専門的なIP管理ソフトウェアが法律事務所をどのようにサポートできるか

専用の IP 管理ソフトウェアにより、あらゆる規模の法律事務所が能力を強化し、顧客に優れたエクスペリエンスを提供できるようになります、と Questel グループの一員である Equinox のコマーシャル ディレクター、Tom Parish 氏は説明します。

専門 IP 管理システム (IPMS) は、あらゆる種類の組織がワークロードをより適切に管理し、プロセスの複雑さを軽減し、貴重な時間を節約できるようサポートします。ただし、法律事務所にとっては、クライアント エクスペリエンスの向上と成長のサポートにも役立ちます。

ここでは、 IP 管理ソフトウェアの 4 つの利点について説明し、世界中の民間の IP 専門家にどのように役立つかを説明します。

法律事務所向けIP管理ソフトウェアの 4 つのメリット

• 1. タスク管理を簡素化する

IP 専門家は山ほどのタスクに直面しており、さまざまなクライアントの期限、申請、更新、財務を調整するのは大変な作業です。日付と活動を追跡するには慎重な計画が必要であり、法律事務所とそのプロセスに負担をかける可能性があります。

基本的に、IPMS を使用するとタスクの管理が容易になります。IPMS は、実行する必要があるタスクとその実行時期を通知し、プロセスに必要な時間のかかる計画を最小限に抑え、人的エラーの可能性を大幅に減らします。

適切な IP 管理ソフトウェアは、弁護士だけでなく、チーム全体の連携を保つためにも役立ちます。マネージング パートナーからパラリーガル、法務アシスタントまで、誰もがソフトウェアを使用して個々のタスクを管理できます。また、財務チームは、ケース管理担当者からの最小限の入力で、処理する必要のあるすべての情報を確認できます。チーム全員が 1 つのプラットフォームに集まることで、より一体感を持って作業し、より効果的なサービスを顧客に提供できます。

• 2. 貴重な時間を節約

適切な IPMS は、タスクをより効率的に管理できるようにすることで、時間を大幅に節約することもできます。統合されたドキュメント管理、請求書発行、通信、さまざまなテンプレートを備えた IPMS は、既存のプロセスを強化し、必要なときに必要なものを提供できます。

案件に関する無数のファイル、電子メール、手紙、メモと格闘していると、あっという間に貴重な時間が奪われてしまいます。最新の IP 管理ソフトウェアは、案件のすべてのファイルを 1 か所に保管します。チームが処理したすべてのアプリケーション、ドラフト文書、公式通信が 1 か所に保存されるため、必要な情報を簡単に見つけることができます。これを自動的に整理するスマートなシステムがあれば、時間を節約でき、案件そのものに集中できます。

通信も時間を浪費するタスクの 1 つです。顧客、特許事務所、商標事務所、他の弁護士へのメールや手紙の作成、フォローアップ、ファイリングは終わりのないサイクルのように思えるかもしれませんが、IP 管理テクノロジーが解決策を提供します。たとえば、 Equinox Law FirmとEquinox Law Firm+では、テンプレート メールが自動的に生成されるため、ケースの詳細が記載された下書きが用意され、最終的な情報を入力できます。システムから直接送信したり、Outlook や Gmail にエクスポートしたりできるこれらのテンプレートにより、コミュニケーションの管理に必要な作業が大幅に削減されます。また、関連するケース内でテンプレートが自動的に整理されるため、ドキュメント管理プロセスがさらに容易になります。

• 3. 複雑さを軽減する

法的専門家は、案件の管理にさまざまなソフトウェア ソリューションを利用しています。電子メールから財務ソフトウェアまで、あらゆることに注意を払う必要があるため、使用するすべてのサービスの変更を追跡するのは困難です。IPMS を使用すると、これらすべての要素を 1 か所にまとめることができるため、システム内から案件のライフサイクル全体を処理できます。

他のサービスと統合されたシステムを導入すると複雑さが軽減され、ケース管理のあらゆる要素を 1 か所で監視し、プラットフォーム間でのアクティビティを自動化できます。Questel の Equinox IP 管理ソフトウェアでは、電子メールとドキュメント管理がシステム内で処理されます。また、Microsoft Office、Xero、Sage、Billtrader などの他の多数のサービスとの統合も組み込まれているため、ユーザーはライフサイクル全体にわたってシステムから離れることなくケースを管理できます。

• 4. 顧客を満足させる

顧客との強力なコミュニケーション チャネルを提供することは、法律事務所にとって不可欠です。顧客にとって、案件の進捗状況を把握できることは非常に励みになり、これを提供することで、サービスに対する信頼が生まれます。これを実現するにはさまざまな方法があり、定期的な更新や会議といった従来のチャネルは常にその役割を果たします。ただし、IP 管理テクノロジーは、顧客が進捗状況を把握するための追加の機会を提供できます。

Equinox Law FirmおよびEquinox Law Firm+を使用する法律事務所のクライアントは、クライアント アクセス ポータルを通じて管理中の案件と資産を表示できます。案件の進捗情報に 24 時間アクセスできるため、クライアントは提供されるサービスに自信を持つことができます。これにより、最大限の透明性が確保されるだけでなく、案件のライフサイクル全体を通じて必要な会議や通話の数も削減できます。

法律事務所はどのIP管理ソフトウェアを使用すべきでしょうか?

信頼性の高い IPMS を導入すると、プロセスが簡素化され、法律事務所が取り扱う情報の管理が容易になります。ただし、オンプレミスの IP 管理ソフトウェアは管理が難しく、問題が発生すると、復旧に時間がかかる場合があります。Equinox Equinox Law FirmおよびEquinox Law Firm+のユーザーは、システム エキスパートのチームに常時アクセスできます。当社のチームはソフトウェアを熟知しているため、問題を特定、分離、およびできるだけ早く対応する方法も知っています。

IP管理ソフトウェアのメリットを一言で表すと

結局のところ、IP 専門家と彼らが勤務する法律事務所は、クライアントがサービスに信頼を寄せてくれることを望んでいます。IP 法の効果的な実践は、常に法律専門家のスキル、経験、専門知識にかかっていますが、専門の IPMS を導入することで、それらのスキルに多大なサポートが提供されます。これは、法律事務所のプロセスを強化するための黄金のチケットになる可能性があります。

適切な IP 管理システムは、すべてのタスクを管理および整理して、計画の負担を軽減し、人的エラーの可能性を大幅に減らす必要があります。チーム全体が単一のシステムを使用し、必要なすべての情報とサービスが 1 つのアクセス可能なプラットフォームに揃っているため、組織の生産性が向上する可能性があります。信頼性が高く、安全で、透明性のあるシステムは、クライアントからの評判に反映され、熟練した専門能力をサポートします。

Tom Parish 氏は、Questel 社の子会社である Equinox のコマーシャル ディレクターです。