知的財産管理: デジタル時代にパフォーマンスを最大化する方法

期限のリマインダーからプロジェクトのコラボレーション、データ検証、ワークフロー全体の自動化に至るまで、デジタル化は従来の知的財産管理の実践に革命をもたらしています。 Questel の Nathalie Mantrand-Foussadier が、IP データとプロセスを一元化する利点など、今日のデジタル ツールを最大限に活用する方法について説明します。

過去数十年間、デジタル化により、従来紙ベースで行われていた知的財産管理業務の多くがオンライン化されましたが、すべての知財部門が自由に使えるデジタル ツールを最大限に活用できるわけではありません。テクノロジーへのアクセスはソリューションの一部にすぎません。知財リーダーは、既存および将来のツールを最大限に活用するために、知財管理モデルを最適に適応させる方法も考慮する必要があります。

企業の知的財産管理モデルの進化

従来、社内の知財部門は現地エージェントとのみ通信し、外国エージェント、現地調査会社、年金プロバイダー、翻訳会社、出願会社の選択と管理は彼らに任せられていました（下の画像 1 を参照）。しかし現在、ほとんどの企業の知財チームは外国の代理店や知財プロバイダーと直接取引しており、法務業務を管理業務や技術業務から分離しているため、代理店は付加価値のある法的アドバイスのみに重点を置いています（下の画像 2 を参照）。

この新しいモデルは、より優れた洞察と制御だけでなく、コスト上の利点も提供します。ただし、複数のベンダー (およびツール) を管理すると、調達からコスト管理、通信から請求まで、社内チームの管理作業負荷が増加する可能性があります。

その結果、多くの企業は現在、集中型の IP サービス モデルに切り替えており、法律顧問サービスは引き続き分離されていますが、技術的および管理的な IP サービスは 1 つの窓口に委託されています (下の図 3 を参照)。

画像 1 ～ 3: 時間の経過に伴う知的財産管理の進化

一元的な知的財産管理の原動力

集中型 IP サービス モデルへの切り替えの主な要因には、時間、予算、効率、透明性、リスク管理、品質管理が含まれます。

• 時間とお金:予算の制約や雇用の凍結など、経営トップからの社内の圧力により、社内チームは労力をどこにどのように費やすかを見直すことになりました。書類を最新の状態に保ち、期限を守ることは交渉の余地がありませんが、これにはパラリーガル チームの膨大な作業が伴うため、外国出願、年金/更新、記録、その他の知財ワークフローを簡素化する必要があります。
• 効率とパフォーマンス:知財部門がアクセスできるリソースは少なくなりますが、それでも同じ機能を実行する必要があります。チームがスリムになると、時間と帯域幅が少なくなり、管理タスクによって利用可能なリソースがすぐに消費されてしまう可能性があります。
• リスクと品質:信頼できるエージェントのネットワークを管理および維持するには、かなりの時間の投資も必要です。納期の遅れや翻訳の品質の低さ、または一貫性の欠如に伴うリスクを考慮すると、プロアクティブな品質管理が非常に重要です。
• 透明性と請求書管理:コストと請求書の管理では、調整が必要な複数の一貫性のない複雑な請求書や、事前に合意された料金スケジュールであっても料金にバルーン効果が生じるリスクがあり、さらに頭の痛い問題が発生する可能性があります。
  

テクノロジーと自動化のメリット

デジタル化は、知財部門が記録管理を一元化し、ワークフローを自動化し、データを検証し、請求書を分析し、コラボレーションを強化できるようにすることで、これらすべての課題に対する解決策を提供します。標準化および認定された「テクノロジー対応」プロセスにより、リスクが軽減され、品質が向上し、一貫性と生産性が向上します。 1 つのパートナー、1 つの連絡先、1 つの指示、1 つの請求書を管理することで、知財部門は管理時間を節約し、知財支出の透明性を確保し、大量の交渉料金によるスケールメリットの恩恵を受けることができます。

たとえば、Questel のセキュアIP サービス Web プラットフォームを通じて、クライアントは追加のサブスクリプション費用なしで、すべてのサービスの配信を見積もり、配置、追跡し、アクセスすることができます。この一元化されたワークフロー プラットフォームは、当社のドケット作成ツール、AI を活用したツール、および無料のコスト管理サービスと完全に統合されており、統合請求書、詳細な請求書、定額料金モデルにより完全な透明性を実現し、隠れたコストはありません。

IP デジタル化が実際にどのように機能するか:更新

リニューアルを例に挙げてみましょう。前世紀において、更新管理には時間のかかる手作業が多く含まれていました。非常に多くの異なる複雑な法制度や手続きを理解して遵守する必要があり、エラーが発生する大きなリスクがあるため、企業は高額な料金とアクセスとコントロールの少なさに直面していました。

現在、多くの知財部門は依然として不必要な労力とコストを支払っており、会社に価値を付加しない管理作業に多大な時間、リソース、予算を費やしています。しかし現在では、この高度に専門化されたサービスを自動化する傾向が明らかであり、それによってもたらされる利点として、特に使いやすく、効率性が高く、信頼性が高く、手動プロセスよりもはるかに安価であることが挙げられます。

IP更新のデジタル化: ユースケース

約 3,500 件の有効な特許ファミリーを持つ国際的な自動車ブレーキ サプライヤーは、年金管理の管理作業負荷を軽減し、データ品質を向上させるためのサポートを求めて Questel に問い合わせました。

同社の IP 管理システム (IPMS) と PAVIS/Questel 年金支払いサービスの間で完全に自動化された安全な (暗号化された) リアルタイム通信を可能にすることで、直接的かつ即時のデータ交換を確保できました。これにより、データや領収書を電子メールで送信し、請求書を記録するために必要な手動手順が不要になり、クライアントの時間とリソースが節約されます。同期されたデータベースと即時処理のおかげで、クライアントは更新に関する最新情報に常にアクセスできます。

また、次のような追加の特定の要件にも対応しました。

• → カスタマイズされた請求書フォーマットと毎月の請求書発行による柔軟性。
• → 時間のかかるプロセスステップの排除。
• → 非常に短いキャンセル期間による柔軟性。
• → PAVIS Connect を問題なく導入できます。PAVIS サポート チームがいつでも電話で対応します。
• → ワンクリックで簡単にレポート作成と予算予測ができるというメリット。
• → 暗号化されたデータ交換。
• → 変更管理の専門知識を持つ信頼できるパートナーのサポート。

IP翻訳のデジタル化: そのためのAPIも用意しています

デジタル化によりプロセスが完全に自動化されることで、重要なタスクが電子メールから離れ、セキュリティ、透明性、制御が向上し、作業負荷とエラーのリスクが軽減されます。ただし、知財部門がこれらのデジタル ツールを最大限に活用するには、デジタル ツールをリンクする必要があります。リンクされていない場合、複数のログインを管理したり、複数のデータ入力手順が必要になったりすることになります。

Questel のIP サービス ポータルは、スタンドアロン ソリューションとして使用することも、(API 経由で) 既存の IPMS に直接統合して、システム間でデータがシームレスに共有されるようにすることもできます。たとえば、当社は自動車分野の別の国際的なクライアント (今回は約 2,000 の有効な特許ファミリーを抱えています) をサポートし、当社の QSP と包括的なコスト削減ソリューションを使用して海外への送金を簡素化し、効率とコスト削減に大きな影響を与えました。

クライアントの「古い」体制では、現地代理人を通じて優先出願を提出し、現地代理人（または社内当事者）を通じて PCT 出願を行い、国内および地域の出願と訴追を管理していました（US、EP、BR、KR、JP）。 、CN…）外国エージェントのネットワークを通じて直接。

新しい体制の下では、現地代理人は引き続き付加価値のある法的助言サービス（草案作成、PCT、国内訴追を含む）を提供するが、Questel は調査、翻訳、出願、出願など、外国出願に必要なすべての事務的および技術的作業を管理する。検証手続き、更新、コスト管理(料金スケジュールとコンプライアンス管理)。

クライアントは、翻訳の品質が維持され、新しいプロセスの導入がかなりスムーズで、会社は引き続き既存のネットワークを利用して訴追作業を行うことができ、パラリーガル チームが時間と労力を節約したため、新しいプロセスに非常に満足しています。効率性が向上し、翻訳と提出指示の連絡先が 1 つだけになりました。 Questel は現在、クライアントに代わってエージェント ネットワークを管理し、コストの管理、請求書の統合、およびクライアントに代わってグローバルな料金スケジュールの交渉を行っています。

当社のコスト管理サービスは追加料金なしでクライアントに提供されており、外国出願にかなりの節約効果をもたらしていることがわかりました。この例では、クライアントの以前のプロセスと比較して 20% のコスト削減を実現できました。

知的財産管理：コスト管理サービスとは何ですか？

Questel のコスト管理サービスは、外国出願、 EP 検証、および翻訳の節約を実現するように設計された包括的なコスト最適化プログラムです。

次の 3 つの主要なステップを通じて、クライアントへの外部 IP 支出を平均して 20 ～ 30% 節約します (公式手数料を除く)。

• 1. 請求書監査:主に管理費に焦点を当て、当社の専門家チームが弁理士費用を監査し、知財ライフサイクル全体にわたる潜在的な節約を特定します。
• 2. 料金スケジュールの設定と交渉:当社の 16 年以上の専門知識を活用して、当社のチームが段階ベースの料金スケジュールを設計し、実装します。
• 3. コンプライアンスレビューとベンチマークレポート:交渉された料金が継続的かつ一貫して実施されていることを確認するために、当社は請求書を監視およびレビューし、エージェント料金に関する詳細な洞察を提供します。

お客様の知財組織が知財プロセスを改善し、コスト削減を達成できるよう当社がどのように支援できるかについては、今すぐお問い合わせください。

Nathalie Mantrand-Foussadier は、Questel の地域セールス マネージャーです。