全に拡張可能です。当社の IPMS は、組織の成長に合わせて対応できるだけでなく、成長の継続もサポートします。多くのユーザーが、新しい従業員を採用し、新しい顧客を獲得する際に、シームレスな移行を実現しています。

6. システムの適応性とアクセス性はどの程度ですか?

IP 管理プロセスの完成には何年もかかっています。ソフトウェアはニーズに合わせて機能するはずです。さらに、ソフトウェアは能力を高め、効果を最大化する必要があります。最適な選択を行うには、次の点に注意してください。

• 強力な構成オプション

IP プロフェッショナルはそれぞれ業務内容が異なり、プロセスで使用する用語の細かさや、クライアントや経営陣とのコミュニケーション方法など、その違いは多岐にわたります。あなたの組織は他の組織と異なります。では、なぜ普遍的なアプローチで妥協するのでしょうか。

IPMS を導入するときは、チームに適応を強制するのではなく、既存のプロセスに適合し、それを強化するものを選択してください。

Questel の Equinox ソフトウェアは、すでに使用しているプロセスを強化するように設計されています。オンボーディング プロセスの一環として、組織がすでにどのように運用しているかを検討し、システムをどのように構成してプロセスを強化するかを検討します。これは、当社の広範なカタログから事前設定されたプロセスを選択してアップロードすることで行われ、システム インターフェイスで使用される用語の変更などの細かい点まで拡張できます。IPMS は、お客様の業務に適合し、業務を強化するために、可能な限り多くの変更を行う必要があります。

• ソフトウェア統合

電子メールから請求書まで、IP 専門家は業務を遂行するためにさまざまなソフトウェア システムに依存しています。選択した IPMS は、それらのシステムとシームレスに統合して、ケースの処理を可能な限り簡単にする必要があります。当社の Equinox ソフトウェアには、統合機能が満載されています。

Microsoft Office プラグインを使用すると、テンプレートと元のドキュメントを作成、編集し、システムに保存できます。すべてが対応するケースに保存されます。また、テンプレート メールを作成して通知を簡単に自動化できる便利なメール統合機能もあります。Xero、Sage、Billtrader などの一般的な財務および会計サービスを統合して管理することもできます。

さらに重要な点として、Equinox IPMS は、特許更新、 商標更新、商標クリアランスおよび監視ソフトウェア、特許データ、IP サービス ポータル専用のコネクタを含む、IP 管理固有の幅広いサービスともシームレスに連携します。

• アクセシビリティと可用性

IPMS は使いやすく、どこからでも利用できるものでなければなりません。クラウドベースでブラウザからアクセスできるシステムは、さまざまなデバイスからアクセスでき、時間のかかるソフトウェアのダウンロードが不要なため、最適な選択肢です。これにより、チームはより迅速にシステムにアクセスし、必要なときに応答し続けることができます。リモート デスクトップを気にする必要がないため、在宅勤務もはるかに簡単になります。

ソフトウェア インターフェースは、理解しやすく、明快である必要があります。ソフトウェアのモダンで明快で鮮明なデザインは、他の要素と比較するとそれほど重要ではないと思われるかもしれませんが、あなたや同僚が IPMS を毎日使用する場合、ソフトウェアの操作が簡単であることは必須です。

IPMSを選択する際に覚えておくべき重要な点

作業方法に合わせて構成および調整できる IP 管理システムを導入する方がよいでしょう。組織は IP 管理の実践、方法、およびアプローチを何年もかけて磨いてきました。IPMS は作業方法を強化するものであり、チームに画一的なシステムを強制するものではありません。

企業が成長すると、選択した IPMS もそれに合わせて成長する必要があります。ソフトウェアの使用期間の長さを考慮してください。新しいスタッフやクライアントを採用する場合、信頼するソフトウェアが準備ができており、成功をサポートして加速させる用意があることを確信する必要があります。

IPMS プロバイダーは業界の動向を把握し、お客様のニーズを予測する必要があります。システムと事前設定されたプロセスを定期的に更新することで、ソフトウェアが事業を展開するすべての管轄区域に適合していることを確信できる必要があります。法務技術がますます統合されるにつれて、IPMS もこの軌道に従い、使用する他のサービスとの統合を可能な限り多く含める必要があります。

全体的に、IPMS を選択する最善の方法は、システムに初めて触れたときからサポートが必要になるまで、ソフトウェアの使用感の質を考慮することです。初日からサービスに安心できるプロバイダーを選択してください。

Equinox IP管理ソフトウェアに関する詳しい情報については、電子書籍「 IP 管理テクノロジーの 3 つの重要なトレンド」をダウンロードしてください。当社の直感的なシステムが貴社にどのように役立つかについてご相談いただくには、今すぐ当社の専門家との電話相談をご予約ください。