組織を新しいIP管理ソフトウェアに移行する方法

新しい IP 管理システムへの移行は困難に思えるかもしれませんが、思ったより簡単かもしれません、と Grace Mallinson 氏は言います。

チームのトレーニングからデータの移行、従業員やクライアントへの影響の最小化まで、新しい IP 管理システム (IPMS) に移行する際には考慮すべき点がたくさんあります。幸いなことに、これは Equinox IP 管理ソフトウェア スイートで何度も実行してきたプロセスです。

当社は、オーストラリア、ヨーロッパ、北米、英国など各地のユーザーを抱え、何百もの法律事務所や企業が当社の IP 管理プラットフォームに移行するのをサポートしてきました。そして、移行を可能な限り簡単にする最善の方法を見つけました。

挑戦を楽にする

従業員が 5 人でも 50 人でも、組織全体にソフトウェアの変更を実装するのは複雑になる可能性があります。チームが新しい IPMS での作業にどのように適応するか、慣れるまでにどのくらいの時間がかかるか心配になるかもしれません。

当然、調整には多少の時間がかかりますが、この期間を最小限に抑えることを目指したカスタマイズされたオンボーディング プランを作成しますので、稼働開始時には自信を持ってシステムをご利用いただけるようになります。

実装の開始時に、プロジェクトの規模と複雑さを把握するためにお客様の要件を収集し、稼働開始日についてお客様と合意します。ここから、必要に応じて移行期間を含め、社内計画に役立つ段階的な計画を提供します。

オンボーディング プロセスは、お客様の正確なタイミングと要件に合わせてカスタマイズできますが、通常は、構成、トレーニング、データ移行、オンボーディング、継続的なサポートという 4 つの主要なフェーズで構成されます。通常、最初にシステムを構成し、テスト移行を実行し、ユーザーをトレーニングし、最終的な移行を実行します。その間、新しいツールの実装をサポートします。稼働開始日に間に合うように、合意したスケジュールに対する進捗状況を定期的に追跡します。

• オンボーディング

当社の専任オンボーディング チームは、実装フェーズで新規クライアントをサポートします。

彼らの役割は、お客様の組織に当社の IPMS をできるだけ簡単に実装できるようにすることです。当社は、システムをカスタマイズして (お客様のチームがすぐに作業を開始できるように)、古いシステムからお客様が選択した Equinox IPMS にデータをフォーマットして移行するお手伝いをすることでこれを実現します。

組織ごとにニーズは異なりますが、当社の柔軟なアプローチにより、お客様の日常業務への負担を最小限に抑えながら、迅速にオンボーディングを行うことができます。

• システム構成

これまでのキャリアを通じて IP 管理へのアプローチを完璧にしてきたあなたに、私たちは新しい IPMS をお客様の作業方法に合わせて調整し、プロセスとワークフローを最適化する方法についてアドバイスします。

システムで使用する言語からダッシュボードに表示される内容まですべてを制御できるため、チームにとって馴染みのあるシステムにして移行を容易にすることができます。システムに含めるツールや機能の選択をお手伝いします。更新、ドキュメント管理、通信など、専用のツールや API コネクタがあります。

お客様が管理できる主な機能の 1 つは、事前設定されたプロセスのカタログです。これらのプロセスは、期限、タスク リマインダー、さらには組み込みの自動化のプロンプトを提供することで、ポートフォリオの管理に役立ちます。当社では、40 を超える管轄区域の公式オフィス プロセスの包括的なセットを維持しており、ボタンをクリックするだけでシステムにインポートできます。さらに、新規プロジェクトのクライアント オンボーディングなどのタスク用の独自の管理プロセスの設定もお手伝いします。当社の目標は、お客様が成功するために必要なものを正確に設定することです。

• トレーニング

開始時には、当社の専門家がチームに手順を教えますのでご安心ください。当社の IP 管理システムの包括的な紹介には、トレーニング セッション、録画されたトレーニング ビデオ、ドキュメントが満載の専用ヘルプ センターが含まれます。当社は、チームがシステムの使い方を習得できるようサポートし、選択したプラットフォームを最大限に活用する方法をご案内します。

運用開始後もサポートは継続されます。システムを数か月使用した後、システム構成を少し調整したり、設定を微調整したりしたくなるかもしれません。ヘルプ センターには役立つ記事やトレーニング ビデオが豊富に用意されており、サポート チームが強力なシステムを最大限に活用できるようお手伝いします。いつでもご連絡いただければ、復習や新しいことに関するガイダンスをお送りします。

• データ移行

弊社の専任データ サービス チームは、あらゆる種類のデータ移行に対応しています。別のシステムからデータを転送する場合でも、最初から設定する場合でも、サポートいたします。移行はすべてケースバイケースで対応し、お客様の組織の特定のニーズに合わせて調整します。

さらなる効率化への移行

当社は、個人弁護士から大手国際企業まで、何百もの組織が Equinox IP 管理ソフトウェアを導入するのを支援してきたため、何を期待すべきかを知っており、最後までサポートします。

当社のクライアントは、新しい IPMS を使い始めてから効率が大幅に向上したと報告しています。当社のツールは、強力で直感的なツール スイート、便利な統合、高度な自動化を提供することで、IP ポートフォリオの管理を可能な限り簡単にするように設計されています。

何を待っていますか? 今すぐプロセスを開始しましょう

現在お使いの IP ポートフォリオ管理ソフトウェアが機能していない場合は、変更する時期です。Equinox IPMS ツールとオンボーディング プロセス、およびチームの効率性向上に役立つ方法についての詳細は、今すぐ当社の専門家にお問い合わせください。

Grace Mallinson 氏は、Questel 社の Equinox で営業およびオンボーディング マネージャーを務めています。