連邦証拠規則 902 ガイド: 訴訟収集の地雷原を回避する方法

元の doeLEGAL ソース - 2020、JD、Adam Bowers 著。
2023 年 4 月 25 日改訂

過去数年にわたって、連邦証拠規則 (FRE) に対する顕著な変更が行われてきました。範囲がより広いものもあれば、電子情報開示プロセスにより劇的な効果をもたらすものもあります。連邦証拠規則 902 の改正により、多くの企業は自社の訴訟データの自己収集を引き続き許可すべきか、それとも収集を監督するサードパーティの専門サービス プロバイダーを雇うことでリスクや暴露を回避できるかについて疑問を抱くようになりました。タスク。

米国に拠点を置く企業にとって朗報は、改正連邦証拠規則 902 により法医学収集の専門家が不要になったことです。それでも、適切な手続きが確実に実施され、遵守されるようにするために、外部の法的徴収専門家に専門知識を求めることを検討すべき重要な理由がまだいくつかあります。

改正連邦証拠規則の概要 902

弁護士は、クライアントの ESI (電子的に保存された情報) の特定、保存、収集を理解し、それに最適に参加する必要があります。現在、裁判所はテクノロジーに精通しており、電子情報開示の収集慣行に関する無知をあまり許しません。本稿では、マーケティングの観点ではなく弁護士の観点から、自己回収の概要と DIY (ドゥーイットユアユア) モデルの費用便益分析を説明します。 doeLEGAL と Questel は法医学収集会社ではないため、ここで重要な違いが示されます。当社は、クライアントが効果的な意思決定を行えるように、高度なテクノロジーとパートナーを使用して、最高のデータ収集技術と実践を提供します。その目的は、企業顧客が訴訟の際に強力な証拠を提示するために ESI データを収集および特定する方法をめぐる問題を誠実に検討することです。

注: このブログは法的アドバイスとはみなされません。法的アドバイスが必要な場合は、州認可の弁護士に相談してください。そうは言っても、連邦証拠規則 902 がもたらした変更と、それが電子情報開示コレクションに与える影響を見てみましょう。

従業員に訴訟ホールドの実施、自分のデータの管理、自己収集の管理を許可する危険性

電子情報開示技術が急速に進化する中、企業は多くの場合、人間が訴訟の方程式のかなりの部分を占めていることを忘れて雑草にはまってしまいます。過去の訴訟の例としては、従業員が自分の訴訟データを保存できるようにするために多大な費用がかかった例があります。GN Netcom, Inc. 対 Plantronics, Inc.この訴訟は、Zubulake と同様に電子情報開示サークルで非常によく知られるようになり、悪名高い「単一名」の仲間入りを果たしました。クラブ」 – 現在は「Plantronics」として知られています。このケースでは、経営陣の上級メンバーが営業チームに対し、特定の電子メールやその他のデータを削除するよう指示しました。これは、それらの電子メール アカウントに対して会社が定めた法的保留に直接反するものです。営業マネージャーの意図は悪意があると見なされ、デラウェア州連邦判事は面白くなかった。裁判所は、Plantronics に 300 万ドルと関連手数料および費用の支払いを命じました。プラントロニクス社は、訴訟の本案では勝訴したものの、依然として数百万ドルの剥奪関連費用の責任を負っていた。「彼らは戦いには負けたが、戦争には勝った」。 Plantronics の訴訟は、訴訟データの意図的な破壊の一例として機能しますが、従業員が自分のデータの保存や収集を管理することを任せるべきではない、それほど悪質ではない理由もあります。

別の注目すべき事例は、一般に「自己収集」として知られる、クライアントが訴訟のために自分の文書を収集するプロセスが危険であり、特定の状況が正当でない限り、一般に裁判所から眉をひそめられる理由を実証しました。自己収集はクライアントの最善の利益と事件の完全性を危険にさらす可能性があります。実際、ある裁判官は、EEOC対M1 5100 Corp.（本名Jumbo Supermarket, Inc.）、民事番号19-cv-81320 （SDフロリダ州、2020年7月2日）で証明されているように、この慣行に関して深い懸念を表明した。 ）。

クライアントが訴訟のために独自の ESI を収集する場合、関連する法的および倫理的責任を完全には理解していない可能性があります。これにより、自己負罪や利益相反の懸念から、過剰徴収や過小徴収などの問題が発生する可能性があります。弁護士は、クライアントの自己収集と作成の取り組みを証明する必要があるため（FRCP 26(g) で要求されている）、自己収集の実践を避けるようクライアントに指示する必要があります。自己収集には本質的に欠陥があるわけではありませんが、自己選択は法的手続きにおいて重大なリスクを引き起こすことがよくあります。

自主回収とは何ですか？

保存と収集の概念に深く入る前に、最もよく使用される 2 つの方法を使用して「管理者の自己収集」を定義しましょう。 1 つは、管理者がデータの保存、検索、特定を担当し、IT 部門が実際の収集 (ESI の収集) を行う場合です。 2 つ目は、管理者が自身のデータの保存、検索、特定、収集に責任を負う場合です。各方法には多くの同じ課題とリスクがありますが、ビジネスでは最初の方法の方が一般的であるため、それを参考にします。

過去のウェブキャストでは、参加者の 62% が管理者の自己保存に伴うスポイエーションのリスクを懸念していました。しかし、企業弁護士への調査では、組織の 47% が 75% 以上の確率でカストディアンの自己保存に頼っていました。彼らが正しいと知っていることと、正しいことを行うことの間には、明確な分裂が存在します。過剰収集を回避する方法を検討する際に留意すべきもう 1 つの点は、保存に対して「すべてを収集する」アプローチを採用することです。これは、コストの増加、確認するデータの量の増加、潜在的なリスクなど、それ自体が明らかな問題を生み出すことになります。その他の法的事項において。

管理者の自己回収の危険性を示す追加の例は、国民日雇労働者団体からのものです。 v. 米国移民関税執行局、いくつかの異なる政府機関の政府職員が、FOIA (連邦証拠規則情報公開法) 要求に関連してデータを編集しようとしました。全体的に監督が不足しており、従業員は連邦証拠規則に従って自分の電子メールアカウントを検索することになった。しかし、何人かの元従業員は電子メールをまったく検索されなかったため、シャインドリン判事は両当事者に再度会合し、検索基準と手順を策定するために協議するよう命じた。シャインドリン氏は、明確な識別プロセスが整備されておらず、従業員は個人的に作成されたデータを識別するよう指示されており、これは通常の業務義務ではないと指摘した。大きな問題の 1 つは、これらの政府職員が自分たちの保管データがどこに保存されているかさえ知らなかったため、単に共有ドライブを検索しただけでは、多くの記録が完全に見落とされてしまうことでした。

この演習に数千時間と数十万ドルを費やしたにもかかわらず、裁判所は「透明性は確かに高価だが、秘密のベールの後ろで運営される民主主義のコストに比べれば見劣りする」と述べた。法廷は長い間、管理者の自己回収が体系的ではなく、再現可能でもなく、弁護可能でもないという理由で嫌悪してきた。シャインドリン判事は、「ほとんどの保管者は効果的な調査を行うことを『信頼』できない[…]」とまで述べ、連邦証拠規則902がなぜ「資格のある者」によるコレクションの証明を要求するように修正されたのかを説明するかもしれない。弁護士は、誰が物理的な収集を行うかに関係なく、クライアントの訴訟データの保存と収集のあらゆる側面に関与する必要があります。しかし、新しい連邦証拠規則902号は弁護士の関与について直接言及していない。

デラウェア州大チャンス裁判所が、従業員データの監督なしでの自己収集をほぼ完全に禁止したことは注目に値します。 Roffe v. Eagle Rock Energy GP, LP, et al、CA No. 5258-VCL (Del. Ch. 2010 年 4 月 8 日) では、衡平法院は、訴訟において提出される文書の当事者の自己選択について言及した。 「これでは満足のいくものではありません。弁護士は、クライアントに自分の電子メール システムの検索を依存すべきではありません。回収が適切に行われるようにする弁護士が必要です。」

私のデータはどこへ行ったのでしょうか?

訴訟データの過剰収集は多くの場合標準であり、その際にすでに直面している危険性のいくつかを調査しました。十分に収集することと、過剰に収集することは同じではありません。 Bunting Digital Forensics の CEO、Steve Bunting 氏は、「窃盗の申し立てがいつ出てくるかわかりません。事前にすべてを準備しておくことで、将来的にははるかに有利な立場に立つことができます。」と述べました。デバイスまたはサーバーのフォレンジック イメージを作成すると、後で必要になるとは思わなかったデータがキャプチャされるだけになる可能性があります。たとえば、ラップトップをイメージングすると、「連邦証拠規則スペース」と呼ばれるものを含むハードドライブ全体が保存されます。あまり専門的な話にはなりませんが、連邦証拠規則のスペースは、削除されたアイテムまたはファイルの断片が含まれるドライブの一部です。誰かがファイルを削除すると、デバイスはファイルをいくつかの部分に分割し、ハードドライブの連邦証拠規則スペースに送信します。熟練した法医学専門家は、この連邦証拠規則の領域から ESI を取得して再構築できる可能性があります。これは、相手方の弁護士がクライアントを意図的または過失による窃盗で告発している場合に重要になる可能性があります。

では、自己収集の問題に関して言えば、結局のところは何でしょうか?それは非常に単純です。ほとんどの従業員は、何を収集するのか、どこから収集するのかを理解していません。ここでは、フォレンジック収集の専門家が、すべての保管デバイス (オフィス、モバイル、個人)、サードパーティのデータ ホスティングのインスタンス (電子メール、ソーシャル メディア、販売プラットフォーム、など）、内部および外部の保管場所。この視覚的描写は、簡単に理解して実行できるデータの「宝の地図」を提供するため、自己収集中に有益です。

合理的な弁護士であれば、人的要因を考慮し、データの意図的な削除やクライアントの従業員の怠惰などのリスクを回避する必要があります。

連邦証拠規則 902: 手続きにおける弁護士の役割は何ですか?

このホワイトペーパーでは訴訟ホールドのプロセスについては説明しませんが、収集プロセスで発生する識別や監督など、収集と同じ問題が多く含まれます。つまり、保存されていないものを収集することは不可能であり、識別されていないものを保存することも同様に不可能です。多くのことが危険にさらされているため、保存と適切な収集の実践に対する責任は弁護士にあります。この責任が追加されるため、クライアントの最善の利益を守るためには、訴訟のライフサイクル全体を通じてプロセスに関与することが極めて重要です。

身元特定プロセスの初期段階で、訴訟弁護士は、どのような保管データが関係しているのか、またそのデータがどこに保管されているのかについて注意を払う必要があります。まず、訴訟の範囲によって、その範囲内に含まれるデータを保護する弁護士の責任の範囲と深さが決まります。この慣行は、現在の訴訟の一部であることがわかっているデータに限定されるものではなく、将来の訴訟の一部となる可能性のあるデータにも拡張されます。実際、FRCP と連邦証拠規則は、弁護士を現在または将来の訴訟の訴訟データの受託者としています。

これはセルフコレクションとどう関係するのでしょうか？訴訟に関与する弁護士でさえ、どのデータや証拠が関連する可能性があるかを常に知っているわけではないため、ESI を所有する従業員がこの判断を下せると信じるのは無謀です。最善の行動は、相手方の弁護士と面談し、関連する ESI をできるだけ多く合理的に取得する法的ホールドを設計することです。これには、法的保留の遵守を確実にするために、特定されたまたは潜在的な保護者との予定された会議が含まれる場合があります。

ABA は、弁護士がクライアントのテクノロジーの使用を理解することを明示的に推奨していることを指摘することが重要です ( 規則 1.1 コメント 8 )。さらに、米国のほとんどの州では、技術的能力を専門的行動規範の一部としています。しかし、州が使用する文言の中には非常に曖昧なものもあり、過失の回避に似た注意の基準について述べているものもあります。

最後に取り組むべき領域は、「保管の連鎖」です。弁護士は、訴訟データの特定と収集から始まり、訴訟の全期間にわたって継続する、適切で十分に文書化された ESI の保管過程を維持する必要があります。収集されたデータへの変更は、変更時にそのデータを管理していた当事者まで追跡されます。ハッシュ値を比較することは、ドキュメントが変更されたかどうかを識別するための迅速かつ簡単な方法ですが、これにはメタデータが保存および収集されていることも前提となります。 ESI を他の裁判証拠と同様に扱います。取り組みの正確な記録を維持するには、裁判証拠のライフサイクルを知り、理解することが不可欠です。

連邦証拠規則 902 に関する弁護士ガイドの結論 – 自己収集地雷原の回避

専門家を雇用したり、法医学的に適切な収集を実行する社内従業員を訓練したりするために事前に資金を投資することで、訴訟データの使用とレビューに関連する将来の落とし穴を防ぐことができます。電子情報開示プロジェクトで最もコストがかかるのは、弁護士またはパラリーガルが収集された ESI のレビューに費やす時間であることを念頭に置くと、適切な収集慣行への投資がコストに見合ったものであることがさらに明らかになります。連邦証拠規則 902 をチームに周知させて、改正された規則に確実に準拠し、全員の最大の利益を守るためにクライアントに最善のアドバイスを提供できるようにしてください。デジタルデータ時代では、連邦証拠規則は現在のニーズに合わせて進化し続けます。

電子情報開示には、人間的、技術的、法的、倫理的など、多くの変動要素があります。企業が適切な訴訟ホールドと回収実務に従うことを保証することで、弁護士は、クライアントを窃盗に対する制裁の可能性から守り、訴訟サポートや調査の専門家が費やすリソースを削減するのに最適な立場に立つことができます。 DIY の自己収集モデルに従うことで節約できる金額がどのようなものであっても、訴訟サポートの専門家、審査する弁護士が費やす追加リソース、収集されたデータを認証するために裁判の専門家を雇う必要性の方が確実にそれを上回るでしょう。

最善の防御策は、訴訟における ESI の傾向と要件を常に最新の状態に保つことです。連邦証拠規則 902 を取り上げたこのホワイトペーパーは、Questel が法的市場向けに推進している情報共有イニシアチブの一部です。 ESI の自己回収に取り組むべきかどうかを検討するときは、「一針一針時間は 9 を節約する」という古いイギリスのセーリングのことわざを考慮してください。これは、大まかに言うと、今日タイムリーに努力することで、後でさらなる作業を防ぐことができますが、現代の訴訟にも当てはまります。実践。

このブログで共有されている情報に関する具体的なアドバイスや詳細については、当社の専門家にお問い合わせください。

Adam Bowers は、Questel Company である doeLEGAL の元従業員です。 Adam は、電子情報開示の専門家、LLM 候補者、元ビジネスオーナー、リーガル テクノロジーの専門家であり、法律事務所や弁護士が電子情報開示の複雑な世界をナビゲートできるよう支援しています。